Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ С ПРИКАЗАМИ ПО АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННЫМ ВОПРОСАМ

В основе функционирования любой организации лежит документирование всех процессов управления и производства. Документируются не только управленческие решения, принимаемые в результате реализации функций организации, но и решения, принимаемые для обеспечения осуществления возложенных на организацию функций. Как правило, такие решения закрепляются в приказах по административно-хозяйственным вопросам.

Справочно Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией (п.93 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству)).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения задач, стоящих перед организацией (ч.1 п.93 Инструкции по делопроизводству с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113). Комментарии см. здесь.

Принципы формирования дел с приказами по административно-хозяйственным вопросам

Состав документов, относящихся к группе приказов по административно-хозяйственным вопросам, законодательными актами Республики Беларусь не установлен. Обычно к данной категории относят приказы:

• о выдаче служебных удостоверений, пропусков;

• о допуске в служебные помещения;

• о дежурстве работников;

• о приобретении хозяйственного имущества;

• о подготовке зданий (помещений) и оборудования к эксплуатации в осенне-зимний период;

• об организации охраны и противопожарном состоянии зданий;

• об организации и ведении гражданской обороны;

• об эксплуатации различных видов транспортных средств;

• об установке, эксплуатации и ремонте средств внутренней связи и др.

Приказ по административно-хозяйственным вопросам оформляется на общем бланке согласно Инструкции по делопроизводству и СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденному постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83.

Пример приказа по административно-хозяйственным вопросам

Об отнесении сотрудника к группе
абонентов корпоративной
мобильной сети

В соответствии с пунктом 7 приказа от 23.11.2016 № 29

ПРИКАЗЫВАЮ:

БОГДАНОВИЧА Николая Михайловича, заместителя директора по финансово-экономическим вопросам (абонентский номер +37529 608 59 44), отнести к группе абонентов № 1.

Справочно Подробно см. «Приказы по административно-хозяйственным вопросам: особенности оформления».

Приказы по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно от других видов приказов и группируются в отдельные дела (п.172 Инструкции по делопроизводству).

Под формированием дел понимают группировку документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Оформление дел с приказами по административно-хозяйственным вопросам проводится работниками структурных подразделений, в которых они формируются. В бесструктурных организациях дела оформляет работник, ответственный за ведение приказов по административно-хозяйственным вопросам.

В дела с данными приказами группируются указанные документы одного делопроизводственного года, который совпадает с календарным (1 января - 31 декабря). Приложения формируются в дела вместе с приказами по административно-хозяйственным вопросам, к которым они относятся.

Объем дела не должен превышать 300 листов (толщина дела 40 мм). При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома, при этом документы каждого тома являются продолжением предыдущего (п.45 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.5 (пп.21-41) Правил № 143 исключена постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118.

Дела с приказами по административно-хозяйственным вопросам нельзя разделять на части. Документы в деле систематизируются по нумерационному принципу, то есть в порядке возрастания номеров.

Заведение дела с приказами по административно-хозяйственным вопросам предусматривает оформление реквизитов его обложки.

На обложке дела указываются:

• наименование вышестоящей организации;

• наименование организации;

• наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации в соответствии с номенклатурой дел;

• индекс дела по номенклатуре дел;

• заголовок дела согласно номенклатуре дел;

• год, в котором заводится дело;

• срок хранения дела.

Пример обложки дела с приказами по административно-хозяйственным вопросам при его заведении в делопроизводстве

Открытое акционерное общество «Инвест»

(ОАО «Инвест»)

Юридический отдел

Дело № 11-05

Приказы директора общества по административно-хозяйственным вопросам

Срок хранения

Приказы по административно-хозяйственным вопросам хранятся 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет (подп.21.2 п.21 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться подп.21.2 п.21 Перечня № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Пояснение «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства» означает, что срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом проведения проверки.

Дела со сроком хранения 3 года относятся к категории документов временного (до 10 лет) хранения, поэтому после завершения делопроизводством они остаются частично оформленными: документы хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация документов в деле не проводится, внутренние описи и заверительные надписи не составляются. Передаче в архив организации указанные приказы не подлежат.

08.08.2018

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела