Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Годовое общее собрание участников хозяйственного общества: порядок созыва и проведения

СРОК И ЦЕЛИ ПРОВЕДЕНИЯ ГОДОВОГО ОБЩЕГО СОБРАНИЯ

Общее собрание участников хозяйственного общества (ОС) - высший орган управления хозяйственного общества.

Срок проведения годового общего собрания указывается в уставе хозяйственного общества, но не может быть позднее 31 марта года, следующего за отчетным.

Если в уставе срок не указан, его проводят не позднее 31 марта года, следующего за отчетным.

В хозяйственном обществе, состоящем из одного участника, общее собрание не проводится, вместо него оформляется письменное решение единственного участника хозяйственного общества (часть восьмая ст.36, часть десятая ст.45 Закона Республики Беларусь от 09.12.1992 № 2020-XII «О хозяйственных обществах» (далее - Закон № 2020-XII)). Такое решение также должно быть принято не позднее 31 марта года, следующего за отчетным. В решении должны быть разрешены все вопросы, предусмотренные законодательством в отношении годового общего собрания.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 апреля 2021 г. в Закон № 2020-XII внесены изменения Законом от 05.01.2021 № 95-З. Комментарий см. здесь.

Хозяйственное общество, состоящее из двух и более участников, обязано проводить годовое общее собрание.

Обязательным является проведение очередного годового общего собрания (части вторая - четвертая ст.36 Закона № 2020-XII).

Цель проведения годового общего собрания - предоставить участникам хозяйственного общества информацию о результатах деятельности общества за истекший финансовый год, на основе которой общее собрание может, а в случаях, предусмотренных Законом № 2020-XII, - должно принять решения, стратегически важные для деятельности хозяйственного общества. Таким образом, проведение годового общего собрания предоставляет возможность участникам хозяйственного общества «подвести итоги года» хозяйственной деятельности организации.

Обратите внимание! При подготовке и проведении годового общего собрания очень важно соблюдать требования законодательства и локальных правовых актов хозяйственного общества (часть шестая ст.36 Закона № 2020-XII): нарушение их требований может повлечь возможность признания недействительным решения годового общего собрания в судебном порядке. Вместе с тем для признания решения общего собрания недействительным, помимо нарушений порядка его подготовки и созыва, необходимо одновременное наличие факта нарушения прав и (или) законных интересов участников хозяйственного общества (части седьмая, девятая ст.45 Закона № 2020-XII).

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

1. Гражданский кодекс Республики Беларусь.

2. Закон № 2020-XII.

3. Постановление Пленума Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь от 31.10.2011 № 20 «О некоторых вопросах рассмотрения дел с участием коммерческих организаций и их учредителей (участников)».

4. Свод правил корпоративного поведения, рекомендованный приказом Министерства финансов Республики Беларусь от 18.08.2007 № 293 (далее - Свод).

5. Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией по делопроизводству с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

6. Устав хозяйственного общества, локальные правовые акты хозяйственного общества, утвержденные ранее общим собранием и (или) решениями этого годового общего собрания (далее - ЛПА).

ПОВЕСТКА ДНЯ ГОДОВОГО ОБЩЕГО СОБРАНИЯ

Повестка дня общего собрания - вопросы, которые должны быть рассмотрены на общем собрании.

Повестка состоит из 2 групп вопросов:

1) обязательные вопросы повестки дня годового общего собрания;

2) факультативные вопросы повестки дня годового общего собрания.

Обязательные вопросы повестки дня годового общего собрания

Установлены обязательные требования к содержанию повестки дня годового общего собрания - вопросам, которые обязательно должны быть рассмотрены участниками годового ОС (части третья, четвертая ст.36 Закона № 2020-XII).

1. Годовые отчеты

Законодательство не указывает, что понимать под годовыми отчетами применительно к проведению годового ОС, и не устанавливает требования к их содержанию.

В данном случае можно руководствоваться частью пятой ст.33 Закона № 2020-XII, согласно которой общему собранию участников хозяйственного общества подотчетны:

• исполнительный орган;

• совет директоров (наблюдательный совет) (при его наличии в конкретном хозяйственном обществе);

• ревизор (ревизионная комиссия).

Исходя из этого, полагаем, что вышеуказанные органы обязаны отчитываться перед общим собранием участников хозяйственного общества как минимум за год. Соответствующие письменные отчеты должны быть рассмотрены на годовом общем собрании.

Справочно Для акционерных обществ рекомендации к содержанию годовых отчетов предусмотрены пп.18, 19, 20 главы 7 Свода. Этими рекомендациями может руководствоваться и ООО (ОДО).

Требования к содержанию письменных годовых отчетов органов хозобщества могут быть предусмотрены:

• уставом;

• ЛПА хозобщества (например, Положением об общем собрании участников хозяйственного общества, Положением о ревизионной комиссии, должностной инструкцией директору и т. д.).

Годовые отчеты органов хозяйственного общества

2. Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность (данные книги учета доходов и расходов)

Составление годовой отчетности является обязанностью хозяйственного общества (пп.1, 2 ст.14 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее - Закон о бухучете)).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2023 г. из п.1 ст.14 Закона о бухучете слова «Республики Беларусь» исключены Законом от 11.10.2022 № 210-З.

Перед ее составлением проводится инвентаризация активов и обязательств хозяйственного общества (абзац 3 п.2 ст.13 Закона о бухучете, абзац 2 п.4 Инструкции по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.11.2007 № 180).

Справочно Организации по согласованию с собственниками имущества (учредителями, участниками) вправе принять решение о непроведении инвентаризации активов (за исключением финансовых активов) перед составлением бухгалтерской отчетности за 2020 год (подп.2.11 п.2 Указа Президента Республики Беларусь от 24.04.2020 № 143 «О поддержке экономики»).

В составе годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности для утверждения годовому ОС должны быть представлены:

• бухгалтерский баланс;

• отчет о прибылях и убытках;

• отчет об изменении собственного капитала;

• отчет о движении денежных средств;

• примечания к отчетности (п.1 ст.15 Закона о бухучете).

Справочно Если у хозяйственного общества есть филиалы и представительства, в бухгалтерскую (финансовую) отчетность включаются также их показатели деятельности (п.10 Национального стандарта бухгалтерского учета и отчетности «Индивидуальная бухгалтерская отчетность», утвержденного постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.12.2016 № 104).

До утверждения годовым общим собранием бухгалтерскую (финансовую) отчетность подписывают руководитель и главный бухгалтер организации (п.5 ст.14 Закона о бухучете, абзац 14 части второй ст.14 Закона № 2020-XII).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2023 г. п.5 Закона о бухучете изложен в новой редакции Законом № 210-З.

Право вести учет в книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения (далее - книга учета доходов и расходов), имеют применяющие УСН организации с численностью работников в среднем за период с начала года по отчетный период включительно не более 15 человек, размер валовой выручки которых нарастающим итогом с начала года не превышает 817 520 руб. (п.1 ст.333 Налогового кодекса Республики Беларусь (далее - НК)).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2024 г. следует руководствоваться ст.333 НК с изменениями, внесенными Законом от 27.12.2023 № 327-З.

Книга учета доходов и расходов ведется на бумажных носителях и (или) в электронном виде. При ведении книги учета доходов и расходов в электронном виде по окончании отчетного периода она выводится на бумажный носитель (п.3 Инструкции о порядке заполнения книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, утвержденной постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь, Министерства финансов Республики Беларусь, Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь и Национального статистического комитета Республики Беларусь от 09.01.2019 № 4/1/1/1).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 29 января 2023 г. постановлением МНС, Минфина, Минтруда и соцзащиты и Белстата от 28.11.2022 № 35/54/75/133 утверждена Инструкция о порядке заполнения книги учета доходов и расходов организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения. Комментарий см. здесь.

Таким образом, до утверждения годовым общим собранием книга учета доходов и расходов должна быть распечатана и подписана руководителем и главным бухгалтером организации. Рекомендуем прямо установить данный порядок в уставе и должностных инструкциях руководителя и главного бухгалтера.

3. Распределение прибыли и убытков общества

Принятие решения о распределении прибыли и убытков хозяйственного общества годовым общим собранием является обязательным и не зависит от того, будет ли прибыль распределяться и выплачиваться участникам хозяйственного общества. Если прибыль не распределяется и не выплачивается, соответствующее решение должно быть прямо указано в решении годового общего собрания.

Справочно Даже если объект распределения - прибыль и (или) убытки - отсутствует, соответствующие сведения должны быть отражены в решении годового общего собрания.

Обратите внимание! ООО (ОДО) - всегда, а также ЗАО (ОАО) в отношении владельцев простых (обыкновенных) акций вправе не распределять прибыль, тогда как ЗАО (ОАО) в отношении владельцев привилегированных акций всегда обязано распределять прибыль путем выплаты дивидендов (при ее наличии) (часть первая ст.72 Закона № 2020-XII).

Справочно В целях подтверждения наличия оснований для применения «льготных» 6 %, 0 % ставок налога на прибыль и подоходного налога (пп.7, 8 ст.184, пп.5, 6 ст.214 НК) в отношении дивидендов понадобятся решения общих собраний участников хозяйственного общества за соответствующие годы, в которых должно быть указано, что прибыль не распределяется и не выплачивается.

Базой для распределения прибыли является чистая прибыль хозяйственного общества - часть прибыли, оставшаяся в его распоряжении после уплаты:

1) налогов;

2) иных обязательных платежей;

3) покрытия убытков текущих периодов, образовавшихся по вине самого ООО (ОДО) / АО;

4) отчислений в фонды ООО (ОДО) (часть первая ст.72, часть первая ст.96, часть шестая ст.112 Закона № 2020-XII).

4. Запреты на распределение прибыли

Частью пятой ст.72, частью третьей ст.96 Закона № 2020-XII предусмотрен закрытый перечень случаев, при которых хозяйственное общество не имеет права распределять имеющуюся прибыль, а именно совершать 2 вида действий:

1) принимать решение о распределении прибыли между участниками общества и ее выплате;

2) выплачивать распределенную прибыль (если решение о ее выплате было принято ранее, когда запреты на распределение прибыли, предусмотренные частью пятой ст.72, частью третьей ст.96 Закона № 2020-XII, отсутствовали).

Запреты на распределение прибыли в ООО (ОДО)

Запреты на распределение и выплату дивидендов в ЗАО (ОАО)

Рекомендация

Следует подтвердить на годовом общем собрании наличие или отсутствие запретов на распределение прибыли. Соответствующим документом может быть бухгалтерская справка, представленная руководителем или главным бухгалтером. Рекомендуем предусмотреть обязательность и порядок оформления такого документа в уставе или ЛПА.

5. Дополнительные процедуры

Для утверждения годовых отчетов, бухгалтерской (финансовой) отчетности (данных книги учета доходов и расходов), распределения прибыли и убытков годовому общему собранию должны быть также представлены:

1) заключение ревизора (ревизионной комиссии) - обязательно;

2) аудиторское заключение - в случаях, предусмотренных Законом № 2020-XII, уставом или ЛПА общества.

Так, согласно части третьей ст.36 Закона № 2020-XII утверждение годовых отчетов, годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности (данных книги учета доходов и расходов) и распределение прибыли и убытков хозяйственного общества осуществляются при наличии и с учетом заключения ревизионной комиссии (ревизора), а в установленных Законом № 2020-XII случаях - аудиторского заключения.

6. Заключение ревизора (ревизионной комиссии)

Ревизор (ревизионная комиссия) обязан провести ежегодную ревизию по результатам финансовой и хозяйственной деятельности за отчетный год в установленный в уставе срок (абзац 2 части седьмой ст.59, часть третья ст.36 Закона № 2020-XII).

По итогам такой ревизии оформляется заключение, которое должно содержать:

• подтверждение достоверности учетных и отчетных данных в годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности (книге учета доходов и расходов);

• выявленные факты нарушения законодательства и другие сведения;

• рекомендации по возмещению причиненного ущерба (при наличии такового) (часть первая ст.60 Закона № 2020-XII).

Подготовленное заключение ревизор (ревизионная комиссия) вносит на рассмотрение годового собрания (часть четвертая ст.60 Закона № 2020-XII).

При этом не обязательно рассматривать заключение ревизора (ревизионной комиссии) в качестве отдельного вопроса повестки дня. Заключение ревизора (ревизионной) комиссии, несмотря на требование о его обязательном наличии, выполняет вспомогательную функцию: сведения, содержащиеся в заключении, должны быть учтены участниками хозяйственного общества при утверждении годовых отчетов, бухгалтерской (финансовой) отчетности (данных книги учета доходов и расходов).

Справочно Если в заключении ревизора (ревизионной комиссии) указаны выявленные факты нарушений, компетентные органы управления хозяйственного общества обязаны принять меры по их устранению в течение 2 недель со дня представления им заключения (абзац 3 части первой, абзац 2 части третьей ст.60 Закона № 2020-XII). Поэтому целесообразно подготовить бухгалтерскую (финансовую) отчетность (книгу учета доходов и расходов) и провести ежегодную ревизию заранее, чтобы до проведения годового общего собрания оставалось время для устранения возможных нарушений.

7. Аудиторское заключение

Проведение аудиторской проверки перед проведением годового общего собрания является обязательным не для всех хозяйственных обществ.

Основания проведения обязательного аудита бухгалтерской и (или) финансовой отчетности предусмотрены в том числе ст.22 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 56-З «Об аудиторской деятельности» (далее - Закон об аудиторской деятельности).

Справочно Обязательный аудит должен быть проведен в срок не позднее 30 июня года, следующего за отчетным (п.10 ст.22 Закона об аудиторской деятельности). Однако, несмотря на это, аудит должен быть проведен и аудиторское заключение должно быть подготовлено к годовому общему собранию.

В случае проведения ежегодного аудита отчетности аудиторское заключение по его результатам необходимо внести на рассмотрение годового собрания (часть четвертая ст.61 Закона № 2020-XII). При этом данная обязанность не зависит от того, был аудит обязательным или инициативным.

8. Избрание членов совета директоров и ревизионной комиссии

На годовом общем собрании должны быть избраны:

• члены совета директоров (наблюдательного совета), если его образование предусмотрено Законом № 2020-XII, иными законодательными актами и уставом хозяйственного общества для конкретного хозяйственного общества;

• члены ревизионной комиссии (ревизор).

При этом следует учитывать, что если члены данных органов хозяйственного общества на годовом ОС не избирались, это не означает автоматическое продление полномочий ранее избранных членов совета директором (наблюдательного совета) и (или) ревизионной комиссии (ревизора).

Обратите внимание! Уставом хозяйственного общества может быть предусмотрено обязательное рассмотрение на годовом ОС иных вопросов, не предусмотренных Законом № 2020-XII.

Факультативные вопросы повестки дня годового общего собрания

В повестку дня годового общего собрания могут быть также дополнительно включены любые другие вопросы.

ЛИЦА, ИМЕЮЩИЕ ПРАВО НА УЧАСТИЕ В ГОДОВОМ ОБЩЕМ СОБРАНИИ

Лицами, имеющими право на участие в годовом ОС, являются:

1) участники хозяйственного общества или лица, уполномоченные на то доверенностью, выданной им участниками хозяйственного общества. В доверенности должны быть четко определены право представителя на участие в годовом ОС и объем его полномочий, а также указано на наделение его правом голоса.

Справочно См. доверенность на участие в годовом общем собрании;

2) лица, которые приобрели права пользования и (или) распоряжения долей (частью доли) в уставном фонде (акциями) хозяйственного общества на основании договора, если иное не установлено законодательными актами;

3) лица, уполномоченные в соответствии с законодательными актами на управление наследственным имуществом в случае смерти участника хозяйственного общества (ст.37 Закона № 2020-XII).

СРОК ПРОВЕДЕНИЯ ГОДОВОГО ОБЩЕГО СОБРАНИЯ

Годовое общее собрание проводится в срок, установленный уставом, но не позднее 3 месяцев после окончания отчетного года (часть четвертая ст.36 Закона № 2020-XII).

Справочно Отчетным периодом для годовой отчетности является календарный год - с 1 января по 31 декабря, а для вновь созданных организаций - период с даты государственной регистрации по 31 декабря (п.2 ст.14 Закона о бухучете).

Таким образом:

1. Срок проведения годового общего собрания указывается в уставе хозяйственного общества, но не может быть позднее 31 марта года, следующего за отчетным.

2. Если в уставе хозяйственного общества срок проведения годового общего собрания не указан, оно должно быть проведено не позднее 31 марта года, следующего за отчетным.

Справочно Нарушение срока проведения годового общего собрания влечет автоматическое прекращение полномочий членов совета директоров (наблюдательного совета) и членов ревизионной комиссии (ревизора) - до момента проведения годового общего собрания они не могут осуществлять свои функции в прежнем составе, например, совет директоров (наблюдательный совет) - принимать решение о совершении хозяйственным обществом крупной сделки, сделки с заинтересованностью аффилированных лиц.

АЛГОРИТМ СОЗЫВА И ПРОВЕДЕНИЯ ГОДОВОГО ОБЩЕГО СОБРАНИЯ

Алгоритм созыва и проведения годового общего собрания устанавливается:

1) уставом хозяйственного общества;

2) ЛПА, утвержденными ОС и (или) этим годовым ОС;

3) ст.36-44 Закона № 2020-XII.

Обратите внимание! Положения устава и ЛПА не должны противоречить правилам созыва и проведения годового общего собрания, предусмотренным Законом № 2020-XII, если предусмотренные Законом № 2020-XII нормы не являются диспозитивными (прямо предусматривают возможность установления «иного» в уставе или ЛПА).

Этап 1. Принятие решения о проведении годового общего собрания

Документ: решение уполномоченного органа о проведении годового общего собрания

Уполномоченный орган хозяйственного общества обязан принять решение о проведении годового общего собрания в сроки, установленные уставом хозяйственного общества (часть первая ст.38 Закона № 2020-XII).

Органы хозяйственного общества, уполномоченные принимать решения о проведении годового общего собрания

Исключения

1. Если уполномоченным органом хозяйственного общества (см. таблицу) в установленном Законом № 2020-XII и уставом порядке не созывается годовое общее собрание, оно может быть созвано органами или участниками (участником) хозяйственного общества, имеющими право требовать проведения внеочередного общего собрания (части четвертая, пятая ст.36 Закона № 2020-XII).

Обратите внимание! Закон № 2020-XII, определяя субъектов, имеющих право созывать годовое ОС, использует термины «органы или участники (участник) хозяйственного общества». Таким образом, иные субъекты, имеющие право требовать проведения внеочередного общего собрания, но не являющиеся органами или участниками (участником) хозяйственного общества, не имеют права созывать годовое ОС.

Органами или участниками (участником) хозяйственного общества, имеющими право требовать проведения внеочередного общего собрания, являются:

• иной орган управления хозяйственного общества (исполнительный орган - для ЗАО, ОАО; совет директоров (наблюдательный совет) (при его наличии) - для ООО, ОДО);

• ревизионная комиссия (ревизор) хозяйственного общества;

• участники (участник) хозяйственного общества, обладающие в совокупности не менее чем 10 % голосов от общего количества голосов участников хозяйственного общества, если меньшее число голосов не предусмотрено уставом (для ООО, ОДО) (часть четвертая ст.48 Закона № 2020-XII).

2. Иные лица - в случаях, установленных законодательными актами (часть пятая ст.36 Закона № 2020-XII).

Уполномоченный орган хозяйственного общества принимает решение о проведении годового общего собрания в установленной форме:

• совет директоров (наблюдательный совет) - протокол;

• коллегиальный исполнительный орган - протокол;

• единоличный исполнительный орган - приказ (ст.52, 55 Закона № 2020-XII, пп.93, 94, 103 Инструкции по делопроизводству).

Справочно Отдельный порядок созыва и проведения годового общего собрания указанными «экстраординарными» субъектами законодательством не установлен. Целесообразно установить его в уставе и (или) ЛПА хозяйственного общества.

Требования к содержанию решения о проведении годового общего собрания предусмотрены частью первой ст.38 Закона № 2020-XII.

Содержание решения о проведении годового общего собрания

Срок принятия решения о проведении годового общего собрания Законом № 2020-XII не предусмотрен и должен быть установлен уставом хозяйственного общества.

Этап 2. Подготовка информации о деятельности хозяйственного общества

До проведения годового общего собрания исполнительный орган обязан подготовить определенную информацию по отчетному периоду (году), указанную в части восьмой ст.39 Закона № 2020-XII.

Состав информации о деятельности хозяйственного общества

Подготовленная информация должна быть доступна для ознакомления в следующие сроки:

• лицам, имеющим право на участие в годовом ОС, - не позднее чем за 20 дней до даты проведения годового общего собрания. Адреса мест, в которых можно с ней ознакомиться, указываются в извещении о принятии решения о проведении годового общего собрания. Целесообразно также указать в извещении дни и время, в которые участники могут явиться для этого по такому адресу. Также возможно дополнительное предоставление доступа к такой информации в электронной форме (отправка на электронную почту участников годового общего собрания, размещение с ограниченным доступом на google-диске и т. д.);

• всем лицам, участвующим в годовом ОС, - во время проведения годового общего собрания (часть десятая ст.39 Закона № 2020-XII).

Таким образом, поскольку информация об обществе должна быть доступна лицам, имеющим право на участие в годовом ОС, не менее чем за 20 дней до даты его проведения, такую информацию нужно подготовить к этому времени. Поскольку годовое ОС должно быть проведено не позднее 31 марта года, следующего за отчетным, максимальный срок подготовки информации об обществе - до 11 марта (часть десятая ст.39, часть четвертая ст.36 Закона № 2020-XII).

Справочно Информация о деятельности хозяйственного общества имеет вспомогательный характер для принятия решений годовым ОС, поэтому не требуется рассмотрения ее в качестве отдельного вопроса повестки дня годового общего собрания.

Если информация о деятельности хозяйственного общества не подготовлена

Законодательство прямо не устанавливает правовые последствия неподготовки информации о деятельности хозяйственного общества исполнительным органом для годового общего собрания. Вместе с тем если информации нет, существует достаточный риск признания судом решения годового общего собрания недействительным, так как отсутствие такой информации может быть квалифицировано как нарушение прав и (или) интересов участников (часть седьмая ст.45 Закона № 2020-XII): участники лишаются возможности надлежащей оценки финансово-экономической деятельности общества, что в том числе может отразиться на принимаемых годовым общего собрания решениях, которые носят стратегический характер и (или) должны быть приняты в обязательном порядке.

Иные документы

Помимо информации о деятельности хозяйственного общества, с учетом содержания повестки дня годового общего собрания, должны быть подготовлены:

1) годовые отчеты органов хозяйственного общества:

- исполнительного органа;

- совета директоров (наблюдательного совета) (при его наличии в конкретном хозяйственном обществе);

- ревизионной комиссии (ревизора);

2) бухгалтерская (финансовая) отчетность или книга учета доходов и расходов;

3) заключение ревизионной комиссии (ревизора);

4) аудиторское заключение (в случае необходимости в соответствии с законодательством, уставом или ЛПА).

Информация и документы, которые должны быть подготовлены к годовому общему собранию

Этап 3. Извещение лиц, имеющих право на участие в годовом общем собрании

Документ: извещение о принятии решения о проведении годового ОС

Уполномоченный орган хозяйственного общества обязан известить лиц, имеющих право на участие в годовом ОС, о принятии решения о проведении годового ОС.

Справочно Список лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, составляется на основании данных реестра акционеров, сформированного на дату, установленную уполномоченным органом хозяйственного общества. При этом дата формирования реестра акционеров не может быть определена ранее даты принятия решения о проведении общего собрания акционеров (часть первая ст.81 Закона № 2020-XII).

Обратите внимание! Извещены должны быть все лица, имеющие право на участие в годовом ОС. Неизвещение указанных лиц о проведении годового ОС может стать основанием для признания его решения недействительным в судебном порядке (части седьмая - девятая ст.45 Закона № 2020-XII).

Срок извещения: не менее чем за 30 дней до даты проведения годового общего собрания (часть первая ст.39 Закона № 2020-XII).

Поскольку годовое общего собрания должно быть проведено не позднее 31 марта года, следующего за отчетным, максимальный срок подготовки информации об обществе - не позднее 28 (29) февраля (часть первая ст.39, часть четвертая ст.36 Закона № 2020-XII).

Исключения:

1) уставом может быть предусмотрен меньший срок извещения (часть первая ст.39 Закона № 2020-XII);

2) если повестка дня годового общего собрания включает вопрос об избрании членов совета директоров (наблюдательного совета) кумулятивным голосованием - извещение должно быть направлено не менее чем за 50 дней до даты его проведения, если меньший срок не предусмотрен уставом (часть вторая ст.39 Закона № 2020-XII);

3) если проводится повторное годовое общего собрания, а первоначальное годовое ОС не состоялось вследствие отсутствия кворума - извещение должно быть направлено не менее чем за 10 дней до даты его проведения, если иной срок не предусмотрен уставом (часть четвертая ст.39 Закона № 2020-XII).

Формы извещения о принятии решения о проведении годового общего собрания:

а) заказное письмо - если уставом не предусмотрен иной способ направления извещения в письменной форме;

б) заказное письмо с уведомлением о вручении - если число участников общества менее 100 и если уставом хозяйственного общества не предусмотрен иной способ направления извещения;

в) вручение каждому участнику извещения под роспись;

г) опубликование в доступном для всех участников печатном средстве массовой информации, определенном в уставе, - если это предусмотрено уставом;

д) размещение на сайте общества в сети Интернет - если это предусмотрено уставом;

е) иные формы извещения, предусмотренные уставом (например, направление извещения по электронной почте) (части пятая, шестая ст.39 Закона № 2020-XII).

Справочно Необходимо иметь подтверждение того, что извещение было направлено. В общем случае - это уведомление о вручении почтового отправления или подпись лица, имеющего право на участие в годовом общего собрания, о получении на дополнительном экземпляре извещения или его копии.

Требования к содержанию извещения о принятии решения о проведении годового общего собрания предусмотрены частью седьмой ст.39 Закона № 2020-XII.

Требования к содержанию уведомления о проведении годового общего собрания

Этап 4. Принятие предложений о включении вопросов в повестку дня годового общего собрания

Правовое значение формирования повестки дня состоит в том, что общее собрание не вправе принимать решения по вопросам, не включенным в повестку дня этого собрания, а также изменять его повестку дня, за исключением единогласного принятия решения общим собранием, в работе которого принимают участие все лица, имеющие право на участие в этом общем собрании, если иное не предусмотрено уставом (часть первая ст.44 Закона № 2020-XII).

Согласно части первой ст.40 Закона № 2020-XII лица, имеющие право на участие в годовом ОС, имеют право вносить предложения о:

1) включении вопросов в повестку дня годового ОС;

2) выдвижении кандидатов в совет директоров (наблюдательный совет), ревизионную комиссию (ревизора), а также в исполнительный орган хозяйственного общества (в случае, если последний избирается на годовом ОС).

Справочно В акционерном обществе вносить предложения в повестку дня имеют право акционеры, которым принадлежит в совокупности 2 % и более голосующих акций. При этом уставом акционерного общества может быть установлен меньший процент (ст.80 Закона № 2020-XII). В ООО (ОДО) вносить предложения в повестку дня может любой участник независимо от размера его доли в уставном фонде.

Требования к содержанию предложений установлены частью третьей ст.40 Закона № 2020-XII.

Порядок направления предложений должен быть предусмотрен уставом (часть первая ст.40 Закона № 2020-XII). Поэтому целесообразно указать в уставе направление предложений такими способами, которые позволят достоверно установить даты их отправления и получения (заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении, вручение под роспись определенному органу / работнику хозяйственного общества и т. д.).

Срок на поступление предложений в повестку дня годового ОС: 30 дней после окончания отчетного года, то есть не позднее 30 января года, следующего за отчетным.

Исключение: уставом может быть предусмотрен иной срок поступления в хозяйственное общество предложений в повестку для ОС (часть четвертая ст.40 Закона № 2020-XII).

Корректировка повестки дня

Предложения в повестку дня могут поступить уже после принятия решения о проведении годового ОС. Такое случается, если решение принято до окончания срока, установленного для поступления в хозяйственное общество предложений: 30 января или иной срок, предусмотренный уставом (часть четвертая ст.40 Закона № 2020-XII).

Решение об отказе во включении поступивших предложений в повестку для ОС или об их учете принимается в такой же форме, как и решение о проведении годового ОС, так как им в том числе определяется повестка дня годового ОС:

• совет директоров (наблюдательный совет) - протокол;

• коллегиальный исполнительный орган - протокол;

• единоличный исполнительный орган - приказ (ст.52, 55 Закона № 2020-XII, пп.93, 94, 103 Инструкции по делопроизводству).

Срок рассмотрения предложений в повестку дня и принятия решений по ним: не позднее 10 дней после окончания срока, установленного для поступления предложений (часть вторая ст.41 Закона № 2020-XII).

Основания для отказа включения предложений в повестку дня ОС предусмотрены частью второй ст.41 Закона № 2020-XII.

Если уполномоченный орган (принявший решение о проведении ОС) принимает решение об отказе во включении поступивших предложений в повестку дня годового ОС, он обязан уведомить об этом участника, направившего такое предложение, не позднее 5 дней с момента принятия такого решения (часть третья ст.41 Закона № 2020-XII).

Справочно Решение об отказе во включении предложений в повестку дня должно быть мотивированным.

Если уполномоченный орган (принявший решение о проведении ОС) принимает решение учесть поступившие предложения, следует внести изменения в повестку дня и уведомить об этом лиц, имеющих право на участие в годовом ОС, в порядке, установленном:

а) уставом;

б) уполномоченным органом (если в уставе отсутствуют соответствующие положения).

Срок уведомления: не менее чем за 5 дней до проведения ОС, если больший срок не установлен уставом (часть пятая ст.41 Закона № 2020-XII).

Этап 5. Регистрация лиц, участвующих в годовом общем собрании

Документ: список лиц, зарегистрировавшихся для участия в годовом ОС

Перед проведением годового ОС обязательно проводится регистрация лиц для участия в общем собрании.

Справочно Лица, не прошедшие регистрацию, не вправе принимать участие в голосовании (часть третья ст.43 Закона № 2020-XII).

Регистрацию участников годового ОС осуществляет:

а) исполнительный орган хозяйственного общества;

б) лицо, созывающее годовое ОС;

в) конкретное лицо или орган, обязанные осуществлять регистрацию участников годового ОС согласно уставу или ЛПА хозяйственного общества.

Регистрация участников годового ОС состоит из 3 частей:

1. Подтверждение личности лиц, имеющих право на участие в годовом ОС, которое осуществляется путем предъявления оригинала документа, удостоверяющего личность.

Справочно Документами, удостоверяющими личность, являются: • паспорт гражданина Республики Беларусь; • вид на жительство в Республике Беларусь; • удостоверение беженца (подп.1.1 п.1 Указа Президента Республики Беларусь от 03.06.2008 № 294 «О документировании населения Республики Беларусь»).

2. Подтверждение полномочий лиц, имеющих право на участие в годовом ОС.

Регистрация участников годового ОС осуществляется при предъявлении ими документов, подтверждающих их полномочия (часть третья ст.43 Закона № 2020-XII).

Представление иного документа, кроме удостоверяющего личность, от участника - физического лица не требуется. При этом в случае, если от имени такого участника действует представитель, он должен предъявить доверенность, подтверждающую его полномочия (абзац 2 ст.37 Закона № 2020-XII). Представителям участников - юридических лиц необходимо представить документ, подтверждающий право конкретного физического лица на участие в общем собрании общества (копия устава, трудового договора (контракта) и т. п.).

3. Проставление в списке лиц, зарегистрировавшихся для участия в годовом ОС, личной подписи, подтверждающей факт регистрации (часть вторая ст.47 Закона № 2020-XII).

На основании данных регистрации определяется наличие кворума (правомочности) этого собрания.

Годовое ОС признается правомочным, если его участники обладают в совокупности более чем 50 % от общего количества голосов. В случае отсутствия установленного кворума годовое ОС должно быть проведено повторно с той же повесткой дня. Повторное общее собрание имеет кворум при наличии 30 % голосов и более (часть вторая ст.43 Закона № 2020-XII).

Для подтверждения наличия кворума и подсчета голосов при принятии решений годовым ОС может создаваться счетная комиссия.

Этап 6. Проведение годового общего собрания

Не могут быть приняты путем заочного голосования решения обязательной повестки дня о (об):

• избрании членов совета директоров (наблюдательного совета), членов ревизионной комиссии (ревизора);

• утверждении годовых отчетов, годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности (данных книги учета доходов и расходов);

• распределении прибыли и убытков;

• иных вопросах, определенных уставом (часть пятая ст.45 Закона № 2020-XII).

Поэтому целесообразно провести годовое ОС полностью в очной форме. Вместе с тем нарушение требований Закона № 2020-XII к форме годового ОС не влечет автоматически недействительности принятых на нем решений - они могут быть оспорены в суде в общем порядке (части седьмая - девятая ст.45 Закона № 2020-XII).

Справочно Очная форма проведения общего собрания участников хозобщества предусматривает совместное присутствие лиц, имеющих право на участие в этом общем собрании, при обсуждении вопросов повестки дня собрания и принятии решений по ним (часть вторая ст.42 Закона № 2020-XII).

Годовое ОС проводится в общем порядке, установленном для проведения ОС Законом № 2020-XII, уставом и ЛПА, принятыми ОС или решением этого годового ОС.

Обратите внимание! Как и любое общее собрание, годовое ОС не вправе принимать решения по вопросам, не включенным в повестку дня этого собрания, а также изменять его повестку дня, за исключением единогласного принятия решения общим собранием, в работе которого принимают участие все лица, имеющие право на участие в этом общем собрании, если иное не предусмотрено уставом (часть первая ст.44 Закона № 2020-XII). Соответственно, при обсуждении вопросов повестки дня возможно, в частности, внесение дополнительных вопросов, исключение внесенных вопросов, изменение формулировок вопросов. При этом все предложения, выступления и решения по изменению повестки дня должны быть отражены в протоколе общего собрания.

Годовое ОС ведет его председатель, избираемый на срок и в порядке, определенные уставом и (или) этим собранием.

При проведении годового ОС в обязательном порядке председателем или секретарем годового ОС (если это предусмотрено уставом) осуществляется ведение протокола годового ОС.

Срок составления протокола годового ОС: не позднее 5 дней после закрытия годового ОС.

Требования к оформлению протокола:

- протокол подписывается (с визированием каждой страницы, включая решения, прилагаемые к протоколу):

1) председателем годового ОС;

2) секретарем (при его наличии);

3) не менее чем двумя членами счетной комиссии (при ее наличии);

4) лицами, принявшими участие в годовом ОС (если предусмотрено уставом);

5) иными лицами (по решению годового ОС);

- к протоколу прилагаются:

1) список лиц, зарегистрировавшихся для участия в годовом ОС. Данный список должен содержать подписи этих лиц;

2) список лиц, заполненные бюллетени которых получены в порядке, установленном уставом (часть вторая ст.47 Закона № 2020-XII).

Решение годового ОС должно быть принято по всем вопросам повестки дня годового ОС.

По общему правилу решения годового ОС принимаются простым большинством голосов (более 50 %) лиц, принявших участие в этом собрании (часть вторая ст.45 Закона № 2020-XII).

Решения годового ОС принимаются в форме открытого голосования либо голосованием бюллетенями (ст.45 Закона № 2020-XII).

Особенности:

1) при принятии решения об избрании членов ревизионной комиссии (ревизора) ЗАО (ОАО) не принимают участия в голосовании лица, занимающие должности в органах управления ЗАО (ОАО), если это предусмотрено уставом ЗАО (ОАО) (часть восьмая ст.83 Закона № 2020-XII);

2) решения о сроках выплаты дивидендов по простым (обыкновенным) акциям в ЗАО (ОАО) принимается большинством не менее 2/3 от числа голосов лиц, принимающих участие в собрании акционеров (ст.72 Закона № 2020-XII);

3) уставом могут быть определены вопросы, для принятия решения по которым требуется квалифицированное большинство голосов или единогласное принятие решений (часть вторая ст.45 Закона № 2020-XII);

4) принятие решения по вопросам избрания членов совета директоров (наблюдательного совета) возможно посредством проведения кумулятивного голосования (часть третья ст.39 Закона № 2020-XII);

5) для утверждения годовых отчетов, годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности (данных книги учета доходов и расходов) и распределения прибыли и убытков необходимо наличие заключения ревизионной комиссии (ревизора), а в установленных Законом № 2020-XII случаях - аудиторского заключения (часть третья ст.36 Закона № 2020-XII).

Этап 7. Ознакомление с решением годового общего собрания

Решения, принятые годовым собранием, оглашаются на этом собрании либо доводятся до сведения его участников не позднее 10 дней после даты подписания протокола в порядке, установленном уставом (часть шестая ст.45 Закона № 2020-XII).

Справочно Способ ознакомления участников с решением общего собрания предусматривается уставом хозяйственного общества (часть шестая ст.45 Закона № 2020-XII), например, по месту нахождения общества.

Для подтверждения факта ознакомления с протоколом и решением годового ОС целесообразно приложить к нему лист ознакомления, который может содержать сведения о лицах, ознакомившихся с протоколом, их подписи, дату ознакомления и т. д.

Справочно Участник хозяйственного общества вправе требовать представление ему копии протокола и решения годового ОС. В таком случае копии представляются участнику по его требованию в порядке, предусмотренном уставом для предоставления информации о хозяйственном обществе. За ее предоставление может взиматься плата, размер которой не должен превышать затраты на ее изготовление (часть третья ст.47 Закона № 2020-XII).

Дополнительно по теме см.:

Алгоритм проведения годового общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью, общества с дополнительной ответственностью.

Проведение общих собраний участников хозяйственного общества в условиях пандемии COVID-19.

ФОРМЫ ДОКУМЕНТОВ ПО ТЕМЕ

Протокол очередного (внеочередного) общего собрания акционеров открытого акционерного общества о выкупе акций по требованию акционеров.

Протокол очередного годового общего собрания хозяйственного общества (с использованием электронных средств связи) (пример).

Протокол внеочередного общего собрания хозяйственного общества (о порядке проведения годового собрания с использованием электронных средств связи) (пример).

Протокол годового общего собрания участников хозяйственного общества (пример).

Протокол годового общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью о распределении прибыли (пример).

Протокол годового общего собрания акционеров закрытого акционерного общества о выплате дивидендов (пример).

Протокол годового общего собрания акционеров открытого акционерного общества о выплате дивидендов (пример).

09.03.2021

Мария Жариловская, юрист

Исключительное право на данный авторский материал принадлежит ООО «Профессиональные правовые системы»

Дополнительно по теме • Алгоритм подготовки к созыву годового общего собрания. • Особенности подготовки и проведения годового общего собрания участников хозобщества.