Материал помещен в архив

ФОРМИРОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ДЕЛ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН

Делопроизводство по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях, у индивидуального предпринимателя ведется централизованно (п.4 Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2011 № 1786, далее - Положение).

Обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением, после их разрешения возвращаются должностным лицам, ведущим делопроизводство по этой категории документов, для централизованного формирования дел. Вместе с обращением, документом-ответом на него и иными материалами, связанными с его рассмотрением, передаются также заполненные экземпляры регистрационно-контрольной карточки (п.27 Положения).

Формирование дел

Формирование и хранение дел с обращениями у исполнителей нормативными правовыми актами не допускается.

В дело вместе с обращением подшивается копия ответа и все относящиеся к этому вопросу документы, собранные в процессе его рассмотрения, то есть каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. Документы внутри группы формируются в последовательности решения вопроса, причем документ-ответ должен быть подшит за документом-запросом.

При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность).

Обратите внимание! Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы, связанные с их рассмотрением, формировать в дела запрещается.

Дело с обращениями граждан включается в соответствующий раздел номенклатуры дел под самостоятельным индексом. Например, 3-10, где 3 - индекс структурного подразделения, в котором на основании распорядительного документа руководителя ведется делопроизводство по обращениям граждан; 10 - порядковый номер дела в данном структурном подразделении.

Соответствующий номер дела по номенклатуре выносится на обложку дела с обращениями.

Обращения граждан, сформированные в дело, включаются в номенклатуру дел со следующим заголовком: «Обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением».

Пунктом 28 Положения установлено, что письменные обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением, при централизованной системе делопроизводства могут формироваться в одно дело вместе с обращениями юридических лиц и документами, связанными с их рассмотрением. Если в организации будет установлен соответствующий порядок формирования дел с обращениями граждан и юридических лиц, то данная особенность должна быть отражена в заголовке дела.

Пример «Обращения граждан и юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением».

Основным показателем, влияющим на формирование дел с обращениями граждан, является их количество. Если обращений в организацию поступает небольшое количество, их формируют в один том дела. При большом количестве обращений граждан дело разбивается на тома, сформированные по первым буквам фамилий авторов обращений.

Пример «Дело № 3-5. Том № 1   Обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением. А-Н»;   «Дело № 3-5. Том № 2   Обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением. О-Я».

При этом следует учитывать, что в одном деле не должно быть более 300 листов (3-4 см).

Исполненные обращения могут формироваться в дела по тому признаку, который положен в основу справочной картотеки:

• алфавитному;

• тематическому (отраслевому);

• структурному;

• региональному (географическому) и др.

При формировании дел по тематическому и региональному признакам комплекты документов целесообразно располагать внутри дела по алфавиту фамилий заявителей.

Внутри дела обращения могут систематизироваться и в хронологической последовательности.

Появившиеся дополнительные документы по вопросам, связанным с рассмотрением обращения, или повторное обращение подшиваются к первой группе документов, составляя в деле одну группу.

Учетные документы по регистрации обращений - журналы, картотеки - также должны входить в номенклатуру дел. Под самостоятельным индексом в номенклатуру дел необходимо включить и книгу личного приема граждан.

Хранение дел

Законченные дела с обращениями граждан хранятся в организациях в справочных и других целях. Ответственность за их сохранность, как и ответственность за сохранность всех документов, несут руководители организаций.

Сроки хранения дел с обращениями граждан определены Положением и Перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень). Исходя из п.31 Положения и п.76 Перечня срок хранения этой категории дел - 5 лет «ЭПК» (для государственных организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, а также для негосударственных организаций и индивидуальных предпринимателей) или 5 лет (для государственных организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов). В случае неоднократного обращения пятилетний срок хранения исчисляется с даты последнего обращения.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.85 Перечня в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) означает, что в необходимых случаях постоянно действующей экспертной комиссией организации может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении соответствующих обращений. В частности, постоянный срок хранения должен устанавливаться для предложений по улучшению деятельности организаций, индивидуальных предпринимателей, совершенствованию правового регулирования отношений в государственной и общественной жизни, решению вопросов экономической, политической, социальной и других сфер деятельности государства и общества.

Срок хранения книги учета личного приема граждан установлен п.85 Перечня и составляет во всех организациях 5 лет.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.94 Перечня в ред. постановления № 115. Комментарий см. здесь.

Отобранные на постоянное хранение дела с обращениями граждан подлежат полному оформлению: листы дела нумеруются, оформляется лист - заверитель дела, на обложку дела выносятся даты начала и окончания дел, количество листов, срок хранения. Если в процессе отбора обращения сформированы по алфавитному или тематическому принципу, может составляться также внутренняя опись документов дела.

Образец обложки дела с обращениями граждан, сформированными для постоянного хранения

Оформление дел с обращениями граждан входит в функции лица, ответственного за ведение делопроизводства по обращениям граждан.

В соответствии с п.33 Положения дела с обращениями граждан и документами, связанными с их рассмотрением, постоянного хранения передаются в архив организации через год после завершения по ним делопроизводства. Дела с такими обращениями граждан включаются в опись дел постоянного хранения организации.

По истечении установленных сроков хранения обращения граждан и материалы, связанные с их рассмотрением, подлежат уничтожению. Согласно п.35 Положения порядок уничтожения определяется республиканским органом управления в сфере архивного дела и делопроизводства. Данный порядок заключается в следующем: дела уничтожаются по актам; уничтожение документов и дел, включенных в акт о выделении к уничтожению, производится за те годы, за которые в организации подготовлены описи на дела постоянного хранения и по личному составу, утвержденные (согласованные) в установленном порядке.

Хранение дел при ликвидации организации

Порядок хранения дел с обращениями граждан и документами, связанными с их рассмотрением, в случае ликвидации организации установлен ст.19 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь».

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ст.19 Закона № 323-З в ред. Закона от 18.04.2022 № 163-З. Комментарии см. здесь.

В случае ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, дела постоянного хранения передаются в соответствующий государственный архив по описям дел, а документы, срок хранения которых составляет до 10 лет включительно, сроки хранения которых не истекли, - в территориальный (городской или районный) архив местного исполнительного и распорядительного органа или в архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника), как правило, по номенклатурам дел.

В случае ликвидации иной организации дела с обращениями граждан и документами, связанными с их рассмотрением, передаются в территориальный (городской или районный) архив местного исполнительного и распорядительного органа или в архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника)). При этом дела постоянного хранения передаются в архив по описям дел, а документы, срок хранения которых составляет до 10 лет включительно, сроки хранения которых не истекли, - как правило, по номенклатурам дел.

28.02.2017

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела