Вопрос-ответ от 13.02.2014
Автор: Рыбаков А.

Инспектор отдела кадров, который ранее работал в организации, в личных листках по учету кадров вносил собственноручно изменения, зачеркивая старые сведения. Вследствие этого данные документы выглядят неаккуратно. Необходимо ли такие личные листки заполнять заново? Кто в случае проверки понесет ответственность за допущенные ранее нарушения при ведении личных листков?


 

Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

 

ВОПРОС: Инспектор отдела кадров, который ранее работал в организации, в личных листках по учету кадров вносил собственноручно изменения, зачеркивая старые сведения. Вследствие этого данные документы выглядят неаккуратно.

Необходимо ли такие личные листки заполнять заново? Кто в случае проверки понесет ответственность за допущенные ранее нарушения при ведении личных листков?

 

ОТВЕТ: Заполнять заново личные листки не следует, необходимо оформить акт во избежание ответственности.

Согласно п.8 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция), изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся. Изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка отражаются в дополнении к личному листку по учету кадров. Таким образом, нормативным документом не предусмотрена возможность внесения исправлений в личный листок.

В то же время п.6 Инструкции установлено, что личный листок по учету кадров включается в состав личного дела на этапе его формирования. После включения в личное дело копии приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность) личное дело считается сформированным и регистрируется в журнале (книге) учета личных дел. Извлекать документы из личного дела либо заменять их не допускается (лишь в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь, допускается временное изъятие документов из личных дел).

Учитывая изложенное, заполнять заново личные листки по учету кадров, включенные в сформированные личные дела, не следует. Факты нарушений установленного порядка ведения личных дел (в т.ч. исправлений и зачеркиваний в личных листках) необходимо отразить в акте, который согласно п.22 Инструкции составляется в подобных случаях при проведении проверки наличия и состояния личных дел специально назначенной комиссией. Акт должен быть датирован и представлен на утверждение руководителю организации. Наличие акта с указанием выявленных недостатков в оформлении, ведении и хранении личных дел позволит работнику кадровой службы (специалисту по кадрам) избежать ответственности за допущенные ранее нарушения требований законодательства, регулирующего соответствующие вопросы.

 

13.02.2014

 

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела