ВОПРОС

Где должны храниться договоры о полной индивидуальной материальной ответственности работников, на которых не ведутся личные дела (например, кладовщик)?

Каков срок хранения указанных договоров?

Как правильно вести учет договоров о материальной ответственности?

ОТВЕТ

Можно хранить в отдельном деле. Срок хранения - 3 года. Для учета вести журнал регистрации договоров о полной индивидуальной материальной ответственности.

Письменные договоры о полной материальной ответственности могут быть заключены нанимателем с работниками, достигшими 18 лет, занимающими должности служащих или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей (часть первая ст.405 Трудового кодекса Республики Беларусь).

Примерный перечень должностей служащих и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми нанимателем могут заключаться письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, утвержден постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26.05.2000 № 764.

В перечне есть должности работников, на которых не ведутся личные дела.

Срок хранения договоров о материальной ответственности - 3 года после увольнения материально ответственного лица, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет после увольнения материально ответственного лица (п.213 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.232 Перечня № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Срок хранения не зависит от формы собственности организации и того, является ли она источником комплектования государственного архива.

Несмотря на то что форма примерного договора о полной индивидуальной материальной ответственности не предусматривает проставления на нем регистрационного индекса, в целях учета договоры целесообразно регистрировать в отдельном журнале регистрации договоров о полной индивидуальной материальной ответственности.

Форма журнала регистрации может быть следующей:

Регистрационным индексом будет порядковый номер по журналу регистрации договоров.

Договоры о полной индивидуальной материальной ответственности можно формировать в отдельное дело и систематизировать по возрастанию номеров или алфавиту фамилий работников, с которыми они заключены.

13.10.2020

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела