Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Галина Пешкова
преподаватель высшей категории учреждения образования «Минский государственный колледж цифровых технологий», автор учебного пособия по секретарскому делу

20.12.2023

ВОПРОС

Есть ли документ, указывающий, кто имеет право заверять документы, которые хранятся в личных делах учащихся?

ОТВЕТ

Кадровая служба организации, специалист по кадрам. В случае отсутствия такого специалиста - конкретное должностное лицо, обязанности которого устанавливаются в его должностной инструкции.

Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам) (п.3 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 26.03.2004 № 2).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 июня 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29.

В должностной инструкции служащего определяется конкретная трудовая функция (должностные обязанности) служащего, а также его права и ответственность (ч.2 п.10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 02.01.2012 № 1).

В учреждении образования ведение и оперативное хранение личных дел учащихся возлагается, как правило, на секретаря учебной части.

Справочно Перечень документов в личном деле обучающихся в колледже установлен п.22 Положения об учреждении среднего специального образования, утв. постановлением Минобразования от 19.08.2022 № 272. Так, предусмотрено включение в личное дело копий документов, подтверждающих право поступающего на льготы при приеме (зачислении); копий (выписки) из приказов о приеме (зачислении), восстановлении, изменении образовательных отношений, отчислении и т. д.

В личные дела учащихся включаются копии дипломов и выписки из документов, выдаваемые учреждением образования, причем допускается включать как факсимильные копии, так и выписки из них.

Копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, предусмотренных актами законодательства.

Размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки или внутреннего пользования и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, допускается удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи, либо заверять в порядке, предусмотренном чч.5 и 6 п.64 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (чч.10 и 11 п.64 Инструкции № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Копии (выписки) документов, включаемые в состав личного дела, должны быть оформлены и удостоверены в соответствии с требованиями п.64 Инструкции № 4:

• выписки из документов оформляются на общем бланке;

• в выписках из документов слово «ВЫПИСКА» включается в название вида, а сама выписка заверяется отметкой о заверении копии.

Порядок визирования и состав документов для визирования целесообразно установить в должностной инструкции работника.

Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

Пример Верно Секретарь учебной части Подпись А.В.Никанорова 15.12.2023

Выписки (копии) документов заверяются секретарем учебной части или лицом, наделенным этим правом, согласно приказу руководителя учреждения образования по основной деятельности.

Формы документов • Приказ о назначении лица, ответственного за ведение делопроизводства в учреждении образования (пример).

Дополнительно по теме • Удостоверение копий (выписок) документов личного дела учащихся колледжа.

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.