Электронный документооборот в организации
(в вопросах и ответах)

Виталий Раковец
аудитор общества с ограниченной ответственностью «АудитИнком»

27.07.2026

Применение электронного документооборота в деятельности организаций приобретает повсеместный характер.

В материале рассмотрены актуальные вопросы, касающиеся применения бухгалтерских документов в электронном виде.

Порядок работы с электронными документами в организации определяется ЛПА, утвержденными руководителем организации, после согласования с государственным архивом, источником комплектования которого является организация, или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполнительного комитета. Если организация не является источником комплектования госархивов, то она согласовывает локальный правовой акт о порядке работы с электронными документами с Центральной экспертной комиссией вышестоящей организации (при ее наличии) (п.4 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 19).

Дополнительно по теме • Переход организации на электронный документооборот.

Вопрос 1: Организация желает часть первичных учетных документов создавать в электронном виде, а часть на бумажном носителе, так как отдельные контрагенты не применяют электронную систему документооборота.

Вправе ли организация так поступить?

Ответ: Вправе.

Первичный учетный документ - документ, на основании которого хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета (абз.15 ст.1 Закона от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»).

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в электронном виде, в том числе в форме электронного документа.

ПУД, составленный в форме электронного документа, должен соответствовать требованиям законодательства об электронных документах и электронной цифровой подписи (чч.1 и 2 п.6 ст.10 Закона № 57-З).

Таким образом, создаваемые в форме электронного документа первичные учетные документы должны соответствовать как требованиям Закона № 57-З к первичным учетным документам, так и требованиям законодательства об электронных документах и ЭЦП.

Первичный учетный документ, составленный в электронном виде, должен содержать все сведения, предусмотренные для ПУД в п.2 ст.10 Закона № 57-З:

• наименование документа, дата его составления;

• наименование организации (организаций), фамилия и инициалы физического лица (физических лиц), являющихся участниками хозяйственной операции;

• содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценка в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях;

• должность служащего (профессия рабочего) лица (должности служащих (профессии рабочих) лиц), ответственного (ответственных) за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, его (их) фамилия (фамилии), инициалы и подпись (подписи).

ПУД может содержать иные сведения, не являющиеся обязательными.

Основные требования законодательства об электронных документах определены гл.3 Закона от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи». Вопросы по применению электронной цифровой подписи рассмотрены в гл.4 Закона № 113-З.

Справочно Электронный документ - документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность, которые подтверждаются путем применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи с использованием при проверке электронной цифровой подписи открытых ключей организации или физического лица (лиц), подписавших этот электронный документ (абз.16 ст.1 Закона № 113-З).

Электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу (ст.22 Закона № 113-З).

Ограничения на применение электронных документов могут быть установлены в случаях, предусмотренных законодательными актами (ст.15 Закона № 113-З).

Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:

• создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью технических, программных и программно-аппаратных средств;

• иметь структуру, установленную ст.17 Закона № 113-З;

• быть представляемым в форме, доступной и понятной для восприятия человеком (ст.16 Закона № 113-З).

Таким образом, организация:

• вправе часть первичных учетных документов создавать в электронном виде, а часть на бумажном носителе.

• в своей учетной политике вправе предусмотреть, какие первичные учетные документы составляются электронном виде, в том числе в виде электронного документа, а какие на бумажном носителе.

Справочно Учетная политика - совокупность способов организации и ведения бухгалтерского учета, принятая организацией (ст.1 Закона № 57-З). Способы ведения бухгалтерского учета - применяемые при ведении бухгалтерского учета и (или) составлении бухгалтерской отчетности способы первичного наблюдения, виды учетной оценки, способы группировки и обобщения хозяйственных операций (абз.5 п.2 Национального стандарта бухгалтерского учета и отчетности «Учетная политика организации, изменения в учетных оценках, ошибки», утв. постановлением Минфина от 10.12.2013 № 80).

Вопрос 2: Для удобства бухгалтерского учета организация создает отдельные первичные учетные документы как в электронном виде, так и в бумажном.

Вправе ли так поступать организация?

Ответ: Вправе.

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в электронном виде, в том числе в форме электронного документа (п.6 ст.10 Закона № 57-З).

Документы, созданные организацией или физическим лицом на бумажном носителе и в электронном виде, идентичные по содержанию, имеют одинаковую юридическую силу. В этом случае документ на бумажном носителе не является копией электронного документа (ст.19 Закона № 113-З).

Вопрос 3: Можно ли регистры бухгалтерского учета составлять в электронном виде?

Ответ: Можно.

Регистры бухгалтерского учета составляются в соответствии с применяемой организацией формой бухгалтерского учета с соблюдением требований, установленных ст.11 Закона № 57-З (п.2 ст.11 Закона № 57-З).

Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в электронном виде, в том числе в форме электронного документа.

Регистр бухгалтерского учета, составленный в форме электронного документа, должен соответствовать требованиям законодательства об электронных документах и электронной цифровой подписи (п.4 ст.11 Закона № 57-З).

Таким образом, важной особенностью регистров бухгалтерского учета, создаваемых в форме электронного документа, является то, что они должны соответствовать как требованиям Закона № 57-З к регистрам бухгалтерского учета, так и требованиям законодательства об электронных документах и электронной цифровой подписи.

Вопрос 4: Вправе ли организация создавать все регистры бухгалтерского учета в электронном виде?

Ответ: Вправе.

Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в электронном виде, в том числе в форме электронного документа (п.4 ст.11 Закона № 57-З).

Применяемый подход целесообразно отразить в учетной политике организации. В учетной политике также можно закрепить возможность составления регистров бухгалтерского учета, как и первичных учетных документов, на бумажном носителе в случае, если их невозможно составить в электронном виде (например, по техническим причинам).

Вопрос 5: Каким образом в первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета, составленные в виде электронного документа, вносятся необходимые изменения (исправления)?

Ответ: Целостность электронного документа - свойство электронного документа, определяющее, что в электронный документ не были внесены изменения (абз.12 ст.1 Закона № 113-З).

В первичных учетных документах и регистрах бухгалтерского учета, составленных в форме электронного документа, не допускаются исправления (п.7 ст.10 и п.5 ст.11 Закона № 57-З).

Грузоотправитель отменяет ЭТТН или ЭТН, которую требуется изменить, и создает новую ЭТТН или ЭТН с учетом изменений и (или) дополнений, указанных в уведомлении (далее - новая ЭТТН или ЭТН), и передает грузополучателю новую ЭТТН или ЭТН. В поле «Номер отмененной накладной (иного документа)» создаваемой новой ЭТТН или ЭТН грузоотправителем указывается номер отмененной накладной (п.55 структуры и формата электронных накладных и иных документов, подтверждающих перемещение товаров при осуществлении взаимной торговли с другими государствами, утв. постановлением НАН, Минфина, МНС и Минсвязи от 18.12.2023 № 9/75/35/26).

Таким образом, в первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета, составленные в виде электронного документа, необходимые изменения (исправления) вносятся путем их аннулирования и создания новых документов.

Правила исправления ошибок в данных бухгалтерского учета установлены Стандартом № 80.

Исправление ошибок оформляется бухгалтерской справкой-расчетом, содержащей сведения, установленные законодательством для ПУД (ч.2 п.9 Стандарта № 80).

Вопрос 6: Нужно ли организации оговаривать в учетной политике порядок аннулирования электронных документов?

Ответ: Нужно.

Если в отношении конкретных хозяйственных операций, отдельных составляющих активов, обязательств, собственного капитала, доходов, расходов организации в законодательстве не установлен порядок их отражения в бухгалтерском учете и отчетности, такой порядок разрабатывается организацией самостоятельно с применением профессионального суждения исходя из требований, установленных законодательством (п.5 ст.9 Закона № 57-З).

Справочно Профессиональное суждение - точка зрения и действие главного бухгалтера организации, руководителя организации в случае, предусмотренном п.2 ст.7 Закона № 57-З, организации или ИП, оказывающих услуги по ведению бухучета и составлению отчетности, принятые организацией при ведении бухучета и составлении отчетности, которые излагаются организацией в положении об учетной политике и примечаниях к отчетности (абз.18 ст.1 Закона № 57-З).

Например, организация может оговорить в учетной политике:

В случае обнаружения ошибки в первичном учетном документе или регистре бухгалтерского учета, составленном в форме электронного документа, аннулирование документа осуществляется в день выявления ошибки.

Создание нового документа осуществляется не позднее рабочего дня, следующего за днем аннулирования.

В день создания нового документа создается бухгалтерская справка-расчет для отражения корректировок в бухгалтерском учете.

Вопрос 7: Если у организации в течение года появилось новое программное обеспечение, которое позволяет создавать новые виды первичных учетных документов в форме электронного документа, вправе ли организация внести дополнения в учетную политику и перечень первичных учетных документов, создаваемых в электронном виде?

Ответ: По мнению автора, вправе.

Учетная политика организации не изменяется, за исключением случаев, предусмотренных ч.1 п.7 ст.9 Закона № 57-З (п.6 ст.9 Закона № 57-З).

Изменения в учетную политику организации могут быть внесены в случае (ч.1 п.7 ст.9 Закона № 57-З):

• изменения законодательства;

• изменения способов ведения бухгалтерского учета, применение которых приведет к повышению правдивости и уместности содержащейся в отчетности организации информации;

• принятия решения о реорганизации или ликвидации организации.

Изменение учетной политики организации - замена одного способа ведения бухгалтерского учета на другой (абз.3 п.2 Стандарта № 80).

Организации могут вносить дополнения в учетную политику в случае возникновения хозяйственных операций, вариантностей, не имевших места ранее. Дополнения в учетную политику не считаются изменениями учетной политики, если соответствующие способы и методы учета не были уже оговорены в учетной политике. Закон № 57-З и Стандарт № 80 не содержат запрета на внесение дополнений в учетную политику в течение отчетного года. Количество дополнений законодательством не ограничивается.

Таким образом, в случае возникновения в течение отчетного года необходимости внесения дополнений в учетную политику в части вопросов электронного документооборота организация может это сделать, например, при увеличении числа случаев, при которых первичные учетные документы будут создаваться организацией в электронном виде.

Вопрос 8: Организация не составляет месячную отчетность. Предельная дата, установленная положением об учетной политике организации в целях разграничения отчетных периодов для отражения хозяйственной операции, - 18-е число месяца, следующего за отчетным.

Первичный учетный документ, составленный в форме электронного документа, был оформлен следующим образом:

1) документ составлен и подписан отправителем 30.06.2026, получателем подписан 07.07.2026;

2) документ составлен и подписан отправителем 30.06.2026, получателем подписан 20.07.2026.

Когда хозяйственная операция должна быть отражена в бухгалтерском учете организации?

Ответ:

1. В июне 2026 г.

2. В июле 2026 г.

Постановление Минфина от 31.12.2021 № 79 «Об отчетном периоде отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете» устанавливает, что организации (за исключением Нацбанка, банков) совершенную в отчетном месяце хозяйственную операцию (за исключением хозяйственных операций, совершенных в отношении товарно-материальных ценностей и строительных работ), оформление которой первичным учетным документом завершено:

• в месяце, следующем за месяцем ее совершения, до даты утверждения бухгалтерской отчетности за отчетный месяц (если организация составляет месячную бухгалтерскую отчетность) или иной даты месяца, следующего за месяцем ее совершения, установленной положением об учетной политике организации (если организация не составляет месячную бухгалтерскую отчетность), отражают в бухгалтерском учете в отчетном месяце;

• в месяце, следующем за месяцем ее совершения, после даты утверждения бухгалтерской отчетности за отчетный месяц (если организация составляет месячную бухгалтерскую отчетность) или иной даты месяца, следующего за месяцем ее совершения, установленной положением об учетной политике организации (если организация не составляет месячную бухгалтерскую отчетность), отражают в бухгалтерском учете в порядке, установленном для исправления ошибок Стандартом № 80.

Справочно Для целей постановления № 79 применяются термины и их определения в значениях, установленных Законом № 57-З (п.2 постановления № 79).

Таким образом, хозоперация должна отражаться в ситуации:

1) в июне 2026 г.;

2) в июле 2026 г.