Материал помещен в архив

ВОПРОС

Где должны регистрироваться ответы на обращения граждан в книгу замечаний и предложений? Можно ли регистрировать в общем журнале для регистрации исходящей документации?

ОТВЕТ

Ответы на обращения граждан, внесенные в книгу замечаний и предложений, регистрируются отдельно от общего делопроизводства по книге замечаний и предложений или в журнале регистрации ответов на письменные обращения граждан, внесенные в книгу замечаний и предложений.

Ответ на обращение, внесенное в книгу замечаний и предложений, обязательно должен иметь дату и регистрационный индекс.

Делопроизводство по обращениям заявителей осуществляется уполномоченными должностными лицами отдельно от других видов делопроизводства (часть первая п.4 Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2011 № 1786).

Так как делопроизводство по обращениям ведется отдельно от общего делопроизводства, ответ не может быть зарегистрирован в журнале регистрации исходящей корреспонденции.

Есть два варианта регистрации:

1) ответы на обращения, внесенные в книгу замечаний и предложений, при их регистрации могут иметь индекс, состоящий из порядкового номера записи, первой буквы фамилии гражданина.

Так, первая буква фамилии гражданина проставляется после порядкового номера записи в книге замечаний и предложений в целях установления различия в индексах письменных обращений граждан, внесенных в книгу замечаний и предложений, от обращений граждан, поданных другим путем.

Пример «3-5/1-А», где 3-5 - индекс дела по номенклатуре дел с заголовком «Документы о результатах рассмотрения замечаний и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений (копии ответов, справки, информации, переписка и др.)», 1 - порядковый номер записи в книге замечаний и предложений, А - первая буква фамилии гражданина;

2) ответы на письменные обращения граждан, внесенные в книгу замечаний и предложений, могут регистрироваться и в отдельном журнале.

С учетом того что записей в книге немного, целесообразно применять вариант 1.

22.07.2020

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела