Государственная статистическая отчетность: определение вида экономической деятельности, сроки хранения, включение в номенклатуру дел организации

Елена Шумская
заведующий отделом документоведения учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»

10.06.2024

Как определить срок хранения статотчета и включить его в номенклатуру дел организации, рассмотрели в разделах:

Определение вида экономической деятельности организации

Порядок определения основного вида экономической деятельности коммерческих и некоммерческих организаций, а также их обособленных подразделений, которые являются респондентами государственных статистических наблюдений, установлен Указаниями по определению основного вида деятельности организаций на основе общегосударственного классификатора Республики Беларусь ОКРБ 005-2011 «Виды экономической деятельности» для формирования официальной статистической информации органами государственной статистики, утв. приказом Белстата от 30.11.2012 № 289.

Основной вид экономической деятельности в соответствии с Указаниями определяется на основе ОКРБ 005-2011 «Виды экономической деятельности», утв. постановлением Госстандарта от 05.12.2011 № 85.

Основным видом деятельности является вид деятельности, который создает наибольшую часть общей добавленной стоимости данной статистической единицы. Основной вид деятельности определяется по нисходящему методу и необязательно создает 50 % или более общей добавленной стоимости единицы.

Следует проводить различие между основной и второстепенной деятельностью с одной стороны и вспомогательной деятельностью - с другой. Основной и второстепенные виды деятельности обычно осуществляются при помощи различных вспомогательных видов деятельности, таких как бухгалтерский учет, перевозка, хранение, закупка, стимулирование сбыта, ремонт и техническое обслуживание и др.

Таким образом, вспомогательный вид деятельности - вид деятельности, направленный на поддержку основного и второстепенных видов деятельности статистической единицы, заключающийся в производстве товаров и услуг, предназначенных только для потребления в рамках данной единицы (п.2 ОКРБ 005-2011).

Деятельность является вспомогательной, если одновременно она отвечает следующим условиям:

а) обслуживает только данную единицу и (или) единицы, ей принадлежащие;

б) исходные материалы составляют часть расходов единицы;

в) продукты (как правило, услуги, редко - товары) не являются частью конечных продуктов единицы и не участвуют в формировании основного капитала;

г) подобная деятельность в сходных масштабах осуществляется в других подобных производственных единицах.

К вспомогательным видам деятельности не относятся следующие виды деятельности:

а) производство товаров и услуг, способствующих формированию основного капитала, например, осуществление собственного капитального строительства, которое при наличии самостоятельной системы учета подлежит раздельной классификации по строительству;

б) производство продукции, значительная часть которой предназначена для продажи на рынке, даже в том случае, если определенная ее доля потребляется для нужд основного или второстепенных видов деятельности;

в) производство товаров, которые становятся физическим компонентом продукции основного и (или) второстепенных видов деятельности (например, производство цехом предприятия коробок, предназначенных для упаковки его продукции);

г) выработка электрической энергии на входящих в состав предприятия электростанциях даже в том случае, если вся их продукция покрывает потребности исключительно предприятия, в состав которого они входят;

д) покупка товаров с целью их перепродажи в неизмененном виде;

е) научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, если они не являются услугами, предоставляемыми исключительно для текущего производственного процесса (чч.10-13 п.2 ОКРБ 005-2011).

Сроки хранения статотчетности

Сроки хранения государственной статистической отчетности установлены пп.180, 181 Перечня № 140.

Нормы Перечня № 140 обязательны к исполнению всеми государственными органами, иными организациями и индивидуальными предпринимателями независимо от видов носителей документов и грифа ограничения доступа (п.1 примечаний Перечня № 140). Таким образом, сроки хранения документов, закрепленные в перечне, должны применяться в отношении как документов на бумажном носителе, так и документов в электронном виде, в том числе электронных документов.

Включение в номенклатуру дел организации статотчетности

В номенклатуру дел организации включаются все заголовки дел, заводимые в организации, в том числе государственная статистическая отчетность, представляемая в территориальные органы государственной статистики, и др.

Государственная статистическая отчетность при включении в номенклатуру дел организации может иметь обобщенный заголовок дела, содержащий несколько видов отчетов или только индексы их формы.

Пример Статистические отчеты по основным направлениям и видам деятельности предприятия (по труду, о распределении численности работников по размерам начисленной заработной платы и др.) Статистические отчеты по основным направлениям и видам деятельности предприятия (формы 12-т, 6-т (заработная плата), 1-т (кадры)) Статистические отчеты по вспомогательным направлениям и видам деятельности предприятия (формы 4-фонд, 1-отходы (Минприроды))

Государственная статистическая отчетность при включении в номенклатуру дел организации может иметь конкретный заголовок дела, включающий один отчет. В таком случае в заголовке дела указываются периодичность предоставления отчета, его название и индекс формы (в скобках).

Пример Годовой статистический отчет о производстве промышленной продукции (оказании услуг промышленного характера) (форма 1-п (натура)) Квартальные статистические отчеты о продаже и запасах товаров (4-торг (продажа)) Полугодовые статистические отчеты по условиям труда (форма 2-условия труда) Месячные статистические отчеты о производстве промышленной продукции (работ, услуг) (форма 12-п) Статистический отчет о численности потерпевших при несчастных случаях на производстве (форма 1-травматизм) за 2024 год

Место хранения электронных дел до их передачи в архив организации или выделения к уничтожению определяется организацией самостоятельно и закрепляется в номенклатуре дел организации с указанием при необходимости названия информационной системы, в которой они хранятся (ч.2 п.220 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4, в редакции от 10.01.2024 № 2, вступает в силу с 1 июля 2024 г.).

Приведенная норма Инструкции № 4 вытекает из содержания ч.1 ст.18¹ Закона от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве»: документы в электронном виде, в том числе электронные документы, образовавшиеся в информационной системе государственного органа, иной организации, хранятся в этой информационной системе до их передачи на хранение в архив государственного органа, иной организации.

Так, в графе 5 номенклатуры дел организации для электронных дел проставляется отметка «ЭД», дополнительно может указываться информационная система или база данных, в которой создан или в которую помещен документ в электронном виде.

Хранение статотчетности

Документы в электронном виде, в том числе электронные документы, срок хранения которых превышает 10 лет, включая документы постоянного хранения, передаются из информационной системы государственного органа, иной организации, в которой они образовались, на хранение в информационную систему архива государственного органа, иной организации.

В организациях, в которых отсутствуют информационные системы архива, для этих целей могут, а в случаях, определенных пп.4 и 6 Указа от 31.05.2022 № 188 «О расширении использования государственными организациями информационно-коммуникационных технологий», обязаны использовать автоматизированную информационную систему «Ведомственный архив».

Документы в электронном виде, в том числе электронные документы, государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь по истечении срока временного хранения, установленного ч.3 ст.20 Закона № 323-З, передаются из информационной системы архива государственного органа, иной организации на постоянное хранение в государственный архив посредством информационной системы архива электронных документов Национального архивного фонда Республики Беларусь.

В организациях, в архивах которых не созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности в соответствии с требованиями п.227 Инструкции № 4, осуществляется хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения или с отметкой «ЭПК», оформленных и подписанных в установленном порядке (п.224 Инструкции № 4).

Обратите внимание! На обложках дел со статистическими отчетами реквизит «Дата (крайние даты) дела» не указывается, если дата отражается в заголовках дел.

Формы документов • Обложка дела со статотчетом (форма 1-т (кадры)) (пример).