Материал помещен в архив

ВОПРОС: Должностные инструкции работникам организации сформированы в дела по году утраты силы и готовятся к передаче в архив.

Какие даты начала и окончания дела нужно указывать на обложке, если в деле находятся документы, утвержденные в разные годы - 2006-2010, но утратившие силу в одном году - 2010?

Нужно ли руководствоваться правилом, что дата начала дела - это самый ранний документ в нем, а дата окончания - самый поздний?

ОТВЕТ: В данной ситуации даты начала и окончания дела не указываются на обложке дела. Следовать вышеназванному правилу не нужно.

Организация должностные инструкции работникам сформировала в дела по году окончания срока их действия совершенно правильно, так как срок их хранения определяется после замены новыми должностными инструкциями, т.е. после окончания срока действия.

При подготовке к передаче в архив нет смысла указывать на обложке дела реквизиты «Начато:» «Окончено:», так как если указать в качестве начала дела дату самого раннего документа и в качестве окончания - дату последнего документа, возникнет обязанность включения дела с должностными инструкциями в годовой раздел описи по начальному году, в чем уже нет необходимости, поскольку описи дел за более ранние годы уже давно составлены. Как следствие, это внесет неразбериху в оформление описей, а срок хранения при этом все равно будет исчисляться по году окончания срока действия должностных инструкций.

Целесообразно на обложке дела при подготовке его к передаче на хранение в архив указать «Должностные инструкции работникам, утратившие срок действия в 2010 году».

08.04.2013

Галина Кудрякова, архивист