Материал помещен в архив

ВОПРОС: Формы внутренней описи и дополнения к личному листку по учету кадров в Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция), отличаются от действовавших ранее.

Следует ли работникам кадровых служб заменить в имеющихся личных делах внутреннюю опись и дополнение к личному листку?

ОТВЕТ: Не следует, однако возможно включение в состав личного дела экземпляра дополнения к личному листку по учету кадров.

Требования к организации работы с личными делами регламентированы Инструкцией, которая не содержит каких-либо норм, определяющих необходимость замены учетных форм личного дела - внутренней описи документов личного дела и дополнения к личному листку по учету кадров.

Внутренняя опись документов личного дела и дополнение к личному листку по учету кадров включаются в личное дело на этапе его формирования (п.6 Инструкции).

В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности (часть третья п.8 Инструкции).

В связи с этим замена внутренней описи и личного листка в сформированном личном деле работника, даже если формы этих документов не соответствуют приведенным в Инструкции, является неправомерной. В то же время для отражения в личном деле работника изменений в его учетных данных возможно включение в состав личного дела экземпляра дополнения к личному листку по учету кадров.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 июня 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29.

23.01.2019

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела