ДОКУМЕНТЫ С ОГРАНИЧИТЕЛЬНЫМ ГРИФОМ «ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ»

Понятие служебной информации, нормативное регулирование

В зависимости от категории доступа информация делится:

• на общедоступную;

• информацию, распространение и (или) предоставление которой ограничено (ст.15 Закона Республики Беларусь от 10.11.2008 № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации», далее - Закон об информации).

К информации, распространение и (или) предоставление которой ограничено, относится служебная информация ограниченного распространения. Правовой режим такой информации закреплен в ст.18¹ Закона об информации.

Справочно К служебной информации ограниченного распространения относятся сведения, касающиеся деятельности государственного органа, юридического лица, распространение и (или) предоставление которых могут причинить вред национальной безопасности Республики Беларусь, общественному порядку, нравственности, правам, свободам и законным интересам физических лиц, в том числе их чести и достоинству, личной и семейной жизни, а также правам и законным интересам юридических лиц и которые не отнесены к государственным секретам (часть первая ст.181 Закона об информации).

Сведения относятся к служебной информации ограниченного распространения в соответствии с перечнем сведений, относящихся к служебной информации ограниченного распространения, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 12.08.2014 № 783, а также в случаях, предусмотренных законами Республики Беларусь и решениями Президента Республики Беларусь.

Решение об отнесении сведений к служебной информации ограниченного распространения принимается руководителем государственного органа, юридического лица или уполномоченным им лицом.

Порядок ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, определяется Положением о порядке проставления ограничительного грифа «Для служебного пользования» и ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, утвержденным вышеуказанным постановлением (далее - Положение), и основывается на общих принципах делопроизводства, но при этом имеет и свои особенности.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 16 февраля 2018 г. постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 13.02.2018 № 124 внесены изменения и дополнения в постановление № 783, в частности, название Положения изложено в новой редакции: «Положение о порядке проставления ограничительного грифа "Для служебного пользования", грифа "Коммерческая тайна" и ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения и информацию, составляющую коммерческую тайну».

В первую очередь эти особенности касаются проставления ограничительного грифа «Для служебного пользования» на документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.

Проставление грифа «Для служебного пользования»

Ограничительный гриф «Для служебного пользования» и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первого листа документа, а также на обложке дела, в которое помещаются эти документы (п.5, часть вторая п.11 Положения). При оформлении ограничительного грифа «Для служебного пользования» на компьютере применяется гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер шрифта не менее 12 пт.

Пример   Для служебного пользования экз. № 1

Литеры «дсп» проставляются:

• в регистрационном индексе входящих, исходящих, внутренних документов;

• индексе дела, вынесенного на обложку дела;

• индексе дела, включенного в описи дел.

Обложка дела с документами для служебного пользования (пример)

Для служебного пользования

Министерство культуры Республики Беларусь

Государственное учреждение образования «Республиканская гимназия-колледж при Белорусской государственной академии музыки»

(Республиканский музыкальный колледж)

Социально-педагогическая и психологическая служба

Дело № 12-04-дсп

Документы о работе педагогов-психологов с учащимися колледжа (планы, программы, отчеты, тесты, сведения и др.)

Опись дел временного (до 10 лет) хранения (с документами для служебного пользования) (пример)

В данную опись внесено 12 (двенадцать) дел с № 1 по № 12 в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Подготовка и регистрация документов

При подготовке документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения могут создаваться проекты таких документов, черновики, другие вспомогательные материалы. Они должны быть уничтожены исполнителями документов таким способом, который исключает возможность прочтения текста. Соответственно, не допускается использовать их вторично для распечатки (копирования) на их оборотной стороне новых документов.

Регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется как и в открытом делопроизводстве с использованием одной из следующих регистрационно-контрольных форм:

• автоматизированной (электронной);

• карточной (в регистрационно-контрольных карточках);

• журнальной.

При автоматизированной (электронной) регистрации документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, допускается их сканирование с присоединением файлов с текстом документов к регистрационно-контрольным карточкам.

Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, в зависимости от их количества могут регистрироваться отдельно от других документов или совместно с другими документами (при их незначительном объеме).

Регистрационный индекс входящих, исходящих и внутренних документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, дополняется литерами «дсп».

В регистрационно-контрольных формах в обязательном порядке указываются:

• количество и номера экземпляров;

• количество листов документа и приложений к нему.

Заполнение реквизитов регистрационно-контрольной формы регистрации входящего документа, содержащей информацию ограниченного распространения (пример)

Название вида документа _____________

Автор (корреспондент) Мингорисполком

Дата и индекс поступления 25.05.2015 № 386-дсп

Дата и индекс документа 22.05.2015 № 16-15/458-дсп

Количество и номера экземпляров № 1 (2)

Количество листов документа 2

Количество листов приложений к документу 6

Заголовок (краткое содержание) «Об обеспечении наличия широкого ассортимента потребительских товаров»

Резолюция Ивановой А.И. к исполнению

Срок исполнения 17.06.2015

Отметка об исполнении документа ______________

Дело № _______

Тиражирование

Документы, содержащие информацию ограниченного распространения, тиражируются только с письменного разрешения руководителя организации либо уполномоченного им лица, руководителя самостоятельного структурного подразделения, руководителя службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Письменное разрешение, как правило, оформляется в виде резолюции. Учет тиражированных документов осуществляется поэкземплярно в учетно-регистрационных формах (журналах, книгах).

На копиях рядом с номером экземпляра документа в скобках указывается порядковый номер экземпляра копии.

Пример   Для служебного пользования экз. № 1 (1) Для служебного пользования экз. № 1 (2)

Пересылка

Документы, содержащие информацию ограниченного распространения, пересылаются:

• по защищенным каналам электросвязи;

• фельдъегерской или специальной связью;

• нарочным или заказным почтовым отправлением.

В соответствии с п.8 Положения в случае отправки документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, заказным почтовым отправлением используются конверты (пакеты), изготовленные из плотной бумаги. Работники службы ДОУ либо уполномоченные лица, выполняющие функции службы ДОУ, при отправке таких документов предварительно оборачивают их в бумагу, а затем вкладывают в конверты. На верхний клапан конверта (пакета) после запечатывания проставляется оттиск печати.

При направлении документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, в котором указываются общее количество отправляемых документов и номера экземпляров, направляемых каждому адресату. Список на рассылку подписывается руководителем структурного подразделения, подготовившего документ.

Также при отправке документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, фельдъегерской, специальной связью и заказными почтовыми отправлениями составляются реестры рассылки. В реестрах рассылки указываются регистрационные индексы и номера экземпляров (кроме первого) документов, содержащих указанную информацию, направленных адресатам. Реестры рассылки формируются в отдельное дело.

Формирование в дела, хранение и уничтожение документов

Исполненные документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. При этом документы, содержащие данную информацию, могут формироваться в отдельные дела или в дела с другими документами, не содержащими служебную информацию ограниченного распространения, относящимися к одному вопросу.

Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, хранятся в сейфах, запираемых шкафах, хранилищах либо ящиках рабочего стола, исключающих доступ к документам сторонних лиц.

Хранение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в электронном виде осуществляется на электронных носителях, а также на средствах вычислительной техники (в том числе в информационных системах, предназначенных для обработки информации, распространение и (или) представление которой ограничено), не имеющих подключения к сетям электросвязи общего пользования, в том числе к глобальной компьютерной сети Интернет.

Обратите внимание! Виды используемых материальных носителей для хранения документов в электронном виде определяются организацией, если иное не установлено законодательством Республики Беларусь (п.218 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

Используемые форматы должны обеспечивать подлинность, доступность, целостность информации документов в электронном виде и полноту сведений о способах их создания, транспортировки (получения, отправки), хранения с момента их создания (получения) до передачи в архив или уничтожения, в том числе при осуществлении конвертации документов в новые форматы, миграции в новые автоматизированные системы, экспорте из электронной почтовой системы и др.

Допустимыми форматами документов в электронном виде являются форматы, определенные в п.218 Инструкции по делопроизводству.

Хранение электронных носителей со служебной информацией ограниченного распространения осуществляется в условиях, исключающих возможность хищения, приведения в негодность или уничтожения содержащейся на них информации.

Общие правила выделения к уничтожению документов регламентированы в главе 16 Инструкции по делопроизводству, а также главах 9 и 13 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143. В п.7 Положения указано, что уничтожение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с электронных носителей, производится способом, исключающим возможность прочтения текста.

Справочно Подробнее об уничтожении документов с истекшими сроками хранения см. в подборке «Хранение документов в организации».

16.06.2015

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела