Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Архивариус относится к категории других служащих.

2. Архивариус назначается на должность, перемещается и освобождается от нее приказом директора учреждения образования «Минский государственный колледж» (далее - колледж).

3. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее среднее образование и специальную подготовку по установленной программе.

4. В своей деятельности архивариус руководствуется:

4.1. нормативными документами по вопросам выполняемой работы;

4.2. документами Системы Менеджмента Качества (СМК);

4.3. приказами и распоряжениями директора колледжа;

4.4. уставом колледжа;

4.5. правилами внутреннего трудового распорядка колледжа;

4.6. настоящей должностной инструкцией.

5. Архивариус должен знать:

5.1. положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела в колледже;

5.2. порядок приема и сдачи документов в архив, их хранения и пользования ими;

5.3. Единую государственную систему делопроизводства;

5.4. порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;

5.5. порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;

5.6. порядок ведения учета и составления отчетности;

5.7. структуру колледжа;

5.8. основы организации труда;

5.9. правила эксплуатации технических средств;

5.10. основы трудового законодательства;

5.11. правила внутреннего трудового распорядка колледжа, правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности;

5.12. требования стандартов СТБ ISO 9001 в системе менеджмента.

6. В случае временного отсутствия архивариуса (болезнь, отпуск и пр.) его обязанности исполняет назначенный в установленном порядке работник, который несет полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

7. Архивариус исполняет следующие обязанности:

7.1. осуществляет работу по ведению архивного дела в колледже;

7.2. выполняет требования руководства по качеству и процедуры СМК колледжа;

7.3. принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством;

7.4. участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив;

7.5. в соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет;

7.6. подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;

7.7. ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;

7.8. участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов;

7.9. следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещении архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности;

7.10. подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив;

7.11. контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива;

7.12. выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива;

7.13. принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств;

7.14. оказывает содействие и сотрудничает с нанимателем в деле обеспечения здоровых и безопасных условий труда, немедленно сообщает директору о каждом случае травматизма и профессионального заболевания, а также о чрезвычайных ситуациях, которые создают угрозу здоровью и жизни для него и окружающих, обнаруженных недостатках и нарушениях охраны труда;

7.15. принимает необходимые меры по ограничению развития аварийной ситуации и ее ликвидации, оказывает первую (доврачебную) помощь пострадавшему, принимает меры по вызову скорой помощи, аварийных служб, пожарной;

7.16. содействует развитию и улучшению функционирования СМК.

ПРАВА

8. Архивариус имеет право:

8.1. знакомиться с проектами решений руководства колледжа, связанных с его деятельностью;

8.2. вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей должностной инструкцией;

8.3. запрашивать и получать от руководителей и специалистов других структурных подразделений информацию и документы, необходимые для исполнения своих должностных обязанностей;

8.4. привлекать специалистов соответствующих структурных подразделений колледжа к выполнению возложенных на них функций в случаях, если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, в противном случае - с разрешения директора колледжа;

8.5. вносить предложения по совершенствованию СМК колледжа.

ВЗАИМООТНОШЕНИЯ (СВЯЗИ ПО ДОЛЖНОСТИ)

9. Архивариус подчиняется непосредственно директору колледжа.

10. Архивариус осуществляет взаимодействие с руководством всех структурных подразделений по вопросам контроля и управления качеством.

ОЦЕНКА РАБОТЫ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

11. Результаты работы архивариуса оценивает директор колледжа по результатам исполнения возложенных на него должностных обязанностей, учитывая сложность выполняемых трудовых функций, его ответственность за выполненную работу, инициативное и творческое отношение к работе, эффективность и качество труда, самостоятельность и др.

12. Архивариус несет ответственность:

12.1. за невыполнение требований СМК колледжа, ненадлежащее исполнение (неисполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством;

12.2. правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством;

12.3. причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством.

03.12.2014

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники», автор учебного пособия по секретарскому делу