Материал помещен в архив

Гриф согласования профкома на документах

Ситуация Организация согласовывает ряд документов с профсоюзной организацией (например, правила внутреннего трудового распорядка и др.). При этом гриф согласования профкома часто располагается в левом верхнем углу первого листа документа (на одном уровне с грифом утверждения). Правомерно ли размещать гриф согласования в верхнем левом углу первого листа документа?

Нет, гриф согласования размещается на лицевой стороне последнего листа документа.

Наниматели осуществляют свои обязанности в соответствующих случаях по согласованию или с участием профсоюзов, в том числе при принятии локальных правовых актов, затрагивающих трудовые и социально-экономические права работников (ч.2 ст.55 ТК).

Так, правила внутреннего трудового распорядка устанавливаются нанимателем с участием профсоюзов на основании типовых правил внутреннего трудового распорядка, утверждаемых Правительством или уполномоченным им органом (ст.195 ТК).

Документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, утверждения, регистрации) в необходимых случаях подлежат согласованию. Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами. Согласование может проводиться как внутри организации - со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее - с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование) (ч.2 п.59 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

Внешнее согласование оформляется грифом согласования (ч.2 п.60 Инструкции № 4).

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручной подписи, ее расшифровки и даты (ч.3 п.60 Инструкции № 4; подп.7.24 п.7 СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Госстандарта от 26.10.2016 № 83).

Согласование может производиться как должностным лицом, так и коллегиальным органом или посредством письма (п.60 Инструкции № 4).

Гриф согласования печатается от нулевого положения табулятора, то есть от края левого поля документа (абз.9 п.84 Инструкции № 4).

При отсутствии места на документе оформляют лист согласования. На документе на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, делается отметка (ч.12 п.60 Инструкции № 4).

Пример Лист согласования Прилагается

Таким образом, неправильно оформлять гриф согласования в левом верхнем углу первого листа документа - на одном уровне с грифом утверждения, поскольку это противоречит Инструкции № 4 и СТБ 6.38-2016.

В рассматриваемой ситуации гриф согласования надо оформить так:

Если документ согласует председатель профкома, гриф согласования выглядит следующим образом:

06.05.2021

Дмитрий Варнашов, специалист по управлению документами, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с ноября 2016 года по февраль 2021 года