Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

07.02.2022

ВОПРОС

Допускается ли формирование в одном деле письменных и электронных обращений?

ОТВЕТ

Допускается под одним индексом дела по номенклатуре дел.

Письменные и (или) электронные обращения граждан и юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением, в государственном органе, иной организации формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел (п.26 Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утв. постановлением Совмина от 30.12.2011 № 1786).

Дела формируются в течение календарного года. Вместе с обращением в дело подшивается копия ответа (уведомления) и все относящиеся к этому вопросу документы, собранные в процессе его рассмотрения (п.29 Положения № 1786).

Таким образом, каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу.

В организациях на стадии оперативного хранения обращений заявителей и документов, связанных с их рассмотрением, в том числе при их учете в автоматизированной системе документационного обеспечения управления, могут вестись гибридные дела.

Такие дела формируются, когда в пределах одного дела объединяются обращения заявителей и документы, связанные с их рассмотрением, часть которых поступила в организацию по каналам электросвязи или была создана в организации в виде документов в электронном виде, а часть поступила или была создана на бумажном носителе (п.237 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией по делопроизводству с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Гибридные дела:

• временного (до 10 лет) хранения, которые не передаются в архив организации, после окончания делопроизводственного года не подлежат полному оформлению и хранятся в течение установленных сроков хранения (ч.2 п.73 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 19);

• постоянного и временного хранения, которые передаются в архив организации, по окончании календарного (делопроизводственного) года подлежат полному оформлению в два самостоятельных дела:

1) письменные обращения и ответы на них на бумажном носителе формируются в дело с документами на бумажном носителе;

2) электронные обращения в электронное дело (при наличии условий для архивного хранения документов в электронном виде).

При отсутствии условий для хранения электронных обращений с сохранением их целостности осуществляется хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке (ч.2 п.236 Инструкции по делопроизводству).

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Работа с обращениями граждан и юридических лиц.