Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ФОРМА РАСЧЕТА СУММЫ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ

Законодательство регулирует вопросы предоставления компенсационных выплат, связанных с расходами, понесенными работником при исполнении трудовых обязанностей.

При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы (часть вторая ст.95 Трудового кодекса Республики Беларусь):

• по проезду к месту служебной командировки и обратно;

• по найму жилого помещения;

• за проживание вне места жительства (суточные);

• иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

Наниматель обязан выдать командированному работнику не позже чем за день до отъезда в служебную командировку в пределах Республики Беларусь денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных (п.7 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35).

Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда в командировку за границу (п.8 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115, далее - Инструкция № 115).

Командированный работник должен быть ознакомлен нанимателем с расчетом на выданный аванс, а также с порядком и сроками составления отчета о расходовании полученного аванса (п.10 Инструкции № 115).

Обслуживающие банки выдают юридическим лицам, подразделениям, индивидуальным предпринимателям, нотариусам, адвокатам наличные деньги на цели, предусмотренные законодательством, и осуществляют контроль за поступлением и выдачей наличных денег. Для организации контроля банк самостоятельно определяет перечень сведений (документов), представляемых в банк юридическим лицом, подразделением, индивидуальным предпринимателем, нотариусом, адвокатом (п.4 Инструкции об организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 30.03.2011 № 112). В этот перечень при определенных критериях, установленных банком, входит расчет суммы командировочных расходов. Форма расчета суммы командировочных расходов законодательством не утверждена, поэтому организации разрабатывают ее самостоятельно.

Сумма аванса, подлежащая выдаче командированному работнику на возмещение расходов, рассчитывается исходя из норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках:

• за границу - на основании постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» (далее - постановление № 7);

• в пределах Республики Беларусь - на основании постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 16.06.2016 № 48 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках».

В случае выдачи работнику аванса в наличной иностранной валюте, отличной от валюты страны командирования, сумма наличной иностранной валюты, израсходованная на территории Республики Беларусь, пересчитывается в иностранную валюту, в которой получен аванс, с применением обменного курса банка, где совершена валютно-обменная операция. Сумма наличной иностранной валюты, израсходованная за границей, пересчитывается в иностранную валюту, в которой получен аванс, с использованием обменного курса банка (организации) страны командирования, где совершена валютно-обменная операция. Если на дату составления отчета об израсходованных суммах наличной иностранной валюты отсутствует информация об использованном обменном курсе, то пересчет произведенных расходов осуществляется по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Национальным банком Республики Беларусь на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты. К отчету об израсходованных суммах иностранной валюты прилагаются чеки, подтверждающие совершение валютно-обменных операций (часть первая п.32 Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 3 июня 2018 г. следует руководствоваться частью первой п.32 Инструкции № 185 в редакции постановления Правления Национального банка Республики Беларусь от 25.05.2018 № 237.

При выплате аванса используются некоторые пределы.

1. При расчете суммы командировочных расходов, выдаваемой работнику авансом, можно не использовать ограничения при начислении расходов по найму жилого помещения - до 20 % (для коммерческих организаций и индивидуальных предпринимателей) и 5 % (для остальных организаций) от нормы расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов. Такие ограничения установлены п.16 Инструкции № 115.

2. Также необходимо помнить, что работникам, направленным в служебную командировку продолжительностью свыше 60 дней в иностранные государства, в которых отсутствуют дипломатические представительства и консульские учреждения Республики Беларусь, оплата расходов за проживание вне места постоянного жительства (суточные) начиная с 61-го дня осуществляется в размере 70 % от установленной нормы (абзац 2 п.2 постановления № 7).

3. Водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки грузов, работникам, выполняющим строительно-монтажные работы в Российской Федерации, оплата расходов за проживание вне места постоянного жительства (суточных) производится в размере не менее 40 % от установленных норм (абзац 5 п.2 постановления № 7).

При закреплении соответствующей нормы во внутреннем локальном нормативном правовом акте (положении об оплате труда, положении об оплате командировочных расходов и т. п.) организация может выплачивать водителям-международникам 40 % от общеустановленной нормы суточных. Однако это не ограничивает ее в выплате суточных и выше установленного нижнего предела, а также сверх установленной законодательством нормы, так как законодательством установлен только минимальный предел.

4. Если условиями проведения международных мероприятий предусматривается предоставление участникам страной-организатором гостиницы, оплачиваемой путем безналичного перечисления или наличными, стоимость номера которой превышает установленную норму расходов по найму жилого помещения, к отчету принимаются фактические расходы по найму жилого помещения на основе подтверждающих документов. При этом выплата аванса на расходы по найму жилого помещения лицам, выезжающим на данные международные мероприятия и оплачивающим стоимость найма жилого помещения наличной иностранной валютой, производится исходя из расходов по найму жилого помещения, предусмотренных условиями проведения международных мероприятий (п.19 Инструкции № 115).

5. Увеличение нормы расходов за проживание вне места постоянного жительства при направлении в служебные командировки за границу государственных, правительственных и парламентских делегаций Республики Беларусь установлено в постановлении Совета Министров Республики Беларусь от 07.06.2006 № 721 «О возмещении расходов при направлении в служебные командировки за границу государственных, правительственных и парламентских делегаций Республики Беларусь».

6. Особенности возмещения командировочных расходов при направлении спортивных делегаций для участия в мероприятиях, проводимых в соответствии с регламентирующими документами, принятыми международными и иными иностранными организациями, определены п.12 Положения о порядке формирования и направления спортивных делегаций Республики Беларусь за границу для участия в спортивно-массовых мероприятиях, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.09.2014 № 901.

7. Для граждан, временно направленных или командированных на работу на территорию радиоактивного загрязнения в зону эвакуации (отчуждения), повышается размер суточных, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, на 5 % (подп.1.2 п.1 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 10.07.2009 № 918 «О стоимости бесплатного трехразового горячего питания, размере денежной компенсации и суточных для граждан, работающих на территории радиоактивного загрязнения в зоне эвакуации (отчуждения), изменениях, дополнениях и признании утратившими силу отдельных постановлений Правительства Республики Беларусь»).

Порядок заполнения расчета суммы командировочных расходов рассмотрим на условных примерах.

Пример 1 Работник организации согласно приказу направлен в служебную командировку в г. Брест на 5 дней - с 2 по 6 июля 2017 г. на поезде. Работник выезжает из г. Минска 2 июля и прибывает в г. Брест 3 июля 2017 г. Выбывает из г. Бреста 7 июля и возвращается в г. Минск в этот же день - 7 июля 2017 г.

Форма расчета будет следующей:

Пример 2 Работник организации согласно приказу направлен в служебную командировку в г. Санкт-Петербург (Российская Федерация) на 5 дней - с 2 по 6 июля 2017 г. на поезде. Работник выезжает из г. Минска 2 июля и прибывает в г. Санкт-Петербург 3 июля 2017 г. Выбывает из г. Санкт-Петербурга 5 июля и возвращается в г. Минск 6 июля 2017 г. Аванс выдается в белорусских рублях.

Форма расчета будет следующей:

Пример 3 Работник организации согласно приказу направлен в служебную командировку в г. Санкт-Петербург (Российская Федерация) на 13 дней - с 29 июля по 10 августа 2017 г. поездом. Работник выезжает из г. Минска 29 июля и прибывает в г. Санкт-Петербург 30 июля 2017 г. Выбывает из г. Санкт-Петербурга 9 августа и возвращается в г. Минск 10 августа 2017 г. Принято решение выдать аванс в российских рублях (нормы командировочных расходов для Российской Федерации установлены в долларах США).

Форма расчета будет следующей:

22.11.2017

Наталья Клясова, экономист