Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Имеет ли право организация разработать локальный акт «Положение о документообороте в организации»? В чем отличие такого положения от инструкции по делопроизводству организации, которая должна быть разработана в организации?

ОТВЕТ: Да, имеет. Положение о документообороте организации в отличие от инструкции по делопроизводству закрепляет общие принципы документационного обеспечения управления.

В каждой организации разрабатывается инструкция по делопроизводству организации согласно п.4 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция), и, как правило, в нее включаются разделы в соответствии с Инструкцией.

В инструкции по делопроизводству организации отражаются основные вопросы работы с документами:

• общие принципы организации делопроизводства;

• документирование управленческой деятельности;

• виды документов, необходимость создания которых обусловлена деятельностью организации;

• порядок подготовки и оформления документов;

• порядок подписания документов, их визирования, согласования и утверждения;

• порядок исполнения документов;

• порядок приема и отправки документов;

• основные принципы движения различных категорий и групп документов;

• составление номенклатуры дел, порядок ее утверждения и использования;

• методика группировки документов в дела;

• подготовка дел с исполненными документами к дальнейшему хранению и использованию;

• правила хранения и использования исполненных документов;

• порядок передачи документов в архив организации;

• составление описей дел;

• использование архивных документов;

• уничтожение документов с истекшими сроками хранения;

• работа с документами в электронном виде;

• работа с документами в структурном подразделении.

Приведенный список показывает, что инструкция по делопроизводству представляет собой достаточно объемный документ. Таким образом, в организации можно составлять локальные правовые акты для регламентации отдельных вопросов документационного обеспечения управления. Это может быть и инструкция по организации работы с документами в электронном виде, и инструкция по организации передачи документов в архив организации, и т. д.

Организация может разработать положение о документообороте организации, где будут закреплены общие принципы и задачи документооборота. Также может быть разработана инструкция по организации документооборота. Соответственно, в ней будут закреплены вопросы:

• приема, регистрации, отправки документов;

• движения документов между структурными подразделениями и передача их из одного структурного подразделения в другое;

• особенности учета отдельных категорий и групп документов (например, договоров), сроки исполнения документов и т. д.

Справочно Положение о документообороте можно найти здесь.

При этом необходимо помнить о возможности разработки такого локального правового акта, как табель унифицированных форм документов организации (далее - табель), который предусмотрен п.17 Инструкции.

Табель разрабатывается с учетом специфики деятельности организации и конкретных задач, которые решаются при разработке табеля по форме согласно приложению 1 к Инструкции.

Справочно Табель - разрешенная к применению форма документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности с отражением основных этапов их подготовки и прохождения (часть вторая п.17 Инструкции).

Поскольку в табель включаются наименования форм документов, разрешенных к применению в организации, а также указываются все или основные этапы их подготовки, это позволяет регламентировать порядок работы с документами и содержание технологических этапов их обработки. Использование табеля позволяет оптимизировать процедуру подготовки и исполнения документов за счет упорядочения путей их прохождения в структуре управления.

10.06.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела