Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ С ПРИКАЗАМИ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Средством информационного обеспечения и фиксации принимаемых управленческих решений в процессе осуществления деятельности любой организации является их документирование. Для документирования наиболее важных и значимых управленческих решений издаются приказы по основной деятельности.

Понятие, виды приказов

Справочно Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией (п.93 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

Приказы, издаваемые в организациях, подразделяются на 3 вида:

1) по основной деятельности;

2) по личному составу;

3) по административно-хозяйственным вопросам (п.98 Инструкции по делопроизводству).

Состав приказов, относящихся к группе приказов по основной деятельности или по административно-хозяйственным вопросам, законодательными актами Республики Беларусь не установлен.

Вопросы, по которым издаются приказы по основной деятельности, в значительной степени определяются задачами и функциями деятельности организации, ее правами и обязанностями и другими особенностями.

К приказам по основной деятельности обычно относят приказы:

• об утверждении (изменении) локальных нормативных правовых актов организации (инструкций, правил, положений и т.д.);

• об утверждении (изменении) структуры и штатной численности, штатного расписания;

• о создании коллегиальных и совещательных органов, постоянных или временных комиссий;

• о проведении аттестации работников;

• о планировании деятельности;

• о контроле за деятельностью (отчетности);

• об установлении режима работы и внесении изменений в него;

• о финансировании деятельности;

• об информационном и документационном обеспечении;

• о проведении внешнего аудита;

• о проведении переоценки основных средств и др.

Принципы формирования дел с приказами по основной деятельности

Приказы по основной деятельности регистрируются отдельно от других видов приказов и группируются в отдельное дело.

Справочно Под формированием дел понимают группировку документов в дела в соответствии с номенклатурой дел (п.168 Инструкции по делопроизводству).   От редакции «Бизнес-Инфо» Со 2 января 2015 г. под формирование дел понимают группировку исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дел (часть первая п.168 Инструкции по делопроизводству, в редакции постановления Минюста РБ от 10.12.2014 № 240).

В дела с приказами по основной деятельности группируются указанные документы одного делопроизводственного года. Делопроизводственный год совпадает с календарным годом. Приложения формируются в дела вместе с приказами по основной деятельности, к которым они относятся.

Перед помещением приказа в дело необходимо проверить правильность его оформления, наличие подписей, дат, отметок об исполнении и других необходимых реквизитов документов. В дело помещается только один экземпляр приказа по основной деятельности.

Объем дела не должен превышать 300 листов и толщину более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома, при этом документы каждого тома являются продолжением предыдущего (п.45 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143; далее - Правила работы архивов).

Документы в деле систематизируются по нумерационному принципу, т.е. в порядке возрастания номеров.

Обложка дела

Заведение дела с приказами по основной деятельности предусматривает оформление реквизитов обложки дела. На обложке дела указываются:

• наименование вышестоящей организации;

• наименование организации;

• наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации в соответствии с номенклатурой дел;

• индекс дела по номенклатуре дел;

• заголовок дела в соответствии с номенклатурой дел;

• год, в котором заводится дело;

• срок хранения дела.

Пример оформления обложки дела с приказами по основной деятельности при его заведении в делопроизводстве

Частное унитарное предприятие «Техносервис»

(ЧУП «Техносервис»)

Юридический отдел

Дело № 11-04

Приказы директора предприятия по основной деятельности

Дела с приказами по основной деятельности с постоянным сроком хранения подлежат полному оформлению и передаче в архив организации.

Полное оформление дела предусматривает:

• систематизацию документов дела (первым помещается документ с наименьшим регистрационным номером);

• удаление металлических предметов (скоб, скрепок и др.);

• нумерацию листов в деле (в правом верхнем углу черным графитным карандашом);

• составление внутренней описи документов дела (в случае необходимости);

• составление листа-заверителя дела;

• оформление и уточнение реквизитов обложки дела;

• подшивку или переплет дела.

Внутренняя опись

документов дела № 11-02. Том № 1

Лист-заверитель дела

В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи (при ее наличии), наличие литерных и пропущенных номеров листов. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела.

По окончании делопроизводственного года реквизиты обложек дел, подлежащих полному оформлению, уточняются. В заголовках дел, состоящих из нескольких томов, указываются их номера.

Пример Дело № 2-15. Том № 1

Добавляются дата окончания ведения дела и количество листов, содержащееся в листе-заверителе дела.

Пример обложки дела с приказами по основной деятельности, подготовленного к передаче в архив организации

Частное унитарное предприятие «Техносервис»

(ЧУП «Техносервис»)

Юридический отдел

Дело № 11-04. Том № 1

Приказы № 01-188 директора предприятия по основной деятельности

Передача дел в архив организации осуществляется по описям дел структурных подразделений. Опись дел структурного подразделения, в котором велись приказы по основной деятельности, должна быть составлена и оформлена не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представлена в архив организации в течение следующего делопроизводственного года.

Пример Опись дел структурного подразделения организации с приказами по основной деятельности за 2013 г. должна быть составлена не позднее 31 декабря 2014 г., передана в архив в течение 2015 г.

Графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления, согласовывается руководителем службы документационного обеспечения управления организации и утверждается руководителем структурного подразделения.

На обложках дел, внесенных в опись структурного подразделения, мягким черным графитным карандашом проставляются временные шифры дел в соответствии с описью дел структурного подразделения.

Опись № 11/2012

дел постоянного хранения
за 2012 год

Заведующий канцелярией

Подпись        Ю.Н.Животкевич

22.10.2013

Передал              8 (восемь)                дел.

                  (цифрами и прописью)

Принял              8 (восемь)                дел.

                 (цифрами и прописью)

Срок хранения

Приказы по основной деятельности хранятся:

• постоянно - в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей;

• 10 лет - в государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов (подп.21.1 п.21 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140).

Дела со сроком хранения 10 лет после завершения делопроизводством остаются частично оформленными: документы хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация документов в деле не проводится, внутренние описи и заверительные надписи не составляются (п.74 Правил работы архивов).

04.09.2014

Екатерина Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела