Данное пособие поможет специалистам службы документационного обеспечения управления, ответственным за ведение делопроизводства в организации, работникам архивов организаций всех форм собственности безошибочно сформировать старые дела и начать оформлять новые.

После изучения материала проверьте свои знания - пройдите тест.

Удачной работы!

Формирование дел

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дел (часть первая п.42 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, далее - Правила).

Ответственные работники и контроль за формированием дел

Документы группируются в дела работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.

В бесструктурных организациях дела формируются лицами, выполняющими функции службы ДОУ в организации, и работниками, ответственными за документационное обеспечение отдельных управленческих функций и направлений деятельности организации.

Контроль за формированием дел осуществляют:

1) служба ДОУ;

2) архив организации.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела.

Документы группируются в дела согласно отметкам об исполнении документов «В дело №». При этом проверяются правильность оформления документов, наличие подписей, дат, отметок об исполнении и других необходимых реквизитов документов.

Правила формирования дел

При формировании дел следует учитывать, что:

• в дела группируются документы одного делопроизводственного года (например, 2016 год), за исключением переходящих, личных и судебных дел;

• в отдельные дела группируются:

- документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения;

- приказы и распоряжения по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам;

• допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных с решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие дела расформировываются, а документы группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения;

• в дело включается только один экземпляр каждого документа. Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры;

• приложения формируются в дела вместе с документами, к которым они относятся.

При значительном объеме приложений они группируются в отдельные дела;

• объем дела не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением предыдущего;

• документы в деле систематизируются по следующим принципам или их совокупности:

- вопросно-логическому;

- хронологическому;

- алфавитному;

- нумерационному и др. (пп.44-46 Правил).

Группировка документов в дела и их систематизация

Виды документов	Способ группировки и систематизации
Распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и др.)	Группируются по видам, систематизируются по хронологии в порядке возрастания номеров. Обратите внимание! В деле с приказами не должно быть докладных записок или других документов, послуживших основанием для приказов. Вместе с приказом формируются в дело документы, которые являются приложением к нему или которые утверждаются данным приказом (например, положение об учетной политике организации, тарифы, нормы и т. д.)
	Приказы, распоряжения по личному составу формируются в отдельные дела в зависимости от сроков их хранения
	Срок хранения 75 лет	Срок хранения 3 года
	Документы: - о приеме (назначении на должность), переводе, перемещении, увольнении (освобождении от должности); - награждении, поощрении, премировании; - продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма; - установлении надбавок, доплат, временном заместительстве; - присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов; - повышении тарифных окладов; - длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу; - предоставлении социальных отпусков; - изменении фамилии, собственного имени, отчества работников (подп.21.3 п.21 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, далее - Перечень)	Документы: - о предоставлении трудовых отпусков и отзыве из трудового отпуска; - наложении дисциплинарных взысканий; - назначении дежурных; - служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу; - оказании материальной помощи; - направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку) (подп.21.4 п.21 Перечня). От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. следует руководствоваться подп.21.3 и 21.4 п.21 Перечня в редакции постановления Минюста от 17.10.2019 № 194
	Обратите внимание! При значительном объеме распорядительных документов определенной разновидности (о внесении изменений в штатное расписание, о командировании, о предоставлении отпуска и др.) допускается их группировка в отдельные дела
Организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатные расписания и др.)	Составляются в отдельные дела независимо от способа их утверждения
Протоколы	Систематизируются по хронологии в порядке возрастания номеров, группируются отдельно по видам (например, протоколы заседаний аттестационной комиссии, протоколы заседаний экспертной комиссии и др.)
Планы, отчеты, сметы, титульные списки	Группируются отдельно от прилагаемых к ним расчетов. Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Пример План на 2017 год, составленный в 2016 году, или отчет за 2017 год, составленный в 2018 году, должны быть отнесены к 2017 году. Планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия, отчеты о выполнении таких планов - по последнему году действия плана. Пример Бизнес-план на 2016-2018 годы будет храниться в деле 2016 года
Дела с перепиской	Группируются в логической последовательности: первым помещается запрос, за ним - документ-ответ
Документы личного дела	Формируются в дела согласно главе 2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2
Обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц	Составляются в самостоятельные дела, систематизируются в хронологическом или алфавитном порядке
Лицевые счета	Формируются в самостоятельные дела в пределах года, систематизируются по алфавиту фамилий
Секретные документы	Группируются отдельно от остальных документов организации

Оформление дел

Дела оформляются работниками структурных подразделений, в которых они формируются или были сформированы. В бесструктурных организациях дела оформляют работники, ответственные за документационное обеспечение отдельных управленческих функций и направлений деятельности организации.

Оформление дел осуществляется под контролем и при методической помощи службы ДОУ и архива организации (п.70 Правил).

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Признак	Частичное оформление	Полное оформление
Дела оформляются	При их заведении в делопроизводстве	После их завершения делопроизводством: 1) постоянного хранения; 2) временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу
Порядок оформления	Реквизиты обложки дела оформляются в соответствии с номенклатурой дел	1. Подшивка или переплет дела. 2. Нумерация листов в деле. 3. Составление внутренней описи документов дела (в случаях, определенных п.78 Правил). 4. Составление листа-заверителя дела. 5. Оформление и уточнение реквизитов обложки дела. 6. Систематизация документов дела. От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. в п.78 Правил внесены изменения постановлением Минюста от 22.11.2019 № 214. Изменения не повлияли на суть материала
Обложка дела	Реквизиты: - наименование вышестоящей организации; - наименование организации; - наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации в соответствии с номенклатурой дел; - индекс дела по номенклатуре дел; - заголовок дела; - год, в котором заводится дело; - срок хранения дела	По окончании делопроизводственного года реквизиты обложки дела уточняются: - при изменении наименования вышестоящей организации, организации или структурного подразделения, при передаче дела в другую организацию или структурное подразделение в период формирования дела на обложке указывается новое наименование (сверху), а прежнее заключается в скобки; - в заголовках дел с распорядительными документами, протоколами, состоящих из нескольких томов, указываются их номера; - на обложке дела проставляется дата дела (крайние даты документов, включенных в дело); - если в дело включены документы за более ранний период, чем год формирования дела, то под датой дела делается отметка «Имеются документы за … год(ы)»; - из листа-заверителя на обложку дела выносится количество листов в деле; - при внесении дела в сводную опись на обложке дела проставляется архивный шифр (номер фонда, описи и дела по описи)
Дела постоянного / временного (до 10 лет включительно) хранения	Дела временного (до 10 лет включительно) хранения: документы дел хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация документов в деле не проводится, внутренние описи и заверительные надписи не составляются	Дела подшиваются не менее чем в четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Документы, оформленные на листах бумаги формата А4 в альбомной ориентации, подшиваются (переплетаются) за левое поле и складываются. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из документов удаляются. Дела постоянного хранения, состоящие из документов, имеющих особенности художественного оформления, материальной основы документа, содержащих в оформлении материальные ценности, или состоящие из неформатных документов (чертежи, рукописи и т. п.), хранятся в папках с тремя клапанами и завязками или в картонных футлярах (коробках)

Нумерация листов в деле

Листы в деле нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу лицевой стороны, не задевая текста документов. Листы внутренней описи документов дела (тома, части) нумеруются отдельно; к их нумерации предъявляются те же требования, что и к нумерации листов дела. Лист-заверитель дела не нумеруется.

Для нумерации листов используется черный графитный карандаш. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается. Порядок нумерации листов, необходимый для соблюдения, определен в п.77 Правил.

Обложка дела

Обложки дел оформляются по форме согласно приложению 12 к Правилам. Реквизиты обложки оформляются с использованием свето- и водостойких чернил, туши или шариковой ручки. Допускается оформление реквизитов обложки с помощью технических средств на отдельном листе с последующей наклейкой его на обложку дела (п.81 Правил).

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 28 января 2020 г. в п.81 Правил внесены изменения постановлением № 214. Изменения не повлияли на суть материала.

Внутренняя опись

К делам, учет которых вызывается спецификой документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела, дела, сформированные по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела), составляется внутренняя опись документов дела по форме согласно приложению 10 к Правилам (п.78 Правил).

Во внутренней описи указываются порядковые номера документов в деле, даты, индексы, названия и (или) заголовки документов, номера листов дела, на которых расположен каждый документ.

В конце внутренней описи делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в дело листов документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты составления и помещается в начале дела. Если дело подшито (переплетено) без внутренней описи, составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне обложки дела.

Порядок составления внутренней описи установлен п.79 Правил.

Заверительная надпись

Для учета количества листов в деле, фиксации особенностей их нумерации и физического состояния составляется заверительная надпись на отдельном листе-заверителе дела согласно приложению 11 к Правилам и помещается в конце дела (тома, части).

Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито (переплетено) без листа-заверителя, составленный по установленной форме лист-заверитель подклеивается за верхнюю часть к внутренней стороне обложки дела.

В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи (при ее наличии), наличие литерных и пропущенных номеров листов, номера листов с наклеенными фотографиями и документами (за исключением личных дел), номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов. Количество листов внутренней описи указывается после общего количества листов в деле через знак «+» (плюс).

Заверительная надпись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

При перенумерации листов в конце дела составляется новая заверительная надпись (новый лист-заверитель дела). Старая заверительная надпись зачеркивается одной наклонной чертой, но сохраняется в деле (п.80 Правил).

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 28 января 2020 г. в ч.1 п.80 Правил внесено изменение постановлением № 214. Изменение не повлияло на суть материала.

Следует отметить, что при формировании и оформлении дел в делопроизводстве, как и в других сферах деятельности организации, возможны ошибки. Выявленные ошибки подлежат исправлению.

15.01.2018

Татьяна Пупкевич, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»

Исключительное право на данный авторский материал принадлежит ООО «Профессиональные правовые системы»