ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ С ПРИКАЗАМИ РУКОВОДИТЕЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

В деятельности любой кадровой службы образуются распорядительные документы по личному составу. Такими распорядительными документами в зависимости от установленного в организации принципа управления могут быть приказы или распоряжения.

Виды распорядительных документов

Справочно Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией (п.93 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству). Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа управления) для решения оперативных вопросов основной деятельности (п.94 Инструкции по делопроизводству).

Распорядительные документы могут быть трех видов:

• по основной деятельности;

• по личному составу;

• по административно-хозяйственным вопросам.

Личный состав

Справочно Документы по личному составу - это документы, создаваемые при приеме на работу, переводе (перемещении), увольнении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, присвоенных квалификации, разряде, звании, иные документы, которые могут быть использованы для подтверждения периода работы и (или) учебы, занимаемой должности (профессии), а также в иных целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан (абзац 10 части первой ст.2 Закона РБ от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»).

Трудовой кодекс РБ (далее - ТК) предписывает оформление трудовых отношений приказом (распоряжением) нанимателя. Так, в соответствии со ст.25 ТК после заключения в установленном порядке трудового договора прием на работу оформляется приказом (распоряжением) нанимателя. К обязанностям нанимателя относится оформление изменений условий и прекращения трудового договора с работником приказом (распоряжением) (п.15 части первой ст.55 ТК). Статья 93 ТК устанавливает, что направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя (при необходимости с выдачей командировочного удостоверения). Приказом (распоряжением) также оформляется привлечение к работе в выходной день (ст.145 ТК), предоставление отпусков (ст.152), дисциплинарное взыскание (ст.199 ТК).

Принципы формирования дел с приказами по личному составу

Нормативные правовые акты в сфере делопроизводства содержат требования к документированию и организации работы с документами по личному составу.

Под формированием дел понимают группировку документов в дела в соответствии с номенклатурой дел (п.168 Инструкции по делопроизводству). В дела с приказами (распоряжениями) по личному составу группируются указанные документы одного делопроизводственного года. Делопроизводственный год совпадает с календарным годом. Приложения формируются в дела вместе с приказами (распоряжениями) по личному составу, к которым они относятся.

От редакции «Бизнес-Инфо» Со 2 января 2015 г. под формирование дел понимают группировку исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дел (часть первая п.168 Инструкции по делопроизводству, в редакции постановления Минюста РБ от 10.12.2014 № 240).

Приказы (распоряжения) по личному составу группируются в отдельные дела в зависимости от сроков их хранения, которые закреплены в перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленном постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень):

• о приеме (назначении на должность), переводе, перемещении, увольнении (освобождении от должности), награждении, поощрении, премировании, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, временном заместительстве, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, повышении тарифных окладов, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, предоставлении социальных отпусков, изменении фамилии, собственного имени, отчества работников - 75 лет;

• о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах РБ и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку) - 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2018 г. в подп.21.4 п.21 Перечня внесено дополнение постановлением Минюста РБ от 06.03.2018 № 56: если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась, то срок хранения - 10 лет.

В номенклатуру дел организации можно включать два таких дела с обобщенным заголовком «по личному составу» с указанием в скобках двух-трех разновидностей приказов, включаемых в каждое дело, например: «Приказы директора по личному составу (о приеме, переводе, увольнении и др.)», срок хранения которых 75 лет, и «Приказы директора по личному составу (о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из отпуска, наложении дисциплинарных взысканий и др.)», срок хранения которых 3 года (подп.2.8.2 п.2 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденных приказом Директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 29.11.2013 № 55).

Приказы (распоряжения) по личному составу определенных разновидностей при их значительном количестве могут формироваться в отдельные дела. Например, в организации могут формироваться отдельные дела с приказами (распоряжениями) о премировании, приказами (распоряжениями) о поощрении и награждении, приказами (распоряжениями) об оказании материальной помощи и др. В этом случае заголовки всех этих дел включаются в номенклатуру дел организации отдельно. При этом в заголовках дел с приказами (распоряжениями) по личному составу их обобщенное наименование («по личному составу») не указывается, а приводится полный перечень разновидностей приказов (распоряжений), включенных в каждое отдельное дело номенклатуры дел организации, например: «Приказы директора о поощрении и награждении», «Распоряжения директора о премировании» и др.

Приказы (распоряжения) по личному составу во многих случаях издаются на основе заявлений, докладных записок, представлений и др. Для таких документов, послуживших основанием для издания приказов, иных распорядительных документов по личному составу и не вошедших в состав личных дел (заявления, представления, докладные записки, уведомления и др.), Перечнем также установлен срок хранения 3 года.

Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения группируются в отдельные дела (п.170 Инструкции по делопроизводству).

Можно предложить три варианта формирования дел с указанными документами:

1. Формировать в отдельные дела приказы (распоряжения) по личному составу и документы, послужившие основанием для их издания.

2. В течение делопроизводственного года формировать в одно дело приказы (распоряжения) и документы, послужившие основанием для их издания, затем при подготовке дел к передаче в архив организации проводить переформирование дел, вынимая документы с трехлетним сроком хранения, так как допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие дела расформировываются, а документы группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.

3. Формировать в одно дело приказы (распоряжения) по личному составу и документы, послужившие основанием для их издания, в одном деле и передавать на хранение в архив организации, тем самым продлевая срок хранения документов с трехлетним сроком хранения до 75-летнего.

Обратите внимание! Организация имеет право увеличивать срок хранения документов по решению центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации, решению индивидуального предпринимателя (примечание 9 к Перечню). Однако решение об увеличении сроков хранения, принимаемое организацией, являющейся источником комплектования государственного архива, согласовывается с соответствующим государственным архивом или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета.

Оформление дел с приказами по личному составу

Объем дела не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома. Документы в деле систематизируются по нумерационному принципу, т.е. в порядке возрастания номеров.

Дела со сроком хранения 3 года после завершения делопроизводством остаются частично оформленными: документы хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация документов в деле не проводится, внутренние описи и заверительные надписи не составляются.

Дела с приказами (распоряжениями) по личному составу, срок хранения которых составляет 75 лет, подлежат полному оформлению и передаче в архив организации.

Полное оформление дела предусматривает:

• подшивку или переплет дела;

• нумерацию листов в деле (в правом верхнем углу черным графитным карандашом);

• составление внутренней описи документов дела (в случае необходимости);

• составление листа-заверителя дела;

• оформление и уточнение реквизитов обложки дела;

• систематизацию документов дела (первым помещается документ с наименьшим регистрационным номером) и удаление металлических предметов (скоб, скрепок и др.) (п.183 Инструкции по делопроизводству).

Нумерация листов в деле

Внутренняя опись дела нумеруется отдельно от документов. Не допускается использовать чернила и цветные карандаши для нумерации листов. Лист-заверитель не нумеруется. Каждый новый том нумеруется с листа № 1, нельзя продолжать нумерацию предыдущего тома.

Пример Первый том с приказами по личному составу закончился на 124-м листе, следующий том начинают не с № 125, а с № 1.

Обратите внимание! Если при нумерации листов дела произошла ошибка, например пропущен лист или несколько листов, тогда пропущенному листу присваивают литерный номер: 19а, 57а, 108а, 108б. Если пропущен номер, например, пронумерованы листы 1, 2, 3, 4, 5, 7 и т.д., то это отражается в дальнейшем в листе-заверителе, т.е. указывается, что пропущен номер 6. Заново дело нумеруется тогда, когда при нумерации допущено много ошибок. При этом старый номер зачеркивается одной наклонной чертой, рядом ставится новый номер листа.

Внутренняя опись дел

Во внутренней описи дел с распорядительными документами по личному составу в качестве заголовка указываются предписываемые действия (прием, перевод, увольнение и др.) с указанием фамилий, имен, отчеств конкретных работников (часть вторая п.186 Инструкции по делопроизводству).

Справочно Форма внутренней описи документов дела - приложение 10 к Правилам работы архивов, утвержденным постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143.

Пример Внутренняя опись документов дела № 08-03   № п/п Дата документа Индекс документа Название и (или) заголовок документа Номера листов дела Примечание 1 2 3 4 5 6 1 29.01.2014 01-к Прием Спивак Алены Владимировны 1   2 29.01.2014 02-к Прием Боровик Светланы Леонидовны 2   3 29.01.2014 03-к Увольнение Луговик Ирины Викторовны 3   …             Итого  _______________________________________________________________ документов.                                                          (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи _______________________________________________                                                               (цифрами и прописью)       Инспектор по кадрам Подпись О.В.Свиридова Дата

Если в одном распорядительном документе по личному составу содержится несколько действий, каждое из них отражается во внутренней описи под самостоятельным порядковым номером.

Пример Внутренняя опись документов дела № 08-03   № п/п Дата документа Индекс документа Название и (или) заголовок документа Номера листов дела Примечание 1 2 3 4 5 6 1 29.01.2014 01 Прием Спивак Алены Владимировны 1   2 29.01.2014 01 Прием Боровик Светланы Леонидовны 1   3 29.01.2014 01 Увольнение Луговик Ирины Викторовны 3   …             Итого  _______________________________________________________________ документов.                                                          (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи _______________________________________________                                                               (цифрами и прописью)       Инспектор по кадрам Подпись О.В.Свиридова Дата

Лист-заверитель дела

В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи (при ее наличии), наличие литерных и пропущенных номеров листов. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела.

Справочно Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела по форме согласно приложению 14 к Инструкции по делопроизводству и помещается в конце дела (тома, части).   Пример листа-заверителя дела см. здесь.

Обложка дела

Заведение дела с приказами по личному составу предусматривает оформление реквизитов обложки дела. На обложке дела указываются:

• наименование вышестоящей организации;

• наименование организации;

• наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации в соответствии с номенклатурой дел;

• индекс дела по номенклатуре дел;

• заголовок дела в соответствии с номенклатурой дел;

• год, в котором заводится дело;

• срок хранения дела.

Справочно Обложки дел оформляются по форме согласно приложению 15 к Инструкции по делопроизводству.

По окончании делопроизводственного года реквизиты обложек дел, подлежащих полному оформлению, уточняются. В заголовках дел, состоящих из нескольких томов, указываются их номера.

Пример Дело № 16-03. Том № 1

Добавляются также дата окончания ведения дела и количество листов, содержащееся в листе-заверителе дела.

25.07.2014

Екатерина Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела