Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив
ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ: СВОДКИ, ПРЕСС-РЕЛИЗЫ
Информационно-справочные документы (акты, письма, справки, докладные и объяснительные записки, сводки и др.) относятся к организационно-распорядительным документам организации.
Справочно-информационные внутренние документы могут оформляться как на общем бланке, так и на чистых листах бумаги формата А4 при соблюдении СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83.
Сводки
Разновидностью служебных справок являются сводки (об исполнении документов, сводка предложений и т. д.). Сводки оформляются в виде таблиц, графиков (п.132 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).
В организациях с большим документооборотом ежемесячно составляются сводки об исполнении документов и сводки рассмотрения обращений граждан.
Чаще всего сводки имеют табличную форму, которая может закрепляться в инструкции по делопроизводству организации, некоторые сводки имеют типовую форму.
Сводка об исполнении документов, подлежащих индивидуальному контролю (пример)
СВОДКА
_______________ № _______
Об исполнении документов,
подлежащих индивидуальному
контролю, по состоянию
на 15.11.2017
Вариант 1
| № п/п | Наименование структурного подразделения | Документы на контроле | Из них | По видам | |||||
| всего | поступило в предыдущем месяце |
исполненные | не исполненные в срок | с продленным сроком исполнения | просроченные | приказы | решения коллегии | ||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
|
1 |
Отдел сбыта |
5 |
3 |
3 |
нет |
1 |
нет |
1 |
- |
|
2 |
Отдел кадров |
10 |
5 |
5 |
2 |
3 |
1 |
4 |
- |
Вариант 2
| № п/п | Наименование структурного подразделения | Находится на исполнении | Из них | |||
| всего | поступило в предыдущий месяц | исполняются в срок | просрочены | |||
| всего | срок продлен | |||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
1 |
Отдел писем |
15 |
5 |
10 |
нет |
5 |
| Начальник отдела писем | Подпись | И.А.Буракова |
Сводка об исполнении документов и поручений (пример)
СВОДКА
(примечание)
_______________ № _______
Об исполнении документов
и поручений по состоянию
на 30.11.2017
| Исполнитель | Находится на контроле | Из них | Примечание | ||||
| всего | за предыдущий месяц | исполненные в срок | в процессе исполнения | с перенесенными сроками исполнения | не исполненные в срок | ||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
| Начальник отдела кадров Петров В.В. |
5 |
2 |
4 |
нет |
1 |
нет |
|
| Руководитель группы контроля | Подпись | А.В.Лопухов |
| 30.11.2017 |
Примечание. Сводка может быть дополнена графами по видам контролируемых документов.
Сводки подписывает начальник канцелярии или лицо, ответственное за ведение контроля за исполнением документов.
В учреждениях с небольшим документооборотом составляется единая ежемесячная справка об исполнении документов с графой по исполнению предложений, заявлений и писем граждан.
Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.
Сводка учета объема документооборота (пример)
СВОДКА
учета объема документооборота за ноябрь 2017 года
| Структурное подразделение | Входящие | Исходящие | Внутренние (по группам документов) | ||
| по группам документов | по корреспондентам | по группам документов | по адресатам | ||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
| Приемная | Распорядительные документы - 10 Письма - 25 Учетно-отчетные документы - 7 |
Вышестоящие инстанции - 17 Подведомственные организации - 15 Частные лица - 7 |
Письма - 12 | Министерство образования - 6 Комитет по образованию - 6 |
Приказы - 10 Указания - 2 Справки - 25 Докладные записки - 10 |
Итого: ___________
| Руководитель службы документационного обеспечения управления (заведующий канцелярией) |
Подпись | Расшифровка подписи |
Обычно такой анализ по группам, по корреспондентам используется для создания базы данных постоянных корреспондентов, с которыми организация ведет переписку. В эту сводку могут вноситься точные названия организаций, их адреса, полные должности корреспондентов и другие данные.
Пресс-релиз
Пресс-релиз - письменное сообщение для средств массовой информации от имени руководства организации.
Как правило, пресс-релиз содержит официальную позицию организации в виде реакции на тот или иной информационный повод. Официальные государственные органы иногда выпускают пресс-релизы в форме ответов на вопросы. Например, пресс-релиз по поводу выпуска нового стандарта на управленческую документацию.
Пресс-релиз позволяет организации информировать средства массовой информации о важных событиях, произошедших в организации и являющихся интересными или необходимыми для освещения их широкой общественности и (или) конкретной целевой аудитории.
Пресс-релиз не должен содержать оценочных данных или информации рекламного характера, он должен быть небольшим по объему (не больше двух страниц формата А4) и включать информацию только об одной единственной новости.
Схема
| Виды пресс-релизов | ||||||||||
|
|
|
| ||||||||
|
Пресс-релиз-анонс |
Пресс-релиз- новость |
Информационный пресс-релиз | ||||||||
|
|
|
| ||||||||
| Информация о событии, которое только должно произойти | Информация об уже свершившемся событии. В этот пресс-релиз можно добавить и краткие комментарии действующих или заинтересованных лиц | Информирует о текущем, еще не завершенном событии. В этом пресс-релизе дается только отчет о текущих изменениях или новом повороте событий, предполагая, что суть этого события уже известна | ||||||||
Структура
1. Заголовок.
При написании пресс-релиза очень важно правильно выбрать заголовок, из которого должна быть понятна суть документа и его важность. Заголовок должен быть коротким, емким и информативным.
2. Первый абзац - суть того, что написано ниже, следовательно, он должен содержать ответ на следующие вопросы: кто? что? когда? и др.
3. Основной текст.
В данной части пресс-релиза излагаются цифры, факты и комментарии, то есть то, на чем потом будет строиться материал. Назначение основного текста пресс-релиза - дать развернутую информацию и добавить интересные детали.
4. Сведения об организации (год образования, направления деятельности и др.).
5. Контактная информация (телефон, факс, e-mail, сайт организации; указание фамилии, имени, отчества и должности автора релиза или лица, к которому можно будет при необходимости обратиться за пояснениями, комментариями или с вопросами).
Сообщения должны быть понятными, без использования специальной или жаргонной лексики.
23.11.2017
Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»