Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь
ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ВЫДАЧИ ДЕЛ ИЗ АРХИВА
Порядок выдачи дел из архивохранилищ регулируется главой 37 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила).
 |
От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Правилами с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118. Комментарий см. здесь. |
Дела выдаются из хранилищ:
• работникам архива организации в рабочие помещения для проведения архивных работ с документами;
• пользователям в читальный зал архива организации для использования;
• работникам организации во временное пользование;
• сторонним организациям (п.307 Правил).
Выдача дел работникам организации
Работники архива организации в процессе своей деятельности чаще всего выдают дела работникам структурных подразделений организации во временное пользование.
Дела выдаются из хранилищ работникам организации на 1 месяц. Выдача дел работникам организации осуществляется с разрешения руководителя архива организации (лица, ответственного за архив) (п.308 Правил).
Выдача дел из хранилища оформляется заказом на выдачу дел, форма которого установлена в приложении 44 к Правилам.
Заказ на выдачу дел (пример)
| |||||||||||||||||||||||||||||
| Номер фонда | Номер описи | Номер дела | Заголовок дела | Количество листов | Дата и подпись пользователя о получении дела | Дата и подпись пользователя о возврате дела | Дата и подпись работника архива организации в приеме дела |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
1 |
123 |
Приказы № 1-од - 175-од директора общества по основной деятельности |
286 |
Подпись |
16.03.2019 Подпись |
16.03.2019 Подпись | |
|
… |
| Юрисконсульт I категории | Подпись | О.С.Раневская |
Учет выданных дел осуществляется в книге выдачи дел из хранилища, форма которой приведена в приложении 49 к Правилам (форма титульного листа книги выдачи дел из хранилища - приложение 48).
Книга выдачи дел из хранилища (пример)
| № п/п | Дата выдачи | Номер фонда | Номер описи | Номер дела | Кому выдано | Подпись лица, получившего дело | Дата возврата | Подпись лица, возвратившего дело |
|
… |
||||||||
|
116 |
04.03.2019 |
1 |
126 |
О.С.Раневская |
Подпись |
16.03.2019 |
Подпись | |
|
… |
<...>
В конце каждого года после последней внесенной записи оформляется итоговая запись о количестве выданных дел за год.
 |
Пример Итого в 2018 году выдано их хранилища 156 (сто пятьдесят шесть) дел.
|
Каждое выдаваемое из хранилища для использования дело должно иметь лист использования дела (форма приведена в приложении 50 к Правилам).
Лист использования дела (пример)
Закрытое акционерное общество
«Стройгрупп»
ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДЕЛА
| Фонд № | Опись № |
1 |
Дело № |
126 |
Заголовок дела Приказы № 1-од - 175-од директора общества по основной деятельности
| Дата использования | Кому выдано: фамилия, инициалы, наименование организации | Характер использования (копирование, выписки, просмотр и др.) | Номера использованных листов | Подпись лица, использовавшего дело |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
… |
||||
|
04.03.2019 |
О.С.Раневская | Просмотр |
120-126 |
Подпись |
|
… |
При выдаче дел из хранилища взамен подкладывается карта-заместитель дела по форме согласно приложению 51 к Правилам.
Карта-заместитель дела (пример)
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
| Номер фонда | Номер описи | Номер дела | Кому выдано | Дата выдачи | Подпись работника, выдавшего дело из хранилища | Дата возврата | Подпись работника, подложившего дело в хранилище |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
… |
|||||||
|
1 |
126 |
О.С.Раневская |
04.03.2019 |
Подпись |
16.03.2019 |
Подпись | |
|
… |
При возвращении дела в хранилище карта-заместитель изымается. В присутствии пользователя дела работником архива организации, принимающим дела, проверяется нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела.
Выдача дел сторонним организациям
Сторонними организациями могут быть организации:
• фондообразователи;
• входящие в состав (систему) организации, в структуре которой действует архив;
• проводящие работы по специальной обработке документов с целью улучшения их физического состояния (ремонта, реставрации и др.), создания страхового фонда, фонда пользования;
• осуществляющие экспонирование документов и др.
Дела выдаются из хранилищ сторонним организациям на 3 месяца, для экспонирования документов - на 6 месяцев.
Допускается продление сроков выдачи дел с разрешения руководителя организации. Выдача дел во временное пользование сторонним организациям осуществляется с разрешения руководителя организации на основании письменных запросов соответствующих организаций или договоров об экспонировании документов, проведении работ по созданию страхового фонда, фонда пользования, специальной обработке документов с целью улучшения их физического состояния (п.309 Правил работы архивов).
Выдача дел из хранилища сторонним организациям оформляется актом о выдаче дел во временное пользование по форме, установленной в приложении 45 к Правилам. Акт о выдаче дел во временное пользование составляется в двух экземплярах на общем бланке организации. Один экземпляр остается в архиве организации, другой выдается получателю.
Акт подписывается руководителем организации, передающей дела, и руководителем организации-получателя: подписи скрепляются печатями организаций (при наличии - гербовыми). После возвращения дел в двух экземплярах акта делаются соответствующие отметки.
Акт о выдаче дел во временное пользование (пример)
Закрытое акционерное общество
«Стройгрупп»
АКТ
04.03.2019 № 5
г. Минск
О выдаче дел во временное
пользование
| ||||||||||||||||||||||||||||||
| № п/п | Опись № | Дело № | Заголовок дела | Дата дела | Количество листов в деле | Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
1 |
1 |
345 |
Приказы № 1-од - 175-од директора общества по основной деятельности |
03.01.2008 15.05.2008 |
286 |
|
|
2 |
1 |
346 |
Приказы № 176-од - 304-од директора общества по основной деятельности |
18.05.2008 16.09.2008 |
300 |
|
Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями.
Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временное пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не публиковать документы без разрешения организации, выдавшей дела.
Получатель обязуется вернуть дела в архив организации в указанный в акте срок.
Получатель предупрежден об ответственности в случае утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.
| Директор ЗАО «Стройгрупп» | Директор ООО «В» | ||||
|
| ||||
| Печать организации | Печать организации |
| Дела выдал: | ||
| Заведующий архивом 04.03.2019 |
Подпись | В.А.Маслова |
| Дела принял: | ||
| Начальник отдела 04.03.2019 |
Подпись | Ю.Г.Сафронов |
| Дела возвращены в полном объеме и сохранности Дела сдал: | ||
| Начальник отдела 04.03.2019 |
Подпись | Ю.Г.Сафронов |
| Дела принял: | ||
| Заведующий архивом 23.04.2019 |
Подпись | В.А.Маслова |
Примечание. Номер фонда указывается в случае, если организация является источником комплектования государственного архива и передавала дела на постоянное хранение (часть третья п.139 Правил).
 |
Справочно Рекомендуем также ознакомиться: • «Учет документов в архиве организации». |
03.06.2019
Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела