Материал помещен в архив

ВОПРОС: Должны ли соответствовать в журнале учета личных дел даты в графах «Дата постановки на учет» и «Дата снятия с учета» датам приказов о приеме и увольнении?

ОТВЕТ: «Дата постановки на учет» - дата регистрации личного дела в журнале (книге) учета личных дел; «Дата снятия с учета» - дата передачи личного дела из кадровой службы в архив организации.

Личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел (п.19 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 июня 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29.

Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел, форма которого установлена в приложении 5 к этой Инструкции.

При регистрации личного дела в журнале (книге) заполняются следующие графы: № личного дела; фамилия, имя, отчество работника; дата постановки дела на учет; отметка о снятии дела с учета.

Номером личного дела является его порядковый регистрационный номер, присвоенный ему при постановке на учет, то есть при регистрации в журнале (книге).

Дата постановки личного дела на учет - это дата регистрации личного дела в журнале (книге) учета личных дел. Регистрация личного дела должна осуществляться в день включения в него копии приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность), то есть по завершении этапа формирования личного дела.

Пример Приказ о приеме на работу подписан 29 января 2018 г. Копия этого приказа оформлена и заверена в установленном порядке 30 января, а в отдел кадров передана 31 января и в тот же день включена в личное дело работника. Следовательно, личное дело работника считается сформированным 31 января 2018 г. и в этот же день оно должно быть зарегистрировано в журнале (книге) учета личных дел.

В графе «Отметка о снятии с учета» указывается дата передачи личного дела из кадровой службы в архив организации, а также проставляется подпись лица, оформившего соответствующую отметку.

Эта дата берется из описи дел по личному составу структурного подразделения, составляемой в кадровой службе при передаче документов в архив организации.

Справочно Форма описи дел структурного подразделения установлена в приложении 16 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, и приложении 13 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. приложение 13 к Правилам № 143 исключено постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118. Комментарий см. здесь.

Дата в конце описи проставляется и работником кадрового подразделения, и заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив) после завершения процедуры приема-передачи личных дел. До передачи в архив личные дела уволенных работников продолжают оставаться на учете в кадровой службе.

Даты приказов о приеме и увольнении работника выносятся на обложку дела и составляют дату дела. Дата дела (даты приказов о приеме и увольнении) вносится в графу 4 описи дел структурного подразделения.

04.04.2018

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела