Документы, послужившие основанием для издания распорядительных документов: нюансы включения в личные дела работников

Елена Шумская
заведующий отделом документоведения учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», секретарь Национального технического комитета по стандартизации ТК BY 28 «Управление документами»

22.07.2024

Рассмотрели нюансы включения в личные дела работников документов, послуживших основанием для издания распорядительных документов в организации.

По решению руководителя организации в личное дело работника при его формировании и ведении могут включаться документы, послужившие основанием для издания распорядительных документов, предусмотренных абз.5-7 п.9 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29:

✓ о переводе, продлении (заключении новых) трудовых договоров (контрактов), изменении условий трудового договора (контракта), награждении, поощрении, установлении неполного рабочего времени, изменении фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется), присвоении разрядов, классов, квалификационных категорий, увольнении (освобождении от занимаемой должности служащего);

✓ о награждении государственными наградами Республики Беларусь (при наличии);

✓ о награждении, поощрении работника.

К документам, послужившим основанием для издания вышеуказанных распорядительных документов, относятся:

✓ заявления о переводе на другую работу, о продлении трудового договора (контракта), о заключении нового трудового договора (контракта), об установлении неполного рабочего времени, об изменении фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется), об увольнении;

✓ представления о переводе на другую работу, к присвоению квалификационной категории, к награждению, о поощрении;

✓ докладные записки о переводе на другую работу, о поощрении;

✓ уведомления работнику о продлении трудового договора (контракта), о заключении нового трудового договора (контракта), о переводе на контрактную форму найма и др.

Если вышеуказанные основания для издания распорядительных документов не будут включаться в состав личного дела работника, их следует формировать в отдельное дело в соответствии с номенклатурой дел организации.

Справочно Порядок формирования дел - гл.12 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4.

Пример Документы, послужившие основанием для издания приказов по личному составу и не вошедшие в состав личных дел (заявления, представления, докладные записки, уведомления и др.). Срок хранения данного дела - 3 года (п.679 Перечня № 140).

В такое дело включаются документы, послужившие основанием для издания распорядительных документов, не включаемые в состав личных дел работников:

✓ заявления о предоставлении трудового отпуска, социального отпуска, об оказании материальной помощи,

✓ докладные записки о перемещении на новое рабочее место, об отзыве из отпуска, о нарушении трудовой дисциплины,

✓ уведомления работнику об отзыве из отпуска,

✓ объяснительные записки о нарушении трудовой дисциплины и др.

В такое дело включаются также основания для издания распорядительных документов, фиксирующих трудовые отношения с работниками, на которых личные дела не ведутся, в том числе заявления о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении и др.

Обратите внимание! Если руководителем негосударственной организации принято решение о прекращении ведения личных дел работников, документы, послужившие основанием для издания распорядительных документов, будут формироваться в отдельное дело в соответствии с номенклатурой дел организации.

Пример Документы, послужившие основанием для издания приказов по личному составу (заявления, представления, докладные записки, уведомления и др.). Срок хранения данного дела - 3 года (п.679 Перечня № 140).

При этом Инструкция № 4 не запрещает формировать в отдельные дела документы, послужившие основанием для издания распорядительных документов:

✓ 55-летнего срока хранения (с литерой «к»),

✓ 3-летнего срока хранения (с литерой «л»).

Дополнительно по теме • Включаются ли в личное дело справки и заявления о донорстве?

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Перейдите в топик 1, топик 2.

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.