Материал помещен в архив

ЭЛЕКТРОННЫЕ ОБРАЩЕНИЯ ГРАЖДАН И ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ: НОВЫЕ ТРЕБОВАНИЯ В РАБОТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

Право граждан на личные и коллективные обращения закреплено в ст.40 Конституции Республики Беларусь.

Обратите внимание! Отказ в приеме обращения гражданина или юридического лица, либо нарушение установленных сроков рассмотрения такого обращения, либо неинформирование заявителя о решении, принятом по результатам рассмотрения обращения, либо неправомерный отказ заявителю в ознакомлении с материалами, непосредственно относящимися к рассмотрению обращения, либо непринятие в пределах своей компетенции мер по восстановлению нарушенных прав, свобод и (или) законных интересов заявителя влекут наложение штрафа в размере от 4 до 10 базовых величин (ст.9.13 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 марта 2021 г. следует руководствоваться ст.10.10 КоАП от 06.01.2021 № 91-З. Комментарии см. здесь.

Повсеместное распространение и использование современных информационных технологий в сфере документационного обеспечения управления, а также доступность сети Интернет создали предпосылки для широкого распространения электронных обращений граждан и юридических лиц (далее - обращения заявителя).

С 18 февраля 2019 г. вступили в силу изменения в:

• Закон Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее - Закон № 113-З), внесенные Законом Республики Беларусь от 08.11.2018 № 143-З;

• Инструкцию о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденную постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19 (далее - Инструкция № 19);

• Правила работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденные постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20 (далее - Правила № 20).

Рассмотрим, что нужно учитывать при работе с обращениями заявителей в связи с изменениями НПА.

Основные понятия, каналы поступления обращений

Электронное обращение - обращение заявителя, поступившее на адрес электронной почты организации либо размещенное в специальной рубрике на официальном сайте организации в глобальной компьютерной сети Интернет (абзац 8 ст.1 Закона Республики Беларусь от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц», далее - Закон № 300-З).

Электронный документ - документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность, которые подтверждаются путем применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи (ЭЦП) с использованием при проверке электронной цифровой подписи открытых ключей организации или физического лица (лиц), подписавших этот электронный документ (абзац 16 ст.1 Закона № 113-З).

Документ в электронном виде - документ, информация которого представлена в цифровой форме и может представлять собой единый файл либо совокупность файлов (объектов хранения) и при необходимости содержать контрольные характеристики (абзац 7 п.7 Правил № 20). Например, текстовый документ, созданный в текстовом редакторе Microsoft Word.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. абз.7 п.7 Правил № 20 изложен в новой редакции постановлением Минюста от 30.08.2022 № 116. Определение термина «документ в электронном виде» приводится в абз.13 ст.2 Закона от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве» (в ред. Закона от 18.04.2022 № 163-З): документ в электронном виде - документ, созданный, полученный и сохраняемый с помощью технических, программных и программно-аппаратных средств.

Основные каналы поступления электронных обращений в организацию:

• официальная электронная почта организации;

• специальный раздел (рубрика) на официальном сайте в Интернете.

В связи с этим электронными обращениями не являются, например, вопросы, оставленные в рубрике «вопрос-ответ» на сайте организации или на форуме.

Рассмотрение электронных обращений

Порядок рассмотрения электронных обращений идентичен порядку рассмотрения письменных обращений (п.1 ст.25 Закона № 300-З).

Вместе с тем в отношении ведения делопроизводства по электронным обращениям заявителей есть особенности.

Требования к оформлению специальных рубрик на сайте организации

1. На официальном сайте государственного органа, иной государственной организации в Интернете должна быть размещена информация о способе (способах) подачи электронных обращений в этот государственный орган (организацию) (п.1 ст.25 Закона № 300-З).

2. Определены специальные требования к рубрикам официальных сайтов государственных органов и иных государственных организаций в сети Интернет, через которые граждане и юридические лица могут отправить электронное обращение.

Требования к специальной рубрике «Электронные обращения» и размещаемая в ней информация регламентированы п.7¹ Положения о порядке функционирования интернет-сайтов государственных органов и организаций, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 29.04.2010 № 645.

Обратите внимание! Электронные обращения, которые поступили в иные (негосударственные) организации, могут не рассматриваться, если порядок работы с такими обращениями не определен руководителем организации (вышестоящей организации) (часть четвертая п.1 ст.25 Закона № 300-З).

Таким образом, если в негосударственной организации не установлен порядок рассмотрения электронных обращений (с его закреплением в локальном правовом акте организации), то данная организация вправе не рассматривать электронные обращения по существу, если они поступили, например, на официальный адрес электронной почты организации.

При этом законодательство не запрещает негосударственным организациям установить порядок рассмотрения и организовать каналы поступления электронных обращений, идентичные порядку, установленному для государственных органов, иных государственных организаций.

Требования к оформлению электронных обращений

Электронные обращения должны соответствовать требованиям, установленным п.1, абзацами 2-4 п.2 либо абзацами 2-5 п.3 ст.12 Закона № 300-З, а также содержать адрес электронной почты заявителя (часть первая п.2 ст.25 Закона № 300-З).

Обратите внимание! К электронным обращениям, которые подают представители заявителей, должны прилагаться электронные копии документов, подтверждающих их полномочия (часть вторая п.2 ст.25 Закона № 300-З).

Так, если электронное обращение в государственный орган направляет некоммерческая организация (учреждение), то необходимо приложить копию (скан) решения учредителя о назначении директора учреждения (приказ (распоряжение) о приеме на работу руководителя организации).

Если к электронному обращению не будет приложен документ, который подтверждает полномочия представителя заявителя, обращение может быть оставлено без рассмотрения по существу (п.2 ст.25 Закона № 300-З).

В таком случае в течение 5 рабочих дней заявителя письменно уведомляют об оставлении обращения без рассмотрения по существу с указанием причин принятия такого решения (п.4 ст.15 Закона № 300-З).

Кроме того, электронные обращения не рассматриваются, если:

• не соответствуют установленным требованиям;

• отсутствует адрес электронной почты заявителя (п.2 ст.25 Закона № 300-З).

Исключение из данного правила составляют случаи:

• если с заявителем прекращена переписка по изложенным в обращении вопросам;

• поступления анонимных обращений - если такие обращения не содержат сведений о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении;

• подачи замечаний и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений и не относящихся к деятельности организации (ИП), не касающихся качества производимых (реализуемых) ими товаров, выполняемых работ, оказываемых услуг.

Персональные данные гражданина

На практике некоторые организации запрашивают согласие гражданина на обработку его персональных данных в электронном виде (через форму электронного обращения).

Персональные данные - это основные и дополнительные персональные данные физического лица, подлежащие в соответствии с законодательными актами Республики Беларусь внесению в регистр населения, а также иные данные, позволяющие идентифицировать такое лицо (абзац 24 ст.1 Закона Республики Беларусь от 10.11.2008 № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации», далее - Закон № 455-З).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 13 октября 2022 г. абз.24 ст.1 Закона № 455-З на основании Закона от 10.10.2022 № 209-З исключен.

Сбор, обработка, хранение информации о частной жизни физического лица и персональных данных, а также пользование ими осуществляются с письменного согласия данного физического лица, если иное не установлено законодательными актами Республики Беларусь (ст.18 Закона № 455-З).

При подаче электронного обращения гражданин указывает не только свои персональные данные (Ф.И.О., адрес места жительства, адрес электронной почты), но и своих родственников, коллег (в зависимости от характера и содержания обращения).

Таким образом, без письменной фиксации факта согласия гражданина на обработку его персональных данных организация не может рассматривать обращение.

Если для рассмотрения электронного обращения по существу необходимо указание персональных данных заявителя или иных лиц, за исключением содержащихся в обращении, заявителю предлагается обратиться с устным или письменным обращением (п.4 ст.25 Закона № 300-З).

Срок рассмотрения обращений

Поступившее электронное обращение должно быть рассмотрено не позднее 15 дней со дня его регистрации. Если обращение нуждается в дополнительном изучении и проверке, то ответ на него должен быть дан не позднее 1 месяца с момента регистрации (п.3 ст.17 Закона № 300-З).

При поступлении в государственный орган, иную организацию электронных обращений (при необходимости) может создаваться их бумажная копия, которая регистрируется в установленном для письменных обращений порядке.

Электронные обращения (в том числе бумажные копии электронных обращений) после регистрации передаются на рассмотрение руководителю государственного органа, иной организации (пп.7, 14 Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2011 № 1786, далее - Положение № 1786).

Таким образом, распечатка поступивших электронных обращений не является обязательным требованием.

Отзыв электронного обращения заявителей

Граждане и юридические лица имеют право отозвать свое электронное обращение. Для этого можно воспользоваться одним из способов:

• подать письменное заявление;

• направить заявление в электронной форме тем же способом, которым было направлено электронное обращение (п.3 ст.25 Закона № 300-З).

Требования к ответам на электронные обращения заявителей

Ответы на электронные обращения направляются на тот адрес электронной почты заявителя, который был указан в электронном обращении (часть первая п.5 ст.25 Закона № 300-З).

Ответы (уведомления) на электронные обращения подписываются руководителями государственного органа, иной организации или уполномоченными ими должностными лицами и остаются в делопроизводстве государственных органов, иных организаций.

Обратите внимание! В случае использования в организации-заявителе системы электронного документооборота ответы (уведомления) на электронные обращения в электронном виде, направленные на адрес электронной почты заявителя, могут подписываться электронной цифровой подписью руководителя государственного органа, иной организации (часть третья п.23 Положения № 1786).

Порядок отправки ответов

Порядок отправки ответов (уведомлений) на электронные обращения в каждой организации свой.

Варианты отправки ответов на электронные обращения, встречающиеся на практике:

1) отсканированный документ на бумажном носителе.

В таких ответах присутствуют отображение подписи, оттиск печати (штампа), а также изображение Государственного герба Республики Беларусь;

2) документ в электронном виде, который содержит следующие реквизиты:

- наименование организации;

- дату и регистрационный индекс документа;

- адресата;

- текст;

- подпись (без собственноручной подписи).

Часто ответ на электронное обращение гражданину содержит установленный законодательством перечень реквизитов бланка для письма (за исключением Государственного герба Республики Беларусь) согласно п.25 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

Справочно Документ в электронном виде должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением изображения Государственного герба Республики Беларусь, а также оттисков печатей и штампов. Расположение и оформление реквизитов в формуляре документа в электронном виде (общей части электронного документа) при его внешнем представлении должно соответствовать требованиям, установленным СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 (п.220 Инструкции по делопроизводству).

Поскольку документ в электронном виде не должен содержать изображение Государственного герба Республики Беларусь, а также оттисков печатей и штампов, сканирование документа на бумажном носителе и его направление заявителю в качестве ответа на электронное обращение не обязательно. При этом такая практика не является нарушением законодательства об обращениях граждан.

Требования к оформлению ответа

Ответ на электронное обращение должен:

1) излагаться на языке обращения, быть обоснованным и мотивированным, содержать конкретные формулировки, опровергающие или подтверждающие доводы заявителей;

2) содержать фамилию, собственное имя, отчество либо инициалы руководителя государственного органа или иной государственной организации (либо лица, уполномоченного им подписывать в установленном порядке ответы на обращения) (п.6 ст.25 Закона № 300-З).

В ответах на жалобы в отношении действий (бездействия) организаций, ИП и их работников должны содержаться анализ и оценка указанных действий (бездействия), а также информация о принятых мерах в случае признания жалоб обоснованными.

Если в ответах на электронные обращения содержатся решения о полном или частичном отказе в удовлетворении обращений, то в таких ответах указывается порядок их обжалования (п.1 ст.18, п.6 ст.25 Закона № 300-З).

Форматы документов для ответа

Форматы документов в электронном виде определяются самостоятельно организацией, если иное не установлено законодательством Республики Беларусь.

А организации, которые являются источниками комплектования государственных архивов, согласовывают используемые форматы документов в электронном виде с уполномоченным государственным архивным учреждением (п.27 Инструкции № 19).

Допустимые форматы документов в электронном виде:

• Portable Document Format / A (PDF/A);

• Office Open XML (DOCX);

• Open Document Format (ODT).

Допустимые форматы для электронных отображений документов на бумажных носителях (сканов):

• Portable Network Graphics (PNG);

• Tagged Image File Format (TIFF);

• Joint Photograph Experts Group (JPEG);

• Portable Document Format / A (PDF/A) (п.218 Инструкции по делопроизводству).

Письменные ответы на электронные обращения

Ответы на электронные обращения отправляются по электронной почте (в качестве вложения).

Случаи, когда на электронные обращения необходимо давать письменные ответы:

• заявитель в своем обращении просит направить письменный ответ или одновременно направить письменный ответ и ответ на адрес электронной почты;

• в электронном обращении указан неверный адрес электронной почты, и по техническим причинам не удалось доставить ответ (уведомление) заявителю (часть вторая п.5 ст.25 Закона № 300-З).

Электронные обращения массового характера

Если в организацию поступают электронные обращения аналогичного содержания от разных заявителей и носят массовый характер (свыше 10 обращений), то ответы на такие обращения (по решению руководителя государственного органа или иной государственной организации) могут размещаться на официальном сайте организации в сети Интернет без направления ответов (уведомлений) заявителям (п.7 ст.25 Закона № 300-З).

Однако здесь возникает вопрос: за какой промежуток времени (15 дней, месяц, год) проступившие обращения можно отнести к категории «носящие массовый характер»? Иными словами, если 10 обращений поступило в течение месяца в организацию от разных заявителей (с аналогичным содержанием), можно ли считать их обращениями, носящими массовый характер?

Так, массовыми можно признать свыше 10 обращений аналогичного содержания, которые поступили в организацию в течение законодательно установленных сроков рассмотрения обращений: 15 дней, 1 месяц - с момента поступления в организацию первого такого обращения.

Электронные обращения граждан и юридических лиц, а также документы, связанные с их рассмотрением, в государственном органе, иной организации формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

При создании бумажных копий электронных обращений их оригиналы (в электронном виде) сохраняются для:

• необходимости подтверждения условий отправки (получения) обращений;

• использования в справочных целях;

• доказательных целей (пп.26, 32 Положения № 1786).

Сроки хранения электронных документов аналогичны срокам хранения, установленным для документов на бумажных носителях (п.11 Инструкции № 19).

В организациях, где созданы условия для хранения электронных документов с обеспечением их целостности и сохранности, применяют нормы Инструкция № 19 и Правил № 20.

Так, Инструкция № 19 устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности (ДОУ) посредством автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ). Правила № 20 регулируют порядок работы с документами в электронном виде, а также с электронными документами в архивах государственных органов, иных организаций.

Под «созданием условий для хранения электронных документов» следует понимать наличие в организации системы электронного документооборота (СЭД), на основе которой создана АС ДОУ, а также специальной информационной системы архива организации (например, АИС «Ведомственный архив» Национального центра электронных услуг).

Справочно АС ДОУ - это автоматизированная система, предназначенная для автоматизации ДОУ в конкретной организации на основе системы электронного документооборота (СЭД). Система электронного документооборота (СЭД) - информационная система, реализованная на основе специализированного комплекса программно-технических средств, обеспечивающая процессы создания, обращения и централизованного оперативного хранения, а также подтверждения подлинности и целостности ЭД. Понятие «СЭД» используется как эквивалент понятию «АС ДОУ».

Передача и прием электронных документов осуществляются по каналам электросвязи (или на съемных носителях) в составе информационного пакета. Его формат определяется регламентом информационного взаимодействия между СЭД и информационной системой архива организации (часть первая п.16 Правил № 20).

Завершение приема электронных документов в архив подтверждается проставлением на описи электронных дел структурного подразделения ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является лицо, ответственное за архив организации, или работник архива организации, осуществивший прием (часть вторая п.28 Правил № 20).

Обратите внимание! Хранение электронных документов в архиве организации осуществляется в специально выделенных помещениях, предназначенных для длительного хранения информации, записанной на съемных носителях, либо в специализированном центре обработки данных (действующем на основе технологий облачных вычислений) (п.46 Правил № 20).

В организациях, где не созданы условия для хранения электронных документов (отсутствуют полноценные АС ДОУ), также могут создавать или получать документы в электронном виде (например, электронные обращения).

Но руководствоваться такие организации должны нормами Инструкции по делопроизводству.

Так, особенности работы с документами в электронном виде регулируются главой 18 Инструкции по делопроизводству. При этом ее действие больше не распространяется на электронные документы.

В организациях, в архивах которых не созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности, осуществляется хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке. При невозможности получения бумажных оригиналов создаются, заверяются в установленном порядке и хранятся копии документов в электронном виде на бумажном носителе.

Для документов в электронном виде временного (до 10 лет) хранения, указанных в приложении 20 к Инструкции по делопроизводству, хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе не требуется, если СЭД, посредством которой эти документы были созданы или получены, обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения (п.236 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.236 Инструкции по делопроизводству с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарий см. здесь.

Обратите внимание! Организация вправе разработать свой перечень, включив в него другие виды документов временного (до 10 лет) хранения без дополнительных условий выделения к уничтожению (в том числе отметок «ЭПК», «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства», «После замены новыми») (часть третья п.236 Инструкции по делопроизводству).

При наличии идентичных по содержанию документов в электронном виде и на бумажном носителе документы в электронном виде хранятся до минования надобности.

Формирование гибридных дел с обращениями

В деятельности организаций допускается формирование гибридных дел.

Справочно Гибридное дело - это дело, в состав которого входят документы на бумажных носителях и документы в электронном виде.

Гибридное дело существует только на стадии оперативного хранения. Гибридные дела временного (до 10 лет) хранения после окончания делопроизводственного года не подлежат полному оформлению и хранятся в течение установленных сроков (часть третья п.237 Инструкции по делопроизводству).

В организациях, в архивах которых не созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности, не допускается формировать гибридные дела документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

В случае поступления таких документов в организацию по электронной почте, системам ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота и на бумажном носителе применяются требования п.236 Инструкции по делопроизводству (часть пятая п.237 Инструкции по делопроизводству).

Сроки хранения обращений

Срок хранения электронных обращений заявителей и документов, связанных с их рассмотрением, составляет 5 лет (в случае неоднократного обращения - 5 лет с даты последнего обращения). Государственным органом, иной организацией может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении соответствующих обращений заявителей (п.31 Положения № 1786).

Сроки хранения для обращений граждан:

• 5 лет ЭПК - в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у ИП;

• 5 лет - в государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов (п.76 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

В случае неоднократного обращения - 5 лет ЭПК с даты последнего обращения. Предложения по улучшению деятельности организаций, ИП, совершенствованию правового регулирования отношений в государственной и общественной жизни, решению вопросов экономической, политической, социальной и других сфер деятельности государства и общества - постоянно.

Наличие отметки «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) означает, что невозможно изначально определить историческую, научную, социальную, экономическую, политическую, культурную и практическую значимость документов. Соответственно, сроки хранения таких документов по результатам проведения экспертизы ценности могут быть увеличены.

10.05.2019

Дмитрий Варнашов, документовед

Исключительное право на данный авторский материал принадлежит ООО «Профессиональные правовые системы»