Материал помещен в архив

ВОПРОС: Где проставляется отметка «В дело» после рассмотрения обращений граждан: на самом обращении или на ответе заявителю?

ОТВЕТ: Пунктом 24 Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 30.12.2011 № 1786 (далее - Положение), установлено, что на каждом обращении после окончательного разрешения поставленных в нем вопросов проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело. В случае отзыва заявителем своего обращения отметка об исполнении и направлении его в дело проставляется на его заявлении об отзыве своего обращения, поданного в письменной или электронной форме.

Таким образом, отметка об исполнении обращения гражданина и направлении его в дело оформляется на самом обращении.

Отметка об исполнении обращения и направлении его в дело оформляется в соответствии с требованиями п.65 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4. Она проставляется на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов «В дело», номера дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, даты и индекса документа, свидетельствующего об исполнении, собственноручной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения-исполнителя и даты направления документа в дело.

Пример В дело 1-17 Заявителю направлен ответ 20.08.2012 № 1-17/543 Собственноручная подпись исполнителя 20.08.2012

Таким образом, в случае если обращение гражданина поступило в организацию или к индивидуальному предпринимателю в виде письменного заявления, жалобы или предложения, то отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на самом обращении.

В то же время частью третьей п.24 Положения предусмотрено, что в случае если обращение гражданина поступило в организацию в виде предложения или замечания, внесенного в книгу замечаний и предложений, то отметка об исполнении и направлении в дело проставляется на копии ответа заявителю.

03.09.2012 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела