Материал помещен в архив

ГРАФИК ОТПУСКОВ - 2017

Все работающие имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Чтобы все сотрудники одновременно не ушли отдыхать, а работа организации не остановилась, составляется график отпусков, который, с одной стороны, гарантирует работникам право на отдых, а с другой - защищает интересы работодателя.

Каждый год в ноябре редакция АПС «Бизнес-Инфо» готовит для вас аналитический материал, посвященный составлению графика отпусков. С учетом утверждения «новое - хорошо забытое старое» предлагаем вам еще раз проверить свои знания по этому вопросу, ознакомившись с данным пособием.

Что такое график отпусков?

График представляет собой расписание предоставления с соблюдением очередности оплачиваемого отпуска на календарный год.

Существуют определенные правила составления графика отпусков. Так, график отпусков составляется и утверждается нанимателем, а также согласовывается с профсоюзом, если такое согласование предусмотрено коллективным договором (часть первая ст.168 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК)). Если в коллективном договоре такое условие не предусмотрено, наниматель не обязан согласовывать с профсоюзом график отпусков.

Согласовываемый график отпусков профсоюз может письменно одобрить или вернуть для доработки.

График отпусков составляется с учетом пожеланий работников и особенностей рабочего процесса организации. Коллективным договором, другим нормативным актом может быть установлена максимальная численность работающих определенного подразделения, которые могут одновременно находиться в отпуске.

К составлению графика отпусков целесообразно приступать в ноябре, а утверждается он руководителем не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором и др. (ст.168 ТК).

Нужен ли график отпусков в маленькой организации?

График отпусков должен быть в любой организации, независимо от численности работающих. Это обязательный документ как для работника, так и для работодателя (ст.194 ТК). Он обеспечивает работнику необходимые гарантии и соблюдение закона работодателем. Именно графиком отпусков устанавливается очередность отдыха сотрудников. Те же, кто считает, что соблюдать требования ТК необязательно, должны быть готовы к штрафам, которые налагает трудовая инспекция на работодателей за отсутствие утвержденного графика отпусков.

Справочно Иные нарушения законодательства о труде, причинившие вред работнику, влекут наложение штрафа в размере от 2 до 20 базовых величин (часть 4 ст.9.19 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях).

Право отдельных категорий работников на предоставление отпуска в определенное время

Во время составления графика отпусков необходимо учитывать, что некоторые категории работников (список представлен в таблице ниже) имеют право на очередной отпуск в определенное время.

Например, женщины, у которых двое (и более) детей в возрасте до 14 лет, имеют первоочередное право на отпуск в летнее время.

Такие же льготы предусмотрены для ветеранов войны и труда, сотрудников моложе 18 лет, опекунов или попечителей, ветеранов боевых действий, людей, имеющих звания Героя, Героя Советского Союза, полных кавалеров орденов Славы и др.

Кроме того, одновременно с мужем (женой) могут уйти в отпуск и супруги военнослужащих.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. в часть четвертую ст.168 ТК внесены изменения Законом Республики Беларусь от 18.07.2019 № 219-З (далее - Закон № 219-З), а именно: • «3) матери (мачехе), воспитывающей двоих и более детей в возрасте до четырнадцати лет, а также матери (мачехе), отцу (отчиму), воспитывающим ребенка-инвалида в возрасте до восемнадцати лет;»; • «7) работникам, эвакуированным, отселенным, самостоятельно выехавшим с территории радиоактивного загрязнения из зоны эвакуации (отчуждения), зоны первоочередного отселения и зоны последующего отселения, за исключением прибывших в указанные зоны после 1 января 1990 г.;»; • «8) донорам крови и ее компонентов, награжденным нагрудным знаком отличия Министерства здравоохранения «Ганаровы донар Рэспублiкi Беларусь», знаком почета «Почетный донор Республики Беларусь», знаками «Почетный донор СССР», «Почетный донор Общества Красного Креста БССР»;»; • «10) другим работникам в соответствии с законодательными актами, коллективным договором или трудовым договором;».

Как правильно составить график отпусков?

График отпусков организации - локальный нормативный акт, который содержит информацию об очередности предоставления отпусков работникам всех структурных подразделений. В каждом структурном подразделении организации свой график. Эта схема считается самой удобной: сначала руководители отделов составляют графики в зависимости от потребности отдела в персонале, а потом отдел кадров корректирует поданные графики с учетом существующих льгот.

Затем работники кадровой службы передают уточненные графики на согласование работникам, чьи отпуска были по каким-то причинам перенесены на иной период, и руководителям подразделений. После согласования и урегулирования всех спорных вопросов исправленные графики вновь передаются в отдел кадров, где уже составляется сводный график организации.

Типовой формы графика отпусков нет. Он разрабатывается в организации самостоятельно. Можно воспользоваться типовой формой графика трудовых отпусков (код 0224130001), включенной в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации, утвержденную приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 ноября 2019 г. следует руководствоваться формой графика трудовых отпусков (унифицированная система организационно-распорядительной документации, утвержденная приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41).

В ст.168 ТК не определены требования к содержанию графика трудовых отпусков.

Как правило, график отпусков составляется многократно, поэтому нанимателю следует разработать его унифицированную форму и включить ее в табель унифицированных форм документов организации.

Перед тем как составлять и утверждать график отпусков на 2017 год, стоит уточнить, какое количество дней отпуска положено работнику в будущем году, есть ли у него право выбирать время отдыха и другие условия.

График отпусков составляется с учетом пожеланий работающих и организации рабочего процесса в конкретном подразделении. Чтобы узнать пожелания работающих, можно разработать отдельно опросный лист либо использовать в качестве образца утвержденную форму графика отпусков.

Справочно При составлении графика отпусков также см.: • «Производственный календарь на 2017 год»; • «Порядок установления расчетной нормы рабочего времени на 2017 год. Комментарий к постановлению Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 05.10.2016 № 54».

Указывать точно даты начала и окончания отпуска необязательно. Можно указать предполагаемые - с числами, месяцами. Если в итоге работник пойдет в отпуск в другое время, достаточно записать новые даты в графике рядом с запланированными.

Когда сотрудники определятся с датами отпусков, можно скорректировать графики с учетом предусмотренных законодательством льгот.

Составление графика отпусков в небольших учреждениях

Для небольших организаций привычен предварительный опрос работающих о времени предоставления отпуска, проводимый сотрудниками отдела кадров или руководителями структурных подразделений. Чтобы избежать разночтений в пожеланиях работников, инспекторы по труду рекомендуют не просто проводить опрос работников, а оформлять его результат подписью самого работника, которая будет подтверждать, что он не возражает против конкретного времени отпуска, которое ему предложено. После сбора данных нужно создать проект документа, который придется еще раз согласовать с руководителями структурных подразделений.

Важные моменты при составлении графика отпусков

При составлении графика отпусков кроме пожеланий работников необходимо также учитывать и требования действующего законодательства.

1. Стаж работы, рабочий год. Право на оплачиваемый отпуск имеют работники, стаж работы которых на момент составления графика отпусков не меньше 6 месяцев (при этом работника нужно предупредить, что его отпуск может быть перенесен). Кроме того, если в период, за который предоставляется очередной отпуск, сотрудник брал дополнительные отпуска без сохранения заработной платы, срок которых больше 14 календарных дней, или находился в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, данные отпуска не включаются в рабочий год, дающий право на оплачиваемый ежегодный отпуск.

Отдельным категориям сотрудников могут предоставляться ежегодный оплачиваемый отпуск независимо от стажа. К ним относятся:

• женщины перед отпуском по беременности и родам или после него;

• лица моложе 18 лет;

• работники, принятые на работу в порядке перевода;

• совместители, если трудовой отпуск по основному месту работы приходится на период до 6 месяцев работы по совместительству;

• участники Великой Отечественной войны;

• женщины, имеющие двоих и более детей в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;

• работники, обучающиеся в вечерних школах и учреждениях, обеспечивающих получение профессионально-технического, среднего специального, высшего и послевузовского образования, в вечерней или заочной форме получения образования.

Работающим женам (мужьям) военнослужащих по их желанию трудовой отпуск предоставляется одновременно с отпуском их мужей (жен).

2. Дополнительные ежегодные отпуска. Предусмотрены, как правило, в организациях с вредными или опасными условиями труда. Такие отпуска также вносятся в график, но в стаж, который дает право использовать такой отпуск, включается только фактически отработанное время (подп.1.1 п.1 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 19.01.2008 № 73 «О дополнительных отпусках за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и особый характер работы»). Возможность получить дополнительный отпуск авансом законом не предусмотрена.

Дополнительный отпуск предоставляется:

• за работу с вредными и (или) опасными условиями труда работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, на основании аттестации рабочих мест по условиям труда (часть первая ст.157 ТК);

• особый характер работы работникам, труд которых связан с особенностями выполнения работы (часть вторая ст.157 ТК);

• ненормированный рабочий день (до 7 календарных дней) работникам с ненормированным рабочим днем (ст.158 ТК);

• продолжительный стаж работы (до 3 календарных дней) работникам, имеющим продолжительный стаж работы в одной организации, отрасли (ст.159 ТК).

Дополнительные поощрительные отпуска могут устанавливаться коллективным договором, соглашением или нанимателем всем работникам, отдельным их категориям (по специальностям и видам производств, работ, структурных подразделений), а персонально - трудовым договором (ст.160 ТК, подп.2.5 п.2 Декрета Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины»).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 12 апреля 2020 г. п.2 Декрета № 29 исключен Декретом Президента Республики Беларусь от 09.04.2020 № 1. Комментарий см. здесь. С 28 января 2020 г. следует руководствоваться п.3 части первой ст.2612 ТК.

Дополнительные отпуска присоединяются к основному отпуску (часть первая ст.155 ТК), если иное не предусмотрено актами законодательства (ст.162 ТК).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. следует руководствоваться ст.162 ТК в редакции Закона № 219-З. Комментарии см. здесь, здесь.

3. Два отпуска может быть в одном календарном году у тех, кто был принят на работу в конце прошлого календарного года, например, в октябре. В этом случае сотрудник по закону может уйти в отпуск в мае и до конца года взять еще один оплачиваемый отпуск, но уже за другой год (взять отпуск за второй и последующие годы работник имеет право в любое время года по своему желанию). Такая возможность должна быть предусмотрена еще на этапе составления графика (внесена в форму графика отпусков).

4. Очередность предоставления отпусков определяется не только пожеланиями работников. Во внимание принимаются категории работников, которые имеют первоочередное право использовать ежегодный отпуск в летнее время или другое удобное им время. Чтобы учесть их интересы, можно составлять список тех, у кого есть такое право.

Продолжительность основного отпуска не может быть менее 24 календарных дней. Если в организации для работников предусмотрены дополнительные отпуска, они присоединяются к очередному отпуску. Это относится и к некоторым категориям работников, которым предусмотрены более длительные отпуска. Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.01.2008 № 100 утверждены:

• перечень организаций и должностей педагогических работников, продолжительность основного отпуска которых составляет более 24 календарных дней;

• перечень категорий работников, продолжительность основного отпуска которых составляет более 24 календарных дней.

От редакции «Бизнес-Инфо» Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 28.01.2020 № 49 внесены изменения в приложение 1 к постановлению № 100, в частности название изложено в новой редакции: «Перечень организаций и должностей служащих педагогических работников, продолжительность основного отпуска которых составляет более 24 календарных дней». Порядок вступления в силу изменений регулируется п.2 постановления № 49.

Учитываем особенности производственного процесса

Чтобы грамотно составить график отпусков, нужно знать нормы законодательства и помнить, что:

• начальник и заместитель не могут уйти в отпуск одновременно;

• в подразделении должно оставаться то количество сотрудников, которое обеспечит его нормальное функционирование;

• одновременно не должны планировать свой отпуск специалисты, занимающие одинаковые должности или выполняющие схожую работу;

• накопившийся за несколько лет отпуск не стоит суммировать, лучше разбить его на несколько частей;

• работник, совмещающий две должности, не должен уходить в отпуск одновременно с работником, на которого можно возложить его обязанности (как по основной, так и по совмещаемой должности);

• работники, которым наниматель обязан запланировать отпуск по желанию работника, могут уйти в отпуск в самый неподходящий для работодателя момент;

• распределять отпуска между работниками структурного подразделения нужно так, чтобы использование «льготниками» отпуска в любой период года не отразилось на работе подразделения;

• предоставлять отпуска следует с учетом пожеланий работников и интересов производства.

Кроме того, при составлении графика отпусков необходимо учитывать:

1) вредные или опасные условия труда. Их наличие дает работникам право на дополнительный отпуск;

2) возможность взаимозаменяемости работников, чтобы отсутствие одного специалиста не сказалось негативно на работе структурного подразделения или организации в целом;

3) планы развития (сокращения) производства. Должны учитываться принятые производственные, финансовые и иные программы, эффективность управления.

На предоставление работникам отпусков в определенный период может повлиять и финансовое положение организации (например, отсутствие денежных средств в связи с модернизацией производства).

Аналитические материалы

Калькулятор

Калькулятор «График отпусков».

Пособия

Т.Лукьяненко, DipIAS ICFM, аудитор, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»

Образцы форм кадровых документов.

В.Самосейко, юрист

График отпусков: возможности и ограничения при составлении.

Неоднозначные моменты при оформлении отдельных кадровых процедур: трудовой отпуск.

О.Гирина

Не допускаем ошибок при предоставлении работнику трудового отпуска.

Вопросы и ответы

М.Ковалевич, юрист

Работник организации имеет право на 29 календарных дней трудового отпуска (24 дня основного отпуска, 5 - дополнительного поощрительного, предусмотренного подп.2.5 п.2 Декрета Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины»). Отпуск разбивается на две части. Имеет ли право организация предоставить дополнительный отпуск вместе с первой частью отпуска либо дополнительный отпуск предоставляется после полного использования основного?

Т.Лукьяненко, DipIAS ICFM, аудитор, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»

Что означает «вести учет отпусков»? Где изложены правила ведения такого учета?

Формы документов

График трудовых отпусков.

О.Гирина, юрист

Заявление о разделении трудового отпуска на части (пример).

21.11.2016

Талина Лукьяненко, DipIAS ICFM, аудитор, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»

Исключительное право на данный авторский материал принадлежит ООО «Профессиональные правовые системы»