Материал помещен в архив

ВОПРОС: Где проставляется отметка «В дело» после рассмотрения обращений граждан: на самом обращении или на ответе заявителю?

ОТВЕТ: На самом обращении, кроме обращения, внесенного в книгу замечаний и предложений.

На каждом обращении после окончательного разрешения поставленных в нем вопросов проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело. В случае отзыва заявителем своего обращения отметка об исполнении и направлении его в дело проставляется на его заявлении об отзыве своего обращения, поданного в письменной или электронной форме (п.24 Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2011 № 1786; далее - Положение).

Таким образом, отметка об исполнении обращения гражданина и направлении его в дело оформляется на самом обращении.

Отметка об исполнении обращения и направлении его в дело оформляется в соответствии с требованиями п.65 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4. Такая отметка проставляется на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов «В дело», номера дела по номенклатуре дел, в которой будет храниться документ, даты и индекса документа, свидетельствующего об исполнении, собственноручной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения-исполнителя и даты направления документа в дело.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 7 сентября 2017 г. в части третьей п.65 Инструкции № 4 слова «номера» и «индекса» заменены словами «индекса» и «регистрационного индекса» постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 18.08.2017 № 167.

Пример В дело 1-17 Заявителю направлен ответ 11.05.2015 № 1-17/543 Собственноручная подпись исполнителя 11.05.2015

Таким образом, в случае если обращение гражданина поступило в организацию или к индивидуальному предпринимателю в виде письменного заявления, жалобы или предложения, то отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на самом обращении.

В случае если обращение гражданина поступило в организацию в виде предложения или замечания, внесенного в книгу замечаний и предложений, то отметка об исполнении и направлении в дело проставляется на копии ответа заявителю (часть третья п.24 Положения).

Справочно Для более детального изучения см. подборку «Работа с обращениями граждан и юридических лиц».

19.05.2016

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела