Материал помещен в архив

EXCEL ПОМОЖЕТ ИЗБЕЖАТЬ ПЕРЕРАСХОДА ДЕНЕГ

Новый тренд?

Основным трендом последних лет, безусловно, было стремление к тотальной, глубоко эшелонированной автоматизации процессов в бухгалтерии и финансовом управлении. В разных организациях это стремление проявлялось в разной степени, но, как правило, профессиональные финансисты, руководители, консультанты выражали недовольство набором таблиц в Excel и призывали навести порядок в финансах с помощью толковой программы. Думаю, что огромная доля времени работы наших пользователей уходила или уходит на организацию учета, контроля и управления бухгалтерией, складом, денежными потоками и кадрами в профессиональном программном обеспечении.

Как ни удивительно, но в последнее время все чаще, когда речь заходит об автоматизации, руководители и финансовые менеджеры уже без прежнего энтузиазма думают, можно ли как-то решить этот вопрос с наименьшими затратами - например, максимально задействовать возможности Excel. Они уже знают, что:

• полноценная автоматизация - это всегда дорого;

• полноценная автоматизация - это всегда долго;

• в ходе автоматизации многие специалисты будут вырваны из рабочего процесса;

• автоматизация не гарантирует решения всех проблем, а может создать новые.

По мнению автора, Excel может сэкономить значительную долю средств организации в целом ряде случаев и ситуаций.

Потенциально таких случаев может быть много, но остановимся на трех примерах, которые успешно сработали в практике автора.

Excel поможет быстро и незатратно организовать ряд процессов управления финансами

Excel приходит на помощь, если необходимо оперативно отладить один или несколько процессов управления, у которых есть четко выделенный владелец (ответственное лицо) и которые нельзя быстро автоматизировать в системе организации, например, процесс планирования и исполнения платежного календаря или процесс формирования и контроля бюджетов.

Обратите внимание на факторы, при которых действительно стоит обратиться к Excel:

• процесс нужно поставить достаточно оперативно - полутора лет на разработку технического задания, поиск подрядчиков и отладку программного обеспечения у вас нет;

• существующая автоматизированная система не позволяет отладить этот процесс простой надстройкой. Возможно, данные вообще находятся в разных системах;

• у процесса есть четко выделенный владелец, который будет отвечать за работу с файлом Excel и проверять корректность вносимых данных.

Пример Крупная диверсифицированная группа организаций с несколькими направлениями деятельности (продажа техники, услуг и др.) сталкивается с регулярными кассовыми разрывами на счетах входящих в эту группу юридических лиц. Возникает оперативная необходимость организовать платежный календарь. Эта задача осложняется целым рядом факторов. Структура организаций (юридическая) и структура направлений деятельности (бизнес-структура) не идентичны. Из-за этого бизнес-направления существуют отдельно - работают с клиентами, планируют денежные приходы и платежи. И юридические лица (организации) тоже существуют отдельно - пассивно обслуживают бизнес-направления, принимают на свои счета денежные приходы и проводят платежи. В итоге ответственность за кассовый разрыв «размыта» - руководителям бизнес-направлений безразлично финансовое состояние отдельных организаций, а директоры и бухгалтеры организаций просто не могут его прогнозировать. Кроме того, для учета и контроля движения денежных средств в разных организациях используются разные программные средства: 1С различных версий и конфигураций, специализированные программы. Таким образом, автоматизировать платежный календарь практически невозможно, так как для этого даже нет общей платформы.

Данная задача решается следующим образом.

1. Создается шаблон - унифицированная форма плана приходов и платежей, стандартная для всех организаций и видов деятельности.

2. Создается шаблон - унифицированная форма учета факта движения денежных средств. Во всех бухгалтерских программных средствах организаций настраивается отчет о движении денежных средств, идентичный шаблону.

3. Создается файл Excel, который простой связью с другими файлами консолидирует планы и фактические отчеты и позволяет отслеживать ситуацию по всей группе в целом.

4. Назначается ответственный по работе с данным файлом - администратор платежного календаря. Этот сотрудник регулярно собирает у руководителей бизнес-направлений планы приходов и платежей, консолидирует их в общем файле, проверяет корректность данных и следит, нет ли в плане кассовых разрывов. При наличии таковых ставит вопрос о перенесении платежей и т.д.

5. Этот же сотрудник регулярно требует у бухгалтеров организаций отчеты о движении денежных средств в соответствии с шаблоном. У бухгалтеров объем работы не увеличивается, так как для них, как было указано выше, настроена выгрузка отчета. На основании фактического движения денежных средств корректируются плановые остатки, и сотрудник в файле оперативно реагирует на возникновение плановых кассовых разрывов.

Конечно, такая конструкция далека от идеала, хотелось бы иметь более устойчивый процесс в автоматизированной системе. Однако главная проблема решена - движение денежных средств в рамках достаточно сложной бизнес-структуры стало ясным и управляемым. Excel, безусловно, очень хрупкая конструкция - полуручное заполнение шаблонов может накапливать ошибки, файлы теряются и т.д. Но наличие ответственного лица, выделенного под эту задачу, снижает риски - есть кому проверять цифры, сверять остатки, есть с кого спросить за сбой в расчетах.

А организации остается только пожелать в перспективе поставить полноценную автоматизированную систему.

Excel поможет сэкономить средства на первом этапе полномасштабной автоматизации

С помощью Excel можно организовать первый этап глобальной автоматизации.

Любой, кто сталкивался с вопросами внедрения систем учета и контроля финансов, понимает, что процессы, которые автоматизируются, желательно должны быть устоявшимися, т.е. отработанными на практике заранее, задолго до автоматизации.

В ходе автоматизации никто не застрахован от ошибок - весь вопрос в их стоимости. Можно сразу браться за масштабную автоматизацию и вложить огромные средства в оплату часов программистов 1С, а затем в результате понять, что нужно было совсем другое, и заплатить еще столько же денег за переделку.

Excel позволяет сделать следующее: вначале отработать процесс, не прибегая к затратам на автоматизацию, а потом пройти этап автоматизации с минимальными потерями.

Пример Руководство крупной организации, занимающейся строительством инфраструктурных объектов, вплотную подошло к необходимости построения автоматизированной системы бюджетного управления. Мотивы ординарные: план затрат непрозрачен, расхождение плана с фактом существенное, ручное формирование планов слишком трудоемкое ввиду большого количества переменных, а также статей затрат в крупных объектах (плана материалов, конструктивов, горюче-смазочных материалов и т.д.). У такого масштабного проекта были следующие осложняющие факторы: • в процессе бюджетирования участвовало большое количество специалистов: сметчики, экономисты, инженеры, бухгалтеры нескольких строительных управлений, которые вносят свои данные в бюджеты; • многие из этих участников работали еще с советских времен, т.е. любое их обучение работе с программными средствами протекало медленно; • в связи с отсутствием опыта системного бюджетирования отсутствовали устоявшиеся правила и процедуры формирования планов. Не было также и форм отчетов, которые были бы понятны сотрудникам на всех уровнях управления, каждый пользовался тем, что удобно лично ему.

Именно в таких условиях было принято следующее решение: не браться сразу за автоматизацию бюджетирования в специализированном программном обеспечении, а построить бюджетную модель в Excel, на основании которой в течение года полностью протестировать все формы ввода данных и отчетности и пройти годовой цикл бюджетирования. Для этого были разработаны формы для заполнения сотрудниками. Отдельные файлы Excel служили для консолидации данных. Для каждого сотрудника было написано руководство по заполнению данных.

Естественно, этот год был нелегким для всех, кто участвовал в тестировании системы бюджетирования: значительную часть форм пришлось переделывать, инструкции переписывать, а процедуру корректировать. Но, когда через год организация наконец взялась за полноценную автоматизацию, она получила следующие результаты:

• техническое задание на автоматизацию было составлено достаточно быстро и в процессе автоматизации подверглось минимальным изменениям, все препятствия и опасности были заранее известны;

• не приходилось по многу раз прибегать к услугам организации-подрядчика, переделывать требуемые связи, структуры отчетов, справочников, вводно-расчетных форм и т.д. Формы и связи из Excel после всех корректировок приобрели законченный вид;

• сотрудники входили в новый этап уже опытными и были обучены, как минимум, принципам бюджетирования, в связи с чем не тормозили и не саботировали процесс.

Конечно, можно возразить, что целый год организация потеряла. Но, по мнению автора, организация точно также потеряла бы этот год в процессе автоматизации на обкатку, уточнение и корректировку форм и процедур. Только в этом случае вместе с годом были бы потеряны большие средства на неэффективные работы подрядчиков.

Excel поможет создать удобный инструмент для принятия дорогостоящих стратегических решений

В программе Excel можно сделать простую, удобную и понятную модель бизнеса, с которой могли бы эффективно работать топ-менеджеры в процессе принятия принципиальных решений. В дальнейшем результаты работы с такой укрупненной моделью могут быть детализированы, уточнены и превращены в бюджеты, планы, сметы, расчеты.

Пример Крупная издательская компания успешно завершила автоматизацию процесса бюджетирования, получив тем самым все плюсы «правильного» бюджетного управления - доходы и расходы по каждому печатному изданию формировались в автоматизированной системе, был налажен фактический учет затрат в соответствии с принятым классификатором статей и т.д. В начале года первые подробные бюджеты были разработаны по новой процедуре и представлены на совет директоров. Но здесь случилось непредвиденное: некоторые руководители усомнились в ряде цифр, другие немедленно выразили несогласие с заниженными показателями. Но в новой системе оказалось очень непросто обнаружены погрешности, потому что бюджеты представляли собой многоуровневые постатейные выкладки доходов и затрат по каждому изданию, по которым очень трудно было понять, на каком основании они составлялись. Например, никто из составителей бюджетов не мог быстро ответить на самые простые вопросы: какую долю маржи они заложили в каждом периоде, каково соотношение подписного тиража к общему тиражу, насколько выросло плановое значение себестоимости и т.д. Автоматизация показала себя с обратной стороны: с такими подробными бюджетами оказалось крайне неудобно работать высшему руководству, потому что в них, во-первых, не было видно показателей «верхнего уровня», а во-вторых, эти показатели нельзя было быстро изменить, пересмотреть, смоделировать.

Для выравнивания ситуации была создана достаточно простая финансово-экономическая модель организации в Excel, в которой можно было укрупненно планировать:

• основные показатели, на которые могли влиять ответственные сотрудники, - цена изданий, количество персонала для набора в штат, печатный тираж, средняя стоимость рекламной полосы и т.д.;

• основные показатели, на которые не могли влиять сотрудники, но которые были важны с точки зрения сценарного анализа, - изменение рынка, цены поставщиков печатных услуг и др.

Данная модель в разы повысила эффективность обсуждения финансового плана следующего года. Вместо подробного планирования статей принимались принципиальные решения о базовых показателях в сфере продаж, производства, кадров, инвестиций. Эти решения немедленно взвешивались в модели, на их основании рассчитывались целевые показатели. После того, как финансовый план в модели был утвержден, он был передан составителям бюджетов, которые должны были скорректировать свои планы в соответствии с моделью; теперь преемственность была гарантирована.

О чем говорит этот пример? С одной стороны, Excel здесь вообще ни при чем - организация просто нарушила базовые принципы встречного бюджетирования: если уж топ-менеджеры хотели влиять на содержание бюджетов, они должны были представить свое видение основных показателей заранее. С другой стороны, только с использованием Excel можно сделать гибкий и реально работающий инструмент для моделирования показателей высшим руководством. Все остальные программные средства предназначены скорее для детального («кабинетного») бюджетирования, чем для эффективной поддержки принятия решений. И опять здесь можно возразить, что для этой цели правильнее использовать современные программные средства бизнес-анализа, в ответ на это вспомним про оперативность и потенциальные затраты на такое программное средство.

Выводы

На основании приведенных примеров можно кратко описать общие условия, при которых стоит обратиться к программе Excel, чтобы эффективно решить поставленную задачу. Итак, Excel поможет вам, если:

• требуемый срок решения задачи намного меньше, чем цикл внедрения программного средства;

• цена незначительных ошибок в цифрах не так велика, т.е. требования к точности несколько снижены;

• имеется ответственное лицо, умеющее работать с программой Excel и контролирующее корректность данных;

• имеется возможность загружать в Excel контрольные данные из учетных систем без необходимости их длительного трансформирования;

• для решения задачи необходимо участие сотрудников, обучение которых новым программам грозит затягиванием сроков и саботажем;

• для задачи нужно гибкое и легко изменяемое средство, а не подробная и «жесткая» программа;

• нет бюджета на дорогостоящую автоматизацию.

01.07.2014

Андрей Черныш, консультант по управлению консультационной компании «Ключевые решения»