Материал помещен в архив

ГОСУДАРСТВЕННАЯ ИНСПЕКЦИЯ АРХИВОВ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ ЗА АДМИНИСТРАТИВНЫЕ ПРАВОНАРУШЕНИЯ ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Контроль за соблюдением требований законодательства по архивному делу и делопроизводству осуществляет Государственная инспекция архивов и делопроизводства РБ (далее - Госархивнадзор), которая действует на основании Положения о государственном надзоре за соблюдением законодательства по архивному делу и ведению делопроизводства в Республике Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 22.12.1998 № 1947 (в редакции от 07.04.2007 № 447).

Государственная инспекция архивов и делопроизводства имеет право осуществлять проверки состояния архивов и делопроизводства всех организаций республики независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности. С 2005 г. практикуются совместные проверки с органами Комитета государственного контроля РБ.

В состав Госархивнадзора входят: Главный государственный инспектор, его заместитель, государственный инспектор (состоят в штате Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции РБ), а также государственные инспекторы архивов и делопроизводства областей, которые состоят в штатах отделов по архивам и делопроизводству облисполкомов. Кроме того, наиболее квалифицированные сотрудники государственных архивов составляют штат общественных инспекторов.

Государственные и общественные инспекторы осуществляют проверки в соответствии с перечнем вопросов, подлежащих инспектированию (см. примерный перечень вопросов).

По результатам проверки представитель архивной инспекции составляет акт. Если во время проверки выявлены нарушения, которые не содержат признаков административного правонарушения, составляется предписание. Это своего рода предупредительная мера, целью которой является устранение обнаруженных недостатков. На основании предписания руководитель проверяемой организации обязан принять меры по устранению выявленных недочетов в сроки, указанные в предписании.

Невыполнение предписания влечет за собой наложение штрафа в размере до 20 базовых величин (ст.22.11 и ст.22.12 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее - КоАП)).

В случае утраты, порчи, гибели документов, уничтожения с нарушением установленных сроков и порядка выделения к уничтожению документов сотрудники Госархивнадзора имеют право привлекать виновных к административной ответственности. Ими составляется протокол, в котором излагаются санкции, применяемые к нарушителю.

За утрату или незаконное уничтожение документов, а равно причинение им непоправимых повреждений предусматривается наложение штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин (ст.23.37 КоАП). Протокол направляется в отдел по архивам и делопроизводству облисполкома или Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции РБ. На основании протокола государственным инспектором выносится постановление об административном правонарушении.

Копия постановления в течение 3 дней вручается или высылается лицу, в отношении которого оно вынесено. Штраф должен быть уплачен в течение 15 дней со дня получения постановления о наложении штрафа. Сумма штрафа взыскивается в бесспорном порядке с расчетного счета организации в банке или из заработной платы виновного физического лица.

Примерный перечень вопросов, подлежащих инспектированию Государственной инспекцией архивов и делопроизводства Республики Беларусь

1. Условия хранения документов.

1.1. Наличие архива (его правовое положение).

1.2. Положение об архиве (дата утверждения).

1.3. Штат архива (ответственный за архив; при отсутствии штатного работника - его должность, дата и номер приказа о назначении).

1.4. Характеристика помещения архива:

1.4.1. изоляция от других помещений, имеются ли решетки на окнах, если архивохранилище расположено на 1-м этаже, имеется ли запасной пожарный выход и доступ к лифтам, система отопления, вентиляция, защита документов от прямых солнечных лучей, потребность в ремонте и др.;

1.4.2. площадь (кв.м);

1.4.3. загруженность (%);

1.4.4. наличие рабочей комнаты.

1.5. Оборудование архива:

1.5.1. наличие стеллажей (металлические, деревянные и т.д.);

1.5.2. протяженность стеллажей;

1.5.3. наличие сигнализации (противопожарной, охранной);

1.5.4. противопожарное оборудование (наличие огнетушителей, их количество и др.);

1.5.5. состояние электрооборудования.

1.6. Поддержание температурно-влажностного режима в архиве.

1.7. Наличие средств измерения и контроля температурно-влажностного режима (термометры, психрометры, гигрометры).

2. Организация документов.

2.1. Количество дел, хранящихся в архиве, их крайние даты.

2.2. Порядок поступления документов в архив (наличие графиков передачи дел из структурных подразделений, описей дел структурных подразделений).

2.3. Периодичность отбора документов на хранение и уничтожение (за какие годы поступили документы постоянного хранения и по личному составу из структурных подразделений в архив, их упорядоченность и качественный состав).

2.4. Размещение документов в архиве (обособление дел постоянного хранения, по личному составу, временного хранения).

2.5. Проведение проверки наличия и состояния дел:

2.5.1. периодичность проведения проверок;

2.5.2. порядок проведения проверки;

2.5.3. оформление результатов проверки (составление акта).

2.6. Факты гибели, утраты, порчи, незаконного уничтожения документов.

2.7. Физическое состояние дел; проведение обеспыливания, дезинфекции, реставрации; переплет и картонирование дел.

2.8. Наличие плана эвакуации документов.

2.9. Наличие страхового фонда на особо ценные документы.

3. Учет документов.

3.1. Наличие описей дел постоянного хранения, утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения (экспертной комиссией вышестоящей организации, руководителем организации), хронологические рамки, количество дел.

3.2. Наличие описей дел по личному составу, согласованных экспертно-проверочной комиссией (экспертно-методической комиссией) архивного учреждения (экспертной комиссией вышестоящей организации, экспертной комиссией организации), хронологические рамки, количество дел.

3.3. Наличие, состояние и учет документов ликвидированных организаций.

3.4. Наличие актов о выделении к уничтожению документов и дел.

3.5. Организация учета документов постоянного хранения и по личному составу в архиве (периодичность составления сводных описей дел).

3.6. Наличие паспорта архива.

3.7. Учет использования документов, хранящихся в архиве (наличие журнала учета дел, выданных во временное пользование).

3.8. Оформление в соответствии с действующими правилами справок социально-правового характера.

3.9. Порядок приема-передачи дел при смене руководителя (ответственного за архив).

4. Организация документов в делопроизводстве, подготовка их к последующему хранению.

4.1. Наличие экспертной комиссии (дата и номер приказа об образовании).

4.2. Положение об экспертной комиссии (дата утверждения).

4.3. Наличие приказа о назначении лиц, ответственных за ведение делопроизводства и сохранность дел в структурных подразделениях (дата, номер приказа).

4.4. Наличие инструкций по делопроизводству: год утверждения, согласования с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения (экспертной комиссией вышестоящей организации), выполнение требований инструкции.

4.5. Порядок и формы регистрации входящих, исходящих и внутренних документов.

4.6. Организация системы контроля за исполнением документов.

4.7. Порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан.

4.8. Составление и оформление документов в соответствии с СТБ 6.38-2004 (бланки документов, реквизиты).

4.9. Наличие номенклатуры дел (год утверждения, согласования с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, экспертной комиссией вышестоящей организации, ежегодное заполнение итоговой записи в номенклатуре дел).

4.10. Формирование и оформление дел постоянного хранения, законченных в делопроизводстве.

4.11. Формирование и оформление дел по личному составу.

4.12. Проведение мероприятий по повышению деловой квалификации работников архива и делопроизводства.

31.12.2008 г.

Галина Кудрякова, главный специалист общего отдела государственного учреждения «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь

От редакции: С 23 февраля 2010 г. в Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях от 21.04.2003 № 194-З на основании Закона РБ от 28.12.2009 № 98-З внесены изменения и дополнения.

С 18 мая 2010 г. в Положение о Государственном надзоре за соблюдением законодательства по архивному делу и ведению делопроизводства в Республике Беларусь, утвержденное постановлением Совета Министров РБ от 22.12.1998 № 1947, на основании постановления Совета Министров РБ от 28.04.2010 № 640 внесены изменения.