Материал помещен в архив

ВОПРОС: Каков порядок составления годового раздела сводной описи дел по личному составу?

ОТВЕТ: Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется ежегодно не позднее чем через 2 года после завершения дел делопроизводством.

В организациях, в которых объем ежегодно образующихся дел по личному составу незначителен (до 15 дел в год) раздел сводной описи дел может составляться за несколько лет, но не более чем за 5 лет (п.163 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, далее - Правила работы архивов).

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу в организации, являющейся источником комплектования государственного архива или имеющей вышестоящую организацию, составляется в трех экземплярах, в остальных организациях - в 2 экземплярах (п.170 Правил работы архивов).

Годовой раздел сводной описи по личному составу визируется руководителем кадровой службы (специалистом по кадрам) и согласовывается с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации, после чего три экземпляра описи передаются (не позднее чем через 2 года после завершения дел, включенных в него, делопроизводством) на рассмотрение:

• экспертно-методической комиссии (экспертно-проверочной комиссии) соответствующего государственного архива (структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета) - если организация является источником комплектования государственного архива;

• центральной экспертной комиссии вышестоящей организации - если организация не является источником комплектования государственного архива и имеет вышестоящую организацию.

Согласованный годовой раздел сводной описи дел по личному составу утверждается руководителем организации.

Годовые разделы сводной описи дел по личному составу не подшиваются, не переплетаются (если они не являются законченной описью), хранятся в папках с клапанами или завязками (п.173 Правил работы архивов).

Справочно С примером сводной описи дел по личному составу можно ознакомиться здесь.

21.07.2016

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с декабря 2005 года по ноябрь 2009 года

Для более детального изучения см.:

7 ответов на вопросы по составлению и оформлению сводных и законченных описей дел по личному составу.