Материал помещен в архив

ВОПРОС

Где проставляется отметка «В дело» после рассмотрения обращений граждан: на самом обращении или на ответе заявителю?

ОТВЕТ

На самом обращении.

На каждом обращении после окончательного разрешения поставленных в нем вопросов проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело (часть первая п.24 Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2011 № 1786).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 января 2023 г. следует руководствоваться п.24 Положения № 1786 в ред. постановления Совмина от 19.12.2022 № 877. Комментарий см. здесь.

Требования к оформлению реквизита «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» закреплены в п.65 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству), и п.7.29 СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело связана с контрольной функцией службы документационного обеспечения управления за исполнением документов и формированием дел. Она является свидетельством завершения работы над документом (часть вторая п.65 Инструкции по делопроизводству), то есть она проставляется только на исполненных обращениях и свидетельствует о завершении движения документа в организации.

Свидетельством завершения работы над обращением, фиксируемым в отметке об исполнении, является подготовленный исполнителем и подписанный руководителем или иным уполномоченным лицом ответ (уведомление). Если создание документа не требуется, то в отметке об исполнении отражаются иные сведения, подтверждающие, что данное обращение рассмотрено (подп.148.7 п.148 Инструкции по делопроизводству).

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело располагается на нижнем поле первого листа обращения слева (от нулевого положения) и состоит из:

• слов «В дело»;

• индекса дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ;

• даты и регистрационного индекса документа, свидетельствующего об исполнении;

• собственноручной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения - исполнителя;

• даты направления документа в дело.

Дата оформляется цифровым способом. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляется двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами (часть пятая п.46 Инструкции по делопроизводству).

Пример В дело 10-11 Подготовлен ответ 18.09.2020 № 10-11/256 Подпись 18.09.2020

Целесообразно возложить обязанность проставления такой отметки на должностное лицо, помещающее документ в дело (лицо, ответственное за формирование дела), или на исполнителя документа.

После оформления отметки об исполнении документа и направлении его в дело обращение подшивается в дело.

Отметка об исполнении не оформляется на электронном обращении.

Так, в документах в электронном виде информация, содержащаяся в отметке об исполнении документа и направлении его в дело, не вносится в их формуляр, а отражается в регистрационных формах на бумажном или электронном носителе и при необходимости прикрепляется в виде отдельных файлов к документу в электронном виде (п.229 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. ч.1 п.229 Инструкции по делопроизводству дополнена словами «(общую часть электронного документа)» постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113.

Если электронное обращение подписано электронной цифровой подписью, то отметка об исполнении документа и направлении его в дело вносится в регистрационно-контрольную карточку средствами автоматизированной системы документационного обеспечения управления с участием лица, завершившего исполнение электронного обращения. При этом устанавливается связка ответного документа с обращением (п.51 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19).

В случае отзыва заявителем своего обращения отметка об исполнении и направлении его в дело проставляется на его заявлении об отзыве своего обращения, поданного в письменной или электронной форме (часть вторая п.24 Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2011 № 1786).

21.09.2020

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела