Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

02.01.2019 № 12

г. Минск

архивариусу

ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Архивариус относится к категории других служащих.

2. Архивариус назначается на должность, перемещается и освобождается от нее приказом директора учреждения образования «Минский государственный колледж» (далее - колледж).

3. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее среднее образование и специальную подготовку по установленной программе.

4. В своей деятельности архивариус руководствуется:

нормативными документами по вопросам выполняемой работы;

документами Системы Менеджмента Качества (СМК);

приказами и распоряжениями директора колледжа;

уставом колледжа;

правилами внутреннего трудового распорядка колледжа;

настоящей должностной инструкцией.

5. Архивариус должен знать:

положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела в колледже;

порядок приема и сдачи документов в архив, их хранения и пользования ими;

Единую государственную систему делопроизводства;

порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;

порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;

порядок ведения учета и составления отчетности;

структуру колледжа;

основы организации труда;

правила эксплуатации технических средств;

основы трудового законодательства;

правила внутреннего трудового распорядка колледжа, правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности;

требования стандартов СТБ ISO 9001 в системе менеджмента.

6. В случае временного отсутствия архивариуса (болезнь, отпуск и пр.) его обязанности исполняет назначенный в установленном порядке работник, который несет полную ответственность за их надлежащее исполнение.

ГЛАВА 2
ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

7. Архивариус исполняет следующие обязанности:

7.1. осуществляет работу по ведению архивного дела в колледже;

7.2. выполняет требования руководства по качеству и процедуры СМК колледжа;

7.3. принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством;

7.4. участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив;

7.5. в соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет;

7.6. подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;

7.7. ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;

7.8. участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов;

7.9. следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещении архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности;

7.10. подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче в архив;

7.11. контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива;

7.12. выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива;

7.13. принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств;

7.14. оказывает содействие и сотрудничает с нанимателем в деле обеспечения здоровых и безопасных условий труда, немедленно сообщает директору о каждом случае травматизма и профессионального заболевания, а также о чрезвычайных ситуациях, которые создают угрозу здоровью и жизни для него и окружающих, обнаруженных недостатках и нарушениях охраны труда;

7.15. принимает необходимые меры по ограничению развития аварийной ситуации и ее ликвидации, оказывает первую (доврачебную) помощь пострадавшему, принимает меры по вызову скорой помощи, аварийных служб, пожарной;

7.16. содействует развитию и улучшению функционирования СМК.

ГЛАВА 3
ПРАВА

8. Архивариус имеет право:

8.1. знакомиться с проектами решений руководства колледжа, связанных с его деятельностью;

8.2. вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей должностной инструкцией;

8.3. запрашивать и получать от руководителей и специалистов других структурных подразделений информацию и документы, необходимые для исполнения своих должностных обязанностей;

8.4. привлекать специалистов соответствующих структурных подразделений колледжа к выполнению возложенных на них функций в случаях, если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, в противном случае - с разрешения директора колледжа;

8.5. вносить предложения по совершенствованию СМК колледжа.

ГЛАВА 4
ВЗАИМООТНОШЕНИЯ (СВЯЗИ ПО ДОЛЖНОСТИ)

9. Архивариус подчиняется непосредственно директору колледжа.

10. Архивариус осуществляет взаимодействие с руководством всех структурных подразделений по вопросам контроля и управления качеством.

ГЛАВА 5
ОЦЕНКА РАБОТЫ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

11. Работу архивариуса оценивает директор колледжа по результатам исполнения возложенных на него должностных обязанностей, учитывая сложность выполняемых трудовых функций, ответственность за выполненную работу, инициативное и творческое отношение к работе, эффективность и качество труда, самостоятельность и др.

12. Архивариус несет ответственность за:

невыполнение требований СМК колледжа, ненадлежащее исполнение (неисполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных трудовым законодательством;

правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством;

причинение материального ущерба - в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством.

14.02.2019

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники», автор учебного пособия по секретарскому делу

Справочно Должностная инструкция архивариусу - выпуск 1 ЕКСД «Должности служащих для всех видов деятельности» (утв. постановлением Минтруда от 30.12.1999 № 159).