Материал помещен в архив

ЭТИКЕТ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ: ПРАВИЛА НАПИСАНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ПИСЕМ НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

Электронная почта (е-mail) - технология и предоставляемые ею услуги по пересылке и получению электронных сообщений (называемых письмами или электронными письмами) по компьютерной сети. Она по составу элементов и принципу работы практически повторяет систему обычной (бумажной) почты, заимствуя как термины (почта, письмо, конверт, вложение, ящик, доставка и др.), так и характерные особенности: простоту использования, достаточно высокую надежность доставки сообщения, но в то же время отсутствие гарантии доставки. Достоинствами электронной почты являются легко воспринимаемые и запоминаемые человеком адреса, возможность передачи как простого текста, так и фотографий, видеороликов и других произвольных файлов, скорость передачи информации и простота операций при ее использовании - письма по такой почте доходят до адресата в считанные секунды. Электронная почта - очень удобное изобретение, а также перспективный способ деловой коммуникации.

Справочно Многие деловые письма не «укладываются» в рамки электронной почты, и их путь к адресату лежит через традиционную почтовую связь либо по факсу. Например, претензионное письмо, когда требуется обстоятельно и подробно изложить суть жалобы, лучше отправить в «старом» классическом формате. В данном случае (а их в деловой практике немало) требуется не скорость, а убедительная аргументация, подробное изложение фактов. Кроме того, нередко при подготовке корреспонденции (например, первичной, информационной) на переднем плане стоят форма, ритуал. Письмо играет роль визитной карточки, и его требуется изложить на официальном бланке компании с привлечением всех предусмотренных реквизитов. Лучше воздержаться от передачи по электронной почте документов, содержащих коммерческую тайну, конфиденциальную информацию. Для пересылки и согласования контактов, коммерческих сделок лучше использовать проверенные надежные каналы связи.

Правила написания электронного письма

Самая распространенная ошибка, которая допускается при использовании электронной почты, заключается в неверном суждении о том, что этот канал связи якобы менее формален, располагает к непринужденности в общении. При письменном контакте, даже если это отправка сообщений по е-mail, не следует забывать о языке и стиле делового общения: при электронной переписке, как и при обычной, необходимо оставаться на уровне бизнеса, деловых отношений. Будьте точными, аккуратными в формулировках, выражениях и т.д. При всей простоте е-mail для бизнесмена остается средством официальной переписки. Надо следить за грамотностью и, несмотря на скорость переписки, стараться избегать ошибок. Они могут не только отрицательно повлиять на формирование имиджа фирмы, но и навредить отношениям с партнером или клиентом.

При частной неформальной переписке по электронной почте допускается использование так называемых Emoticons. Речь идет об использовании схематического изображения человеческого лица для передачи эмоций в электронных текстах. Emoticons призваны оживить сухой и краткий язык е-mail, сюда входят Smileys (смайлы) (улыбки, смешинки) и Acronyms (акронимы) (слова, сформированные из первых букв словосочетания).

Акронимы используются намного чаще при деловой корреспонденции, чем смайлы. Более того, они в ходу не только в электронных письмах, но и в обычной переписке.

Примеры наиболее распространенных акронимов

• ASAP (As soon as possible) - как можно скорее;

• MSG (Message) - послание;

• JIC (Just in case) - при случае;

• CUL (See you later) - встретимся позднее;

• FAQ (Frequently asked question) - часто задаваемый вопрос;

• IMHO (In my humble opinion) - по моему скромному мнению;

• BTW (By the way) - между прочим;

• <g> (Grin) - усмешка;

• BRB (Be right back) - немедленно возвращайся;

• GTG (Got to go) - готов идти;

• LOL (Laugh out loud) - заслуживает громкого смеха;

• WTG (Way to go) - куда идти, направление;

• OIC (Oh, I see) - мне все понятно;

• TTUL (Talk to you later) - поговорю с тобой позднее.

Как оформить деловое электронное письмо

Структура делового электронного письма, как правило, имеет такой же вид, как и обычное письмо. Но есть ряд отличий, которые необходимо учитывать, отправляя корреспонденцию по электронной почте.

Поля «тема», «кому» и «важность письма» должны быть заполнены обязательно. В поле «кому» указывается электронный адрес получателя, в поле «тема» пишут несколько слов, характеризующих послание. Однако формулировку темы следует тщательно продумать, необходимо избегать стандартных фраз и определений для того, чтобы ваше письмо не было отправлено в спам. Строка «тема» повторяется в тексте письма сразу под обращением.

Подпись оформляется следующим образом: напечатанное имя и фамилия отправителя, e-mail адрес, название компании, ее почтовый адрес, телефонный(е) номер(а), номер(а) факса, web-сайт.

Объем электронного письма должен быть в два раза меньше написанного от руки. Если вам необходимо отправить файл большого размера, электронную почту для этих целей использовать не стоит.

Образцы деловых электронных писем

Образец 1

To: John Brown j.brown@freemail.com
From: Robert Manson r.manson@mail.com
Cc: excelindustries@freemail.com
Subject: Congratulation on promotion

Dear John

Subject: Congratulation on promotion

I was delighted to read in the local newspaper that you had moved to a new job at the Excel Industries. Congratulations. I'm sure you will reach extremely high standards of the company and you will be very successful there. Frankly speaking, I can think of no one who is better qualified for this position.

So best of luck with the new job and congratulations once more.

Best regards,

Robert Manson

Sales Executive
Western Electronics
1911 N Formosa Avenue
Los Angeles
California 90035
r.manson@mail.com
www.westernelectronics.co.us

Образец 1 (перевод)

Кому: John Brown j.brown@freemail.com
От кого: Robert Manson r.manson@mail.com
Копия: excelindustries@freemail.com
Тема: Поздравление с повышением по службе

Дорогой Джон

Тема: Поздравление с повышением по службе

Я с удовольствием прочитал в местной газете о твоей новой должности в компании Эксел Индастрис. Поздравляю. Я уверен, что ты достигнешь всех высот и твоя дальнейшая карьера в данной компании будет успешной. Честно говоря, я не могу назвать никого более подходящего на эту должность, чем ты. Удачи тебе в новой работе и еще раз прими мои искренние поздравления.

С наилучшими пожеланиями,

Роберт Мэнсон

Начальник отдела продаж
Вестерн Электроникс
1911 N Формоза Авеню
Лос-Анджелес
К 90035
r.manson@mail.com
www.westernelectronics.co.us

Образец 2

To: John Brown j.brown@freemail.com
From: Robert Manson r.manson@mail.com
Cc: excelindustries@freemail.com
Subject: Invitation to the opening a new factory of Western Electronics

Dear Mr.Brown

Subject: Invitation to the opening a new factory of Western Electronics

Our new factory will be commencing production on April 10, 2014 and I should very much like to invite you to be present at a celebration to mark the occasion.

As you will appreciate, this is an important milestone our organization, and is the result of continued demand for our products, both at home and abroad.

There will be a luncheon at the GRAND HOTEL followed by the opening ceremony and a tour of the factory. The detailed program is attached.

Please confirm that you will be able to attend by advising me of your arrival time.

Yours sincerely,

Robert Manson
Sales Executive
Western Electronics
1911 N Formosa Avenue
Los Angeles
California 90035
r.manson@mail.com
www.westernelectronics.co.us

Образец 2 (перевод)

Кому: John Brown j.brown@freemail.com
От кого: Robert Manson r.manson@mail.com
Копия: excelindustries@freemail.com
Тема: Приглашение на открытие новой фабрики компании Вестерн Электроникс

Уважаемый господин Браун

Тема: Приглашение на открытие новой фабрики компании Вестерн Электроникс

Наша новая фабрика начнет выпуск продукции 10 апреля 2014 года, и нам бы хотелось пригласить Вас на празднование данного события.

Это важный этап в развитии нашей компании. Открытие новой фабрики является подтверждением постоянного спроса на нашу продукцию как на отечественном рынке, так и за рубежом.

После церемонии открытия и экскурсии по фабрике в Гранд Отель будет организован торжественный обед. Подробная программа изложена в прикрепленном файле.

Пожалуйста, подтвердите Ваше присутствие и сообщите нам дату Вашего приезда.

Искренне Ваш,

Роберт Мэнсон

Начальник отдела продаж
Вестерн Электроникс
1911 N Формоза Авеню
Лос-Анджелес
К 90035
r.manson@mail.com
www.westernelectronics.co.us

18.12.2013

Марина Марцуль, преподаватель английского языка учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»