Фрагмент номенклатуры дел отдела организационно-кадровой работы городского исполнительного комитета (пример) 09.03.2016 автор Дернович Е.

Номенклатура от 09.03.2016
Автор: Дернович Е.

Фрагмент номенклатуры дел отдела организационно-кадровой работы городского исполнительного комитета (пример)

Искать как словосочетание

Искать в документе Искать в содержании

0/0

Материал помещен в архив

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОТДЕЛА ОРГАНИЗАЦИОННО-КАДРОВОЙ РАБОТЫ ГОРОДСКОГО ИСПОЛНИТЕЛЬНОГО КОМИТЕТА <…>
Индекс дела (тома, части)	Название раздела, заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и № пунктов по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
…
	8. Отдел организационно-кадровой работы
8-1	Государственные программы по работе с кадрами		До минования надобности п.141.2
8-2	Распоряжения председателя городского исполнительного комитета о приеме (назначении на должность), переводе, перемещении, увольнении (освобождении от должности), награждении, поощрении, премировании, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), установлении надбавок, временном заместительстве, присвоении квалификационных категорий, повышении тарифных окладов, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, предоставлении социальных отпусков, изменении фамилии, собственного имени, отчества работников		75 лет п.21.3
8-3	Распоряжения председателя городского исполнительного комитета о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации		3 года п.21.4	После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Распоряжения, используемые при определении размеров социальных пособий (пенсий, выплат в рамках государственных систем социального страхования и социального обеспечения и др.), хранятся 75 лет
8-4	Решения городского исполнительного комитета по вопросам организационно-кадровой работы и документы к ним. Копии		До минования надобности п.8.1	Подлинники в деле № 1-10
8-5	Структура и штатная численность работников городского исполнительного комитета. Копии		3 года п.26.1	Подлинники в деле № 12-4
8-6	Регламент городского исполнительного комитета по работе с кадрами		Постоянно п.28.1
8-7	Положение об отделе организационно-кадровой работы. Копия		3 года п.27	При условии замены новым. Подлинник в деле № 1-13
8-8	Должностные инструкции работникам городского исполнительного комитета		50 лет п.30	После замены новыми
8-9	Правила внутреннего трудового распорядка		1 год п.470	После замены новыми
8-10	Протоколы заседаний экзаменационных комиссий о проведении квалификационных экзаменов для лиц, впервые поступающих на государственную службу		15 лет ЭПК* п.631
8-11	Протоколы заседаний аттестационных комиссий, комиссий по присвоению классов		15 лет ЭПК п.669
8-12	Протоколы заседаний квалификационных комиссий, комиссий по присвоению классов		15 лет ЭПК п.669
8-13	Протоколы заседаний комиссий по установлению (исчислению) стажа работы (службы) и документы к ним		15 лет п.653
8-14	Протоколы заседаний конкурсных комиссий по формированию резерва руководящих кадров и документы к ним		15 лет ЭПК п.626
8-15	План работы отдела организационно-кадровой работы и отчет о его выполнении		3 года пп.152, 159
8-16	Статистические отчеты о численности, составе и профессиональном обучении кадров, о численности и распределении государственных служащих по полу, возрасту, образованию и стажу государственной службы и др.		Постоянно п.160.2
8-17	Итоговые сводки, сведения, ведомости о проведении аттестации, установлении квалификации		5 лет п.674
8-18	Личные дела работников городского исполнительного комитета		75 лет ЭПК п.638.3	После увольнения
8-19	Декларации о доходах и имуществе, представляемые государственными служащими городского исполнительного комитета и иными лицами, обязанными осуществлять декларирование доходов и имущества, и документы к ним		75 лет ЭПК п.638.3	После увольнения. Хранятся в городских исполнительных комитетах
8-20	Личные карточки работников городского исполнительного комитета		75 лет п.639	После увольнения
8-21	Трудовые книжки		До востребования п.646	Невостребованные - не менее 50 лет
8-22	Трудовые договоры, контракты		3 года п.641	После окончания срока действия трудовых договоров, контрактов
8-23	Контракты с государственными служащими городского исполнительного комитета		75 лет п.641	После окончания срока действия контрактов
8-24	Заявления о выдаче во временное пользование трудовых книжек		1 год п.651
8-25	Заявления о несогласии с решениями экзаменационной комиссии по проведению квалификационных экзаменов для лиц, впервые поступающих на государственную службу, и документы об их рассмотрении (справки, заключения, переписка и др.)		3 года п.633
8-26	Документы к протоколам заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, комиссий по присвоению классов (протоколы счетных комиссий, бюллетени тайного голосования)		5 лет п.670
8-27	Документы о проведении аттестации и установлении квалификации, присвоении классов, не вошедшие в состав личных дел (характеристики, аттестационные листы, справки и др.)		3 года п.671
8-28	Документы о приеме квалификационных экзаменов у лиц, впервые поступающих на государственную службу, не вошедшие в состав личных дел (заявления, анкеты и др.)		3 года п.632
8-29	Документы о профессиональной подготовке, переподготовке, повышении квалификации и стажировке работников городского исполнительного комитета		Постоянно п.939
8-30	Документы о работе организаций города с молодыми специалистами (докладные записки, информации, справки и др.)		Постоянно п.621
8-31	Документы о представлении к награждению государственными наградами Республики Беларусь (представления, наградные листы (анкеты), справки, заключения, протоколы, переписка и др.)		75 лет ЭПК п.676.2
8-32	Документы о представлении к награждению, награждении нагрудными знаками городского исполнительного комитета (представления, характеристики, справки и др.)		Постоянно п.681.1
8-33	Документы о представлении к награждению, награждении почетными грамотами городского исполнительного комитета, ценными подарками, занесении в книги почета, на доски почета (представления, характеристики, справки и др.)		Постоянно п.681.1
8-34	Документы о ходе выполнения государственных программ по работе с кадрами (доклады, отчеты, обзоры, переписка и др.)		5 лет ЭПК п.143
8-35	Документы о подготовке и проведении проверок организационно-кадровой работы городского исполнительного комитета (уведомления, перечни вопросов, контрольные списки вопросов (чек-листы), предписания на проведение проверок, заявления и др.)		5 лет п.45	При условии проведения следующей проверки, мониторинга
8-36	Документы о результатах проведения проверок городского исполнительного комитета (требования (предписания) об устранении нарушений, акты (справки), жалобы, объяснительные записки, переписка и др.)		5 лет ЭПК п.46	При условии проведения следующей проверки
8-37	Документы о потребности в кадрах, распределении кадров, сокращении численности или штата работников (заявки, сведения, переписка и др.)		5 лет ЭПК п.622
8-38	Документы о кандидатах на государственные должности, включенные в кадровые реестры (характеристика, анкеты, заключения, переписка и др.)		75 лет ЭПК п.624
8-39	Документы, послужившие основанием для назначения пособий, выплачиваемых из средств государственного социального страхования (заявления, справки, копии свидетельств о рождении ребенка и др.)		5 лет п.600
8-40	Документы индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц (сведения о приеме и увольнении, индивидуальные сведения, индивидуальные сведения на профессиональное пенсионное страхование и сопроводительные документы ним)		5 лет п.604.2
8-41	Документы лиц, состоящих в резерве руководящих кадров, перспективном кадровом резерве, не вошедшие в состав личных дел (характеристики, анкеты и др.)		3 года п.627
8-42	Документы, послужившие основанием для издания распоряжений председателя городского исполнительного комитета по личному составу и не вошедшие в состав личных дел работников (заявления, докладные записки, уведомления и др.)		3 года п.644
8-43	Документы о выдаче, утрате (хищении), повреждении служебных удостоверений, пропусков (докладные записки, объяснительные записки, акты, переписка и др.)		1 год п.1060
8-44	Кадровые реестры		Постоянно п.623
8-45	Списки работников, уходящих на пенсию по возрасту, за работу с особыми условиями труда и в связи с занятостью отдельными видами профессиональной деятельности		50 лет п.616
8-46	Списки лиц, состоящих в резерве руководящих кадров		15 лет ЭПК п.630
8-47	Списки лиц, состоящих в перспективном кадровом резерве		15 лет п.631
8-48	Списки руководящих работников государственных организаций и субъектов хозяйствования района		1 год	После замены новыми. Протокол заседания ЭК** от _________ № ___
8-49	График трудовых отпусков		1 год п.666
8-50	Перечни должностей, для замещения которых создается резерв руководящих кадров		До замены новыми п.625
8-51	Служебные удостоверения		1 год п.1059	После сдачи удостоверений
8-52	Переписка с государственными органами, иными организациями по вопросам организационно-кадровой работы		5 лет ЭПК	Протокол заседания ЭК от _________ № ___
8-53	Переписка с сельскими, поселковыми исполнительными комитетами по вопросам организационно-кадровой работы		5 лет ЭПК	Протокол заседания ЭК от _________ № ___
8-54	Переписка о назначении пенсий		5 лет п.613
8-55	Переписка о профессиональной подготовке, переподготовке, повышении квалификации и стажировке работников		5 лет ЭПК п.940
8-56	Переписка о проведении аттестации, установлении квалификации		5 лет п.675
8-57	Приходно-расходные книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним		3 года п.649	После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства
8-58	Книга регистрации расписок в получении трудовых книжек		5 лет п.647
8-59	Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним		50 лет п.648
8-60	Журнал регистрации распоряжений председателя городского исполнительного комитета о приеме (назначении на должность), переводе, перемещении, увольнении (освобождении от должности), награждении, поощрении, премировании, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), установлении надбавок, временном заместительстве, присвоении квалификационных категорий, повышении тарифных окладов, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, предоставлении социальных отпусков, изменении фамилии, собственного имени, отчества работников		75 лет п.102.3
8-61	Журнал регистрации распоряжений председателя городского исполнительного комитета о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку)		3 года п.102.4
8-62	Журнал (книга) учета личных дел, личных карточек		75 лет п.640
8-63	Журнал регистрации командировочных удостоверений		3 года п.665
8-64	Журнал регистрации трудовых договоров, контрактов		3 года п.642
8-65	Журнал регистрации трудовых контрактов с государственными служащими		75 лет п.642
8-66	Журнал учета деклараций о доходах и имуществе, представляемых государственными служащими городского исполнительного комитета и иными лицами, обязанными осуществлять декларирование доходов и имущества		10 лет п.635
8-67	Выписка из номенклатуры дел городского исполнительного комитета		3 года п.94

<…>

__________________

* Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), указанная в перечне в отношении сроков хранения конкретных видов документов, означает, что срок их хранения после проведения экспертизы ценности может продлеваться, такие документы могут иметь историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность и подлежать передаче на постоянное хранение в государственные архивы.

** Экспертная комиссия.

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

09.03.2016

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела