Вопрос-ответ от 28.02.2011
Автор: Рыбаков А.

Если обращения регистрируются на регистрационно-контрольных карточках, то порядковую нумерацию можно проставить только при ведении журнала? Можно ли в журнале дублировать не все графы регистрационно-контрольной карточки, а только номер, фамилию, имя, отчество, адрес, краткое содержание, исполнителя, отметку об исполнении?


 

Материал помещен в архив

 

ВОПРОС: Если обращения регистрируются на регистрационно-контрольных карточках, то порядковую нумерацию можно проставить только при ведении журнала? Можно ли в журнале дублировать не все графы регистрационно-контрольной карточки, а только номер, фамилию, имя, отчество, адрес, краткое содержание, исполнителя, отметку об исполнении?

 

ОТВЕТ: При журнальной форме регистрации обращений графы журнала должны быть аналогичны реквизитам регистрационно-контрольной карточки (пп.5 и 6 Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 26.05.2005 № 544; далее - Положение).

Перечень реквизитов регистрационных форм закреплен в Примерной форме регистрационно-контрольной карточки, приведенной в приложении к Положению. Данный перечень может быть дополнен иными реквизитами, необходимыми для учета, поиска и анализа работы по обращениям граждан.

Обязательным реквизитом регистрационных форм, предусмотренных Положением, является регистрационный индекс. Регистрационные индексы присваиваются обращениям в соответствии с принятой системой регистрации документов государственных органов, иных организаций (п.8 Положения). Это означает, что организации следует установить порядок присвоения индексов поступающим обращениям. При этом необходимо учитывать основные правила регистрации документов, установленные нормативными правовыми актами по делопроизводству. Регистрационный индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями (п.47 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4).

 

28.02.2011 г.

 

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

 

От редакции: С 22 января 2012 г. постановление Совета Министров РБ от 26.05.2005 № 544 «Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан» на основании постановления Совета Министров РБ от 30.12.2011 № 1786 утратило силу.