Материал помещен в архив

ФОРМИРОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ДЕЛ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН

Согласно п.17 Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 26.05.2005 № 544 (с изменениями и дополнениями от 17.01.2007 № 60) (далее - Положение), обращения граждан после их разрешения возвращаются должностным лицам, ответственным за ведение делопроизводства по этой категории документов. Вместе с обращением, документом-ответом на него и иными материалами, связанными с его рассмотрением, передаются также заполненные экземпляры регистрационно-контрольной карточки.

Формирование и хранение дел с обращениями у исполнителей запрещается.

В дело вместе с обращением подшивается копия ответа и все относящиеся к этому вопросу документы, собранные в процессе его рассмотрения, т.е. каждое обращение составляет в деле самостоятельную группу. Документы внутри группы формируются в последовательности решения вопроса, причем документ-ответ должен быть подшит за документом-запросом.

При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы формировать в дела запрещается.

Основным показателем, влияющим на формирование дел с обращениями граждан, является их количество. Если обращений в организацию поступает небольшое количество, их формируют в одно дело. При большом количестве обращений граждан дело разбивается на тома, сформированные по первым буквам фамилий авторов обращений. Например:

«Обращения граждан и документы по их рассмотрению (акты, справки, переписка). Том 1. (А-Н)»;

«Обращения граждан и документы по их рассмотрению (акты, справки, переписка). Том 2. (О-Я)».

При этом следует учитывать, что в одном деле не должно быть более 250 листов (3-4 см).

Исполненные обращения могут формироваться в дела по тому признаку, который положен в основу справочной картотеки: алфавитному, тематическому (отраслевому), структурному, региональному (географическому) и др.

При формировании дел по тематическому и региональному признакам комплекты документов целесообразно располагать внутри дела по алфавиту фамилий заявителей.

Внутри дела обращения могут систематизироваться и в хронологической последовательности.

Появившиеся дополнительные документы по вопросам, связанным с обращением, или повторное обращение подшивается к первой группе документов.

Дело с обращениями граждан включается в соответствующий раздел номенклатуры дел под самостоятельным индексом, например: 3-10, где 3 - индекс структурного подразделения, в котором на основании распорядительного документа руководителя ведется делопроизводство по обращениям граждан; 10 - порядковый номер дела в данном структурном подразделении.

Соответствующий номер дела по номенклатуре выносится на обложку дела с обращениями.

Обращения граждан, сформированные в дело, включаются в номенклатуру дел со следующим заголовком: «Обращения граждан и документы по их рассмотрению (акты, справки, переписка) и др.».

Учетные документы по регистрации обращений - журналы, картотеки - также должны входить в номенклатуру дел. Под самостоятельным индексом в номенклатуру дел необходимо включить и книгу личного приема граждан.

Законченные дела с обращениями граждан хранятся в организациях в справочных и других целях. Ответственность за их сохранность, как и ответственность за сохранность всех документов, несут руководители организаций.

Сроки хранения дел с обращениями граждан определены Перечнем типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Белкомархива от 06.08.2001 № 38. Исходя из ст.29 данного Перечня срок хранения этой категории дел - 5 лет «ЭПК». Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) означает, что в необходимых случаях постоянно действующей комиссией организации может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении соответствующих обращений.

Срок хранения книги личного приема граждан нормативными правовыми актами Республики Беларусь не установлен. Согласно ст.102 Перечня типовых документов, образующихся в деятельности министерств, госкомитетов и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденного начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г. (утратил силу с 2007 г.), этот срок определялся в 3 года.

Отобранные на постоянное хранение дела с обращениями граждан подлежат полному оформлению: листы дела нумеруются, оформляется лист - заверитель дела, на обложку дела выносятся даты начала и окончания дел, количество листов, срок хранения. Если в процессе отбора обращения сформированы по алфавитному или тематическому принципу, может составляться также внутренняя опись документов дела.

Например, обложка дела с обращениями граждан, сформированными для постоянного хранения, может иметь следующий вид:

Оформление дел с обращениями граждан входит в функции лица, ответственного за ведение делопроизводства по обращениям граждан.

Дела с обращениями граждан включаются в опись дел постоянного хранения организации. В соответствии с п.19 Положения дела с обращениями передаются в архив организации через год после завершения по ним делопроизводства.

Если для определения сроков хранения дел с обращениями граждан не применяется отметка «ЭПК», дела передаются в архив организации на основании номенклатуры дел. Дела, сформированные для постоянного хранения, передаются в архив по описям, составляемым в установленном порядке.

По истечении установленных сроков хранения обращения граждан и материалы, связанные с их рассмотрением, подлежат уничтожению. Согласно п.19 Положения порядок уничтожения определяется республиканским органом управления по архивам и делопроизводству. Данный порядок заключается в следующем: дела уничтожаются по актам; уничтожение документов и дел, включенных в акт о выделении к уничтожению, производится за те годы, за которые в организации подготовлены описи на дела постоянного хранения и по личному составу, утвержденные (согласованные) в установленном порядке.

В случае ликвидации (реорганизации) организации дела постоянного хранения передаются в соответствующий государственный архив по описям. Документы, срок хранения которых составляет до 10 лет включительно (к ним относятся книга замечаний и предложений, книга личного приема граждан, дела по обращениям граждан, сроки хранения которых не истекли), передаются в архив организации-правопреемника или в территориальный (районный или городской) архив местного исполнительного и распорядительного органа по номенклатуре дел.

30.05.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

От редакции: В постановление Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38 «Об утверждении Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и Положения о порядке его применения» на основании постановлений Минюста РБ от 12.01.2009 № 5 (с 19 февраля 2009 г.), от 28.07.2009 № 59 (с 20 августа 2009 г.), от 19.03.2010 № 21 (с 7 мая 2010 г.), от 01.11.2010 № 86 (с 13 ноября 2010 г.) и от 24.10.2011 № 234 (с 22 января 2012 г.) внесены дополнения и изменения.

С 22 января 2012 г. постановление Совета Министров РБ от 26.05.2005 № 544 «Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан» на основании постановления Совета Министров РБ от 30.12.2011 № 1786 утратило силу.