


Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ ОРГАНИЗАЦИИ
Правовое регулирование
Экспертиза ценности документов в организации проводится в делопроизводстве:
• при составлении номенклатуры дел;
• подготовке дел к передаче на хранение в архив организации;
• отборе и подготовке дел в архиве организации (являющейся источником комплектования государственного архива) для передачи на постоянное хранение в государственный архив, при выделении к уничтожению документов и дел временного хранения, сроки хранения которых истекли.
Вопросы проведения экспертизы ценности документов регулируются:
• Законом Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»;
• Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденными постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила работы архивов);
• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4;
• Правилами работы с научно-технической документацией в организациях Республики Беларусь, утвержденными постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 06.11.2003 № 38;
• Инструкцией о порядке проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 11.05.2012 № 121.
![]() |
От редакции «Бизнес-Инфо» С 18 февраля 2019 г. действует новая Инструкция о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19. |
Экспертиза ценности документов в архиве организации осуществляется работниками архива совместно с экспертной комиссией организации (п.63 Правил работы архивов).
При проведении экспертизы ценности документов в архиве организации осуществляются:
1) отбор и подготовка дел постоянного хранения для передачи в государственный архив (в организации, являющейся источником комплектования государственного архива);
2) выделение документов и дел временного хранения, сроки хранения которых истекли, к уничтожению;
3) уточнение характера повторения содержащейся информации в документах (вид, форма и полнота повторения);
4) выявление особо ценных документов, имеющих непреходящую ценность, особую значимость для общества и государства, в отношении которых устанавливается особый режим хранения, учета и использования.
Документы относятся к категории особо ценных в архиве организации, являющейся источником комплектования государственного архива, под методическим руководством и по согласованию с соответствующим государственным архивом.
В результате проведения экспертизы ценности документов в архиве составляются:
• годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения;
• годовой раздел сводной описи дел по личному составу;
• годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения;
• акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
![]() |
Справочно Более подробно см. материалы: • «Каков порядок составления годового раздела сводной описи дел по личному составу?»; • «Когда составляется годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения?». |
Экспертная комиссия
В организации должна быть создана экспертная комиссия (ЭК).
В государственных органах и иных организациях, имеющих подчиненные (входящие в состав, систему) органы, организации, создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). Центральные экспертные комиссии могут создаваться в структурных подразделениях организации, являющихся юридическими лицами, имеющими подчиненные (входящие в состав, систему) организации. Индивидуальные предприниматели проводят экспертизу ценности документов без образования ЭК.
В зависимости от структуры и объема документооборота в организациях могут создаваться ЭК структурных подразделений.
Экспертная комиссия (ЦЭК) создается в составе не менее трех человек. Председателем ЭК назначается, как правило, заместитель руководителя организации, членами - руководитель службы документационного обеспечения управления (ДОУ) (лицо, выполняющее функции службы ДОУ), руководитель архива организации (лицо, ответственное за архив), главный бухгалтер и другие наиболее квалифицированные работники организации. В состав ЭК (ЦЭК) организации, являющейся источником комплектования государственного архива, может включаться работник соответствующего государственного архива.
Экспертная комиссия (ЦЭК) действует на основании положения, утверждаемого руководителем организации.
Персональный состав ЭК (ЦЭК) также утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации. Положение об ЭК организации, являющейся источником комплектования государственного архива, согласовывается с соответствующим государственным архивом, иной организации - с ЦЭК вышестоящей организации.
Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются (п.56 Правил работы архивов):
• определение сроков хранения документов и дел;
• согласование проектов номенклатур дел организации и ее структурных подразделений, типовых и примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, проектов перечней документов с указанием сроков хранения, методических документов по делопроизводству;
• ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;
• согласование описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;
• согласование актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, актов о неисправимом повреждении документов, актов об отсутствии дел и (или) о необнаружении дел постоянного хранения;
• подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями типовых документов с указанием сроков хранения, и внесение их на рассмотрение органов архивного дела и делопроизводства и государственных архивов.
Заседания ЦЭК (ЭК), как коллегиального совещательного органа, оформляются протоколами. Протоколы ЦЭК (ЭК) содержат решения:
• о согласовании годовых разделов описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу;
• о согласовании номенклатур дел организации, типовых и примерных номенклатур дел;
• об изменении сроков хранения документов, установленных перечнями типовых документов и ведомственными перечнями документов или перечнями документов негосударственных организаций;
• об установлении сроков хранения документов, отсутствующих в этих перечнях, о согласовании локальных нормативных правовых актов в сфере архивного дела и делопроизводства (инструкции по делопроизводству и др.).
Протоколы подписываются председателем и секретарем ЦЭК (ЭК) и не позже чем в пятидневный срок утверждаются руководителем организации.
Заседания ЦЭК (ЭК) должны проводиться не реже одного раза в год.
При создании ЭК в структурном подразделении протоколы ее заседания утверждаются руководителем этого структурного подразделения.
Решение ЦЭК (ЭК) принимается большинством голосов, присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну спорные вопросы разрешаются в пределах установленной компетенции либо руководителем организации (заместителем руководителя организации). В необходимых случаях решение таких вопросов выносится на рассмотрение экспертно-методической комиссии государственного архива (в организациях, являющихся источниками комплектования государственного архива) или ЦЭК вышестоящей организации (в организациях, не являющихся источниками комплектования государственного архива). При этом особое мнение членов ЦЭК (ЭК) отражается в протоколе либо прилагается к нему.
Решения ЦЭК (ЭК) могут иметь форму приказа (распоряжения) руководителя организации либо быть самостоятельным документом.
В необходимых случаях может оформляться выписка из протокола заседания ЦЭК организации.
![]() |
Справочно Рекомендуем воспользоваться примерными формами: • «Протокол заседания центральной экспертной комиссии организации (пример)»; • «Выписка из протокола заседания центральной экспертной комиссии организации (пример)»; • «Решение центральной экспертной комиссии организации (пример)»; • «Приказ об установлении сроков хранения научно-технической документации (пример)». |
Таким образом, проведение экспертизы ценности документов в архиве включает в себя:
1) прием дел в архив от структурных подразделений;
2) полистный просмотр дел и на основании оценки документов в соответствии с критериями проведения экспертизы ценности документов отнесение их для включения в годовой раздел соответствующей сводной описи дел или акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
16.03.2017
Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела