Материал помещен в архив

ВОПРОС: Допустимо ли печатать текст архивной справки с 2 сторон листа и надо ли заверять каждый ее лист подписью руководителя организации и гербовой печатью?

ОТВЕТ: Да, допустимо, и заверять печатью надо каждый лист.

Вопросы оформления архивных справок в организациях регулируются разделом 11 Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением Коллегии Госкомархива РБ от 30.04.1997 № 5 (далее - Основные правила).

Архивная справка подписывается руководителем организации, в состав которой входит архив, и заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) (подп.11.1.6 Основных правил).

Когда сведения, включаемые в архивную справку, не вмещаются на одном листе справки, справка продолжается на втором и последующих листах. Каждый лист справки заверяется гербовой печатью организации (подп.11.1.17 Основных правил).

Текст архивной справки может быть напечатан на оборотной стороне листа, при этом каждый лист архивной справки, в т.ч. текст, оформленный на его оборотной стороне, должны быть заверены печатью организации. При этом подписи руководителя организации и заведующего архивом должны оформляться на архивной справке только один раз - на последнем листе ниже текста.

Обращаем внимание, что при оформлении документов на 2 и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами, первая страница не нумеруется. Оформление отметок о продолжении архивной справки на втором и последующих листах актами законодательства Республики Беларусь не предусмотрено (п.91 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4).

При выполнении указанных требований и у составителя, и у получателя архивной справки не должно возникнуть сомнений в комплектности ее листов.

15.06.2011 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

От редакции: С 21 февраля 2012 г. в постановление Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях» на основании постановления Минюста РБ от 27.01.2012 № 18 внесены изменения и дополнения.

С 14 августа 2012 г. Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденные решением Коллегии Госкомархива РБ от 30.04.1997 № 5, на основании постановления Минюста РБ от 14.08.2012 № 249 утратили силу.