Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС

Допускается ли помещать в личное дело копию паспорта работника?

ОТВЕТ

Не допускается.

Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. В первую очередь, оно предназначено для сохранения документов по личному составу, которые являются важной частью Национального архивного фонда Республики Беларусь (п.2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2).

Справочно Документы по личному составу - это документы, создаваемые при приеме на работу, переводе (перемещении), увольнении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, присвоенных квалификации, разряде, звании, иные документы, которые могут быть использованы для подтверждения периода работы и (или) учебы, занимаемой должности (профессии), а также в иных целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан (абзац 10 ст.2 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться абз.15 ст.2 Закона № 323-З в ред. Закона от 18.04.2022 № 163-З.

Так, документы по личному составу образуются при оформлении трудовых отношений и учебной деятельности. В дальнейшем эти документы используются при назначении пенсии, подтверждении трудового стажа, присвоении квалификации, выдаче справок и др.

Организация имеет право заверять копии таких документов.

Кроме документов по личному составу существуют личные документы.

Личные документы - это официальные документы, удостоверяющие личность человека и (или) его права, обязанности, служебное или общественное положение, которые могут содержать другие сведения биографического характера (подп.3.1.22 п.3 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18).

Паспорт является личным документом наряду с военным билетом, служебным удостоверением, студенческим билетом и др.

В организации не хранятся копии личных документов.

Организации запрещено заверять копии паспорта (часть первая подп.1.5 п.1 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2012 № 1256 «О некоторых вопросах выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц»).

При приеме на работу в соответствии с п.1 части первой ст.26 Трудового кодекса Республики Беларусь работник представляет документ, удостоверяющий личность (как правило, паспорт), на его основе заполняется личный листок по учету кадров, и затем документ возвращается работнику.

Паспорт содержит биографические сведения о работнике, которые отражаются в учетных документах.

Аналогично на основании военного билета заполняется личная карточка в соответствии с Положением о воинском учете, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 18.12.2003 № 1662.

Справочно Хищение либо уничтожение документов по личному составу и личных документов образуют разные составы преступления в соответствии с Уголовным кодексом Республики Беларусь (ст.377 и 378 названного Кодекса).

17.04.2020

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела