Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ГОДОВАЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ АКТИВОВ И ОБЯЗАТЕЛЬСТВ В БЮДЖЕТНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ: ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ, ОТРАЖЕНИЕ ДАННЫХ В УЧЕТЕ

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности бюджетные организации обязаны проводить инвентаризацию активов и обязательств.

Данное условие закреплено в абзаце 3 п.2 ст.13 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее - Закон № 57-З) и пп.4 и 7 Инструкции по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.11.2007 № 180 (далее - Инструкция № 180).

Нормативно-правовое регулирование при инвентаризации

Основными нормативными правовыми актами, регламентирующими порядок, условия проведения и оформления результатов инвентаризации в бюджетных организациях, являются:

• Закон № 57-З;

• Инструкция № 180;

• Инструкция о порядке организации бухгалтерского учета бюджетными организациями и централизованными бухгалтериями, обслуживающими бюджетные организации, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 08.02.2005 № 15;

• Инструкция о порядке использования, учета и хранения драгоценных металлов и драгоценных камней, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 15.03.2004 № 34 (далее - Инструкция № 34);

• Инструкция по учету и сохранности библиотечных фондов в Республике Беларусь, утвержденная приказом Министерства культуры Республики Беларусь от 28.08.1998 № 300 (далее - Инструкция № 300).

Справочно Независимо от стоимости к основным средствам относится библиотечный фонд (п.5 Инструкции по бухгалтерскому учету основных средств в бюджетных организациях, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 31.10.2012 № 60; далее - Инструкция № 60). Но для библиотечных фондов главой 10 Инструкция № 300 установлен отличный от основных средств порядок проведения инвентаризации. Перед составлением годовой отчетности проведение инвентаризации не обязательно (п.110 Инструкции № 300).

Организационные моменты при назначении инвентаризационной комиссии

Перед проведением годовой инвентаризации в бюджетной организации должен быть издан приказ руководителя, в котором надлежит утвердить порядок, сроки проведения и состав инвентаризационной комиссии.

В крупных организациях для проведения инвентаризаций создаются постоянно действующая центральная инвентаризационная комиссия и рабочие инвентаризационные комиссии.

В состав постоянной действующей инвентаризационной комиссии рекомендуется включать опытных специалистов в зависимости от специфики проводимой инвентаризации, имеющих необходимые знания и навыки, бухгалтеров, экономистов, юристов и др. (части первая, третья и шестая п.12 Инструкции № 180).

Материально ответственные лица не включаются в состав инвентаризационной комиссии для проверки находящихся у них в подотчете товарно-материальных ценностей, денежных средств. Однако инвентаризация должна производиться в их присутствии (п.13 и часть первая п.20 Инструкции № 180).

Инвентаризационные комиссии обеспечивают полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках активов и обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации (п.15 Инструкции № 180).

Члены инвентаризационных комиссий несут ответственность за (п.16 Инструкции № 180):

1) своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя бюджетной организации;

2) правильность указания в описи отличительных признаков активов (тип, сорт, марка, размер, порядковый номер по прейскуранту, артикул и т. д.), по которым определяются их цены.

До начала инвентаризации инвентаризационная комиссия от каждого материально ответственного лица должна взять расписку в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы по учету ценностей сданы в бухгалтерию и все ценности, поступившие на их ответственное хранение, оприходованы, а выбывшие списаны в расход (часть третья п.21 Инструкции № 180).

Ключевые моменты инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации определяет руководитель бюджетной организации.

До начала проверки фактического наличия активов приходные и расходные документы или отчеты о движении активов и обязательств, денежных средств, бланков строгой отчетности должны быть сданы в бухгалтерию (бухгалтеру) (часть первая п.21 Инструкции № 180).

Фактическое наличие активов при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера (часть первая п.22 Инструкции № 180).

Сведения о фактическом наличии активов и учтенных обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, которые составляются не менее чем в двух экземплярах (часть первая п.23 Инструкции № 180).

Данные об основных средствах вносят в описи по наименованиям в соответствии с основным назначением объекта. Если назначение объекта изменилось (модернизация, реконструкция, переоборудование), в инвентаризационную опись вносится его новое назначение (часть первая п.38 Инструкции № 180).

При инвентаризации нематериальных активов проверяется наличие документов, подтверждающих права бюджетной организации на их использование, правильность отнесения объектов к нематериальным активам, исходя из критериев, установленных законодательством, а также правильность и своевременность принятия активов к бухгалтерскому учету (часть первая п.37 Инструкции № 180).

При инвентаризации запасов и затрат проводится проверка фактического наличия оборотных активов путем их пересчета, перевешивания или перемеривания. Данные об остатках оборотных активов вносятся после проверки их фактического наличия.

В случаях, когда перевешивание оборотных активов может привести к их порче, перевешивание может не производиться, а остатки берутся по бухгалтерским данным (части вторая и третья п.48 Инструкции № 180).

В кассе проводится подсчет фактического наличия денежных средств в бюджетной организации на момент инвентаризации и сверки с данными книги кассира, кассового суммирующего аппарата (часть первая п.58 Инструкции № 180).

Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг, бланков строгой отчетности проводится по видам, с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения, за которое отвечает материально ответственное лицо (часть первая п.59 Инструкции № 180).

При инвентаризации расходов будущих периодов документально устанавливается сумма, подлежащая отражению в бухгалтерском учете на соответствующих счетах, своевременность и полнота отнесения фактических расходов на издержки производства и обращения в течение документально обоснованного срока, правильность списания затрат за счет созданных резервов (п.61 Инструкции № 180).

При инвентаризации обязательств проверяется правильность расчетов и наличие документов, подтверждающих основание для начисления и списания соответствующих сумм, обоснованность сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета расчетов (дебиторская, кредиторская и депонентская задолженность), по которым истекли сроки исковой давности (часть вторая п.62 Инструкции № 180).

На забалансовых счетах бюджетной организации сверяется фактическое наличие материальных ценностей (основных средств, принятых (сданных) на ответственное хранение, арендованных). Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах: один экземпляр остается в бюджетной организации, второй экземпляр передается организации, чьи материальные ценности находятся в бюджетной организации и учитываются на забалансовом счете (пп.24 и 36 Инструкции № 180).

Инвентаризация драгоценных металлов и драгоценных камней проводится перед составлением годовой статистической отчетности во всех местах их хранения и непосредственно в производстве с полной зачисткой помещений и оборудования (часть первая п.90 Инструкции № 34).

Наличие драгоценных металлов и драгоценных камней, находящихся в составе оборудования, при невозможности в момент инвентаризации проверки их в натуре устанавливается по паспортам или другим учетным документам, а их отсутствие - по нормативно-справочной документации (перечням, справочникам) или комиссионно.

Сведения о драгоценных металлах и драгоценных камнях и изделиях, их содержащих, а также ломе и отходах, переданных в другие организации на переработку или находящиеся в пути, но числящиеся на учете бюджетной организации, проверяются по учетным документам, и результаты проверки оформляются отдельной описью.

Наличие драгоценных металлов в сплавах, солях, кислотах, растворах, находящихся во время инвентаризации в опломбированной специальной таре, предохраняющей их от порчи, устанавливается и вносится в инвентаризационную опись на основании учетной, технической документации, документов поставщиков или данных входного контроля (пп.101-103 Инструкции № 34).

Формирование инвентаризационных описей и актов инвентаризации

Большинство бюджетных организаций формируют в бухгалтерии следующие инвентаризационные описи и акты:

В случае выявления отклонений по результатам инвентаризации составляются сличительные ведомости по активам:

• инвентаризационная опись (сличительная ведомость) (форма 401) - Инструкция № 180, приложение 5;

• сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств (форма 15-инв) - Инструкция № 180, приложение 20;

• сличительная ведомость результатов инвентаризации оборотных активов (форма 16-инв) - Инструкция № 180, приложение 21.

В сличительных ведомостях отражаются расхождения между данными бухгалтерского учета и фактическими данными, отраженными в инвентаризационных описях. По каждому случаю выявленных отклонений комиссия берет объяснения от материально ответственных лиц.

Стоимость недостающих и излишне выявленных активов и обязательств в сличительной ведомости указывается в соответствии с законодательством.

Для оформления результатов инвентаризации применяются единые регистры, в которых объединены показатели (результаты) инвентаризационных описей и сличительных ведомостей (п.70 Инструкции № 180).

На активы, числящиеся в бухгалтерском учете за балансом (полученные в пользование, арендованные, принятые на ответственное хранение, в переработку, на комиссию и др.), составляются отдельные сличительные ведомости (часть первая п.71 Инструкции № 180).

Напомним, что бюджетные организации результаты инвентаризации зачисляют на уменьшение (увеличение) финансирования из республиканского и (или) местных бюджетов, внебюджетных источников в зависимости от того, за счет каких источников приобретались активы, недостача (излишек) которых обнаружена при инвентаризации (п.75 Инструкции № 180).

При недостатке содержащейся в утвержденных формах информации бюджетная организация может принимать к учету самостоятельно разработанные и утвержденные в соответствии с законодательством формы (часть третья п.23 Инструкции № 180).

Порядок отражения в бухгалтерском учете и отчетности выявленных при инвентаризации расхождений между фактическим наличием активов и обязательств бюджетной организации и данными бухгалтерского учета устанавливается Министерством финансов Республики Беларусь.

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете

Результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете на основании нормативных документов:

• Инструкции № 180;

• Инструкции № 60;

• Инструкции по бухгалтерскому учету нематериальных активов в бюджетных организациях, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.04.2012 № 25;

• Инструкции по бухгалтерскому учету отдельных предметов в составе оборотных средств бюджетными организациями, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 01.04.2004 № 63;

• Инструкции № 34;

• Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 № 196;

• Инструкции о порядке использования бланков строгой отчетности, выпускаемых Министерством юстиции Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.12.2010 № 110.

Приведем некоторые примеры корреспонденций счетов бухгалтерских операций по результатам проведенной инвентаризации:

18.12.2015

Ольга Козарез, главный бухгалтер бюджетной организации