Материал помещен в архив

ИНДЕКСАЦИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН И ОТВЕТОВ НА НИХ

Положением о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях, утвержденным постановлением Совета Министров РБ от 26.05.2005 № 544 (далее - Положение, с изменениями и дополнениями от 17.01.2007 № 60), не установлен единый для всех организаций порядок индексации обращений граждан. Пунктом 8 Положения определено, что регистрационные индексы обращениям присваиваются в соответствии с принятой системой регистрации документов государственных органов, иных организаций. Это означает, что организации следует установить порядок присвоения индексов поступающим обращениям. При этом необходимо учитывать основные правила регистрации документов, установленные нормативными правовыми актами по делопроизводству.

Регистрационный индекс документа может иметь сложную структуру и состоять из порядкового регистрационного номера документа, который может быть дополнен иными обозначениями в соответствии с установленным порядком ведения делопроизводства.

Обращения регистрируются отдельно от других поступающих в организацию документов. Данная особенность отражается в регистрационных индексах обращений, которые должны иметь определенные отличия: помимо порядковых входящих номеров, присваиваемых в течение года, регистрационные индексы обращений дополняются иными обозначениями независимо от того, поступило обращение непосредственно в организацию или же было прислано из другой организации. Необходимость добавления дополнительных обозначений к регистрационным индексам обращений обусловлена тем, что по требованиям делопроизводства в одной организации не может быть учтено двух входящих документов под одним и тем же регистрационным индексом (например, индекс обращения «53» и регистрационный индекс документа, поступившего в порядке общего делопроизводства, также «53»).

Аналогичное правило установлено для регистрации некоторых внутренних документов, например, приказов по личному составу. Несмотря на то, что приказы по личному составу, срок хранения которых 75 лет (прием, перевод, увольнение) и 3 года (отпуска, командировки, взыскания), регистрируются отдельно, для того чтобы в организации не было издано двух приказов по личному составу с одним и тем же индексом, например «10», к их порядковым регистрационным номерам добавляются буквенные обозначения - «к» и «л». Соответственно регистрационные индексы двух приказов по личному составу разных сроков хранения будут «10-к» (75 лет) и «10-л» (3 года).

С учетом изложенного при регистрации обращений целесообразно сохранить нормативно закрепленный до 2005 г. порядок, при котором регистрационный индекс обращения включает не только порядковый регистрационный номер, но и первую букву фамилии автора обращения. Например: Д-50 (Д - первая буква фамилии заявителя, 50 - порядковый номер поступившего обращения). При этом регистрируемый в порядке общего делопроизводства входящий документ из другой организации также может иметь порядковый номер 50, но без буквенного обозначения «Д».

В соответствии с задачами, функциями, уровнем организации регистрационный индекс обращения может дополнительно включать код административно-территориального деления, начальную букву содержания обращения (например, «Ж» - жилье) и др. При наличии классификатора вопросов, поднимаемых в обращениях, в регистрационный индекс включается шифр (код) вопроса. Например, регистрационный индекс обращения может иметь следующую структуру: «3/4Д-50», где 3 - код территории, 4 - код вопроса, Д - первая буква фамилии заявителя, 50 - порядковый номер поступившего обращения.

При регистрации коллективных обращений в их индекс может включаться буквенное обозначение «КЛ» (например, КЛ-32).

Статьей 7 Закона РБ от 06.06.1996 № 407-XIII «Об обращениях граждан» установлено, что анонимные обращения, как правило, не рассматриваются. В то же время в целях учета таких обращений и последующего анализа работы с обращениями граждан, их также целесообразно регистрировать. В таком случае к порядковому регистрационному номеру обращения может добавляться буквенное обозначение «АН» (анонимное), или «БП» (без подписи), например, БП-48.

В соответствии с п.9 Положения повторным обращениям при их поступлении в организацию в течение календарного года в зависимости от объема документооборота присваивается регистрационный индекс первого обращения или очередной индекс.

В случае присвоения очередного индекса индексы первого и повторных обращений будут различаться. Например, обращению, поступившему 20 марта 2008 г., был присвоен индекс Д-50, обращению, поступившему 20 апреля 2008 г., - Д-90. Для регистрации повторного обращения заполняется новая регистрационная форма (регистрационно-контрольная карточка (РКК) - при использовании регистрационно-карточной системы регистрации) с указанием дат и индексов предыдущих обращений. При использовании журнальной формы регистрации повторные обращения вносятся в журнал под очередным регистрационным номером, при этом в графе журнала «Даты, индексы повторных обращений» указываются дата и индекс первого (предыдущего) обращения.

Отметим, что согласно ранее действовавшим правилам повторным обращениям одного и того же гражданина присваивались только очередные регистрационные индексы.

В то же время согласно п.9 Положения допускается при регистрации повторные обращения учитывать под регистрационным индексом первого обращения. В этом случае, если обращению, поступившему 20 марта 2008 г., присвоен индекс Д-50, то 20 апреля 2008 г. при поступлении повторного обращения ему также присваивается индекс Д-50 (а не Д-90). При этом также заполняется новая РКК, а в графе «Даты, индексы повторных обращений» РКК проставляются даты предыдущих обращений без указания их регистрационных индексов, так как они будут совпадать с индексом повторного обращения. При журнальной регистрации эти сведения также указываются в соответствующей графе журнала.

Возможен вариант, при котором в случае регистрации повторного обращения под тем же индексом, что и первое обращение, новая РКК не заполняется (не делается новая запись в журнале о поступившем обращении). В этом случае на РКК первого обращения проставляется дата повторного обращения без указания индекса первого обращения. Аналогично при журнальной форме регистрации сведения о повторном обращении будут указываться в соответствующей графе журнала, где было зарегистрировано первое обращение.

Однако этот способ регистрации неудобен тем, что в регистрационно-учетной форме будет недостаточно места для заполнения информации, отражающей резолюцию руководителя по исполнению повторного обращения, сведений о ходе рассмотрения обращения, результате решения вопроса и др. Регистрация повторных обращений в тех же регистрационных формах, что и предыдущих, может быть оправдана в случаях, когда по предыдущим обращениям гражданину дан исчерпывающий ответ, переписка с ним прекращена и последующие его обращения по тому же вопросу в организации более не рассматриваются.

Как определено п.9 Положения, выбор формы индексации повторных обращений зависит от объема документооборота. В правом верхнем углу повторных обращений и в регистрационных формах делается отметка «Повторно» и подбирается вся предшествующая переписка.

Одновременно гражданином могут быть направлены нескольким адресатам обращения одного содержания, которые в конечном итоге переадресовываются в одну организацию, в компетенции которой находится решение поставленного вопроса. Согласно п.10 Положения все эти обращения в организации-получателе учитываются под одним регистрационным индексом первого полученного из этих обращений с добавлением порядковых номеров других обращений, например: Д-401/1 - обращение, непосредственно поступившее в организацию «А»; Д-401/2 - обращение по тому же вопросу, направленное гражданином в концерн «Белбиофарм» и переадресованное в организацию «А»; Д-401/3 - обращение по тому же вопросу, направленное гражданином в Министерство здравоохранения РБ и переадресованное в организацию «А».

Если для регистрации обращений используется традиционная РКК, то количество ее экземпляров определяется, исходя из необходимости обеспечения учета, справочной работы, контроля за исполнением обращений граждан. При журнальной регистрации после заполнения соответствующих граф журнала также может использоваться РКК установленной формы для организации контроля за исполнением поступившего обращения. При использовании РКК в электронном виде она может распечатываться в необходимом количестве экземпляров (при отсутствии локальной компьютерной сети в организации).

Как правило, заполняется два-три экземпляра РКК. Один экземпляр вместе с обращением направляется исполнителю, остальные предназначены для справочных картотек (в т.ч. контрольной).

После рассмотрения обращение вместе с экземпляром РКК передается из структурного подразделения (от исполнителя) ответственному за ведение делопроизводства в организации для централизованного формирования в дела и картотеки.

Регистрационно-контрольные карточки систематизируются в справочной картотеке по следующим признакам:

- алфавитному (первым буквам фамилий авторов обращений);

- тематическому (структурному);

- региональному (географическому).

Карточки в картотеках, построенных по тематическому (структурному), региональному (географическому) признаку систематизируются преимущественно по алфавиту фамилий авторов обращений. Регистрационно-контрольные карточки на коллективные и анонимные обращения, как правило, помещаются в отдельный раздел картотеки.

Ответы на обращения граждан регистрируются в тех же регистрационных формах, в которых были первоначально учтены сами обращения (на РКК, в журнале).

Пунктом 13 Положения определено, что индекс ответа состоит из регистрационного индекса обращения с дополнением других установленных в государственных органах, иных организациях обозначений, применяемых при регистрации. Этим дополнительным обозначением является, как правило, индекс дела по номенклатуре дел, в которое после исполнения группируются обращения. Например, в организации установлено, что дело с обращениями граждан ведется в отделе организационно-правовой и кадровой работы. Соответствующее дело с заголовком «Обращения граждан и документы по их исполнению (переписка, справки и др.)» включено в номенклатуру дел организации под индексом 3-22 (3 - индекс отдела организационно-правовой, кадровой работы и международных связей, где формируется дело с обращениями; 22 - порядковый номер дела по номенклатуре дел этого подразделения). Следовательно, индекс ответа будет следующим: 3-22/Д-50, где 3-22 - индекс дела по номенклатуре дел, Д-50 - регистрационный индекс обращения.

30.05.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

От редакции: С 22 января 2012 г. постановление Совета Министров РБ от 26.05.2005 № 544 «Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан» на основании постановления Совета Министров РБ от 30.12.2011 № 1786 утратило силу.

С 22 января 2012 г. Закон РБ от 06.06.1996 № 407-XIII «Об обращениях граждан» на основании Закона РБ от 18.07.2011 № 300-З утратил силу.