Материал помещен в архив

секретарю

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.

2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом директора.

3. На должность секретаря назначается лицо, имеющее общее среднее образование и специальную подготовку по установленной программе.

4. В своей деятельности секретарь руководствуется:

нормативными правовыми актами, другими руководящими и методическими материалами, относящимися к вопросам делопроизводства;

уставом ООО «Версаль» (далее - организация);

приказами, распоряжениями директора;

настоящей должностной инструкцией.

5. Секретарь должен знать:

положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;

структуру организации и ее подразделений;

машинопись;

правила орфографии и пунктуации;

правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

правила эксплуатации компьютерной техники, техники для тиражирования печатных материалов, диктофонов, магнитофонов и других используемых технических средств;

правила пользования приемно-переговорными устройствами;

стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

основы этики и эстетики;

правила делового общения;

основы организации труда;

основы законодательства о труде;

правила внутреннего трудового распорядка;

требования по охране труда и пожарной безопасности.

ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

6. Секретарь исполняет следующие обязанности:

6.1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы директора.

6.2. Собирает и представляет необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей.

6.3. Организует телефонные переговоры директора, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения директора их содержание.

6.4. Осуществляет работу по организационной подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.

6.5. Печатает по указанию директора служебные документы и материалы, необходимые для его работы, вводит необходимую информацию в банк данных.

6.6. При владении навыками стенографии стенографирует тексты приказов, распоряжений, писем и других организационно-распорядительных документов с последующей их расшифровкой и печатанием или вводом информации в банк данных.

6.7. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).

6.8. Оформляет различные документы и материалы с использованием компьютерной техники.

6.9. Принимает документы на подпись директору.

6.10. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения их просьб и предложений.

6.11. Осуществляет делопроизводство, принимает поступающую на имя директора корреспонденцию, систематизирует ее в соответствии с установленным порядком и передает после рассмотрения директором в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.

6.12. Ведет контрольно-регистрационную картотеку, следит за сроками выполнения поручений директора, поставленных на контроль.

6.13. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

6.14. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы.

6.15. Обеспечивает рабочее место директора канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники.

6.16. Соблюдает требования по охране труда и пожарной безопасности, производственную и трудовую дисциплину, правила внутреннего трудового распорядка.

ПРАВА

7. Секретарь имеет право:

7.1. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

7.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей должностной инструкцией обязанностями.

7.3. В пределах своей компетенции сообщать директору обо всех недостатках в деятельности организации (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

7.4. Запрашивать лично или по поручению директора от подразделений организации и иных специалистов информацию и документы, необходимые для исполнения своих должностных обязанностей.

7.5. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

ВЗАИМООТНОШЕНИЯ (СВЯЗИ ПО ДОЛЖНОСТИ)

8. Секретарь осуществляет организационно-информационное взаимодействие:

с начальником отдела технического обеспечения - по вопросам организационно-информационного обеспечения деятельности директора;

с юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

со службой материально-технического снабжения - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями;

с работниками офиса - по вопросам организации работы офиса, отнесенным к их компетенции;

с начальниками подразделений, исполнителями (ответственными исполнителями) - по вопросам исполнения соответствующих поручений (резолюций) директора;

с другими работниками - по вопросам обеспечения работы директора, отнесенным к их компетенции;

с должностными лицами (структурными подразделениями) других организаций - по вопросам, представляющим взаимный интерес для организации.

9. В случае временного отсутствия секретаря его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом руководителя организации, которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

10. Секретарь несет ответственность:

за неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Республики Беларусь;

совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь;

причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.

Юрисконсульт
Подпись Е.И.Немерчук
28.02.2012

15.08.2012 г.

Владимир Самосейко, юрист