Материал помещен в архив

О порядке использования факсимиле личных подписей работников ООО «Прима»

ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящая Инструкция определяет общий порядок обращения и использования факсимиле личных подписей работников общества с ограниченной ответственностью «Прима» (далее - Общество).

2. Настоящая Инструкция обязательна для исполнения всеми работниками Общества.

3. В Обществе право иметь факсимиле личной подписи имеет директор Общества.

ГЛАВА 2
ПРИМЕНЕНИЕ ФАКСИМИЛЕ. ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ С ЕГО ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ

4. Факсимиле личной подписи директора Общества проставляется на следующих документах Общества:

4.1. гражданско-правовых договорах, соглашениях, контрактах;

4.2. дополнительных соглашениях и приложениях к договорам, контрактам и соглашениям.

5. Проставление факсимиле личной подписи директора Общества, указанных в п.4 настоящей Инструкции, допускается только при условии, если возможность такого применения предусмотрена в соответствующих договорах или соглашениях с контрагентами.

6. Использование факсимиле личной подписи директора Общества на документах, не предусмотренных п.4 настоящей Инструкции, запрещается.

<…>

ГЛАВА 3
ОТВЕТСТВЕННЫЕ ЗА ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФАКСИМИЛЕ

10. Ответственные за хранение и использование факсимиле личной подписи директора Общества назначаются приказом директора Общества.

<…>

ГЛАВА 4
ХРАНЕНИЕ И УЧЕТ ФАКСИМИЛЕ

15. Учет факсимиле личной подписи директора Общества осуществляется ответственным за хранение и использование факсимиле личной подписи директора Общества в журнале учета факсимиле, который ведется по форме согласно приложению к настоящей Инструкции.

16. Хранение факсимиле осуществляет сотрудник, назначенный ответственным за хранение и использование факсимиле.

17. Факсимиле должны храниться только в сейфах индивидуального пользования. Запрещается хранение факсимиле в других местах и передача его на хранение другим работникам Общества без соблюдения установленного порядка работы с факсимиле.

<…>

ГЛАВА 5
ПОРЯДОК РАБОТЫ С ФАКСИМИЛЕ

20. Сотрудник, назначенный ответственным за хранение и использование факсимиле, организует работу с ним, соблюдая следующие требования:

20.1. факсимиле должно храниться в сейфе индивидуального пользования;

20.2. в случае временного отсутствия на рабочем месте факсимиле должно быть убрано в сейф индивидуального пользования.

<…>

ГЛАВА 6
ПОРЯДОК ДЕЙСТВИЙ В СЛУЧАЕ УТРАТЫ ФАКСИМИЛЕ

24. В случае утраты, хищения или порчи факсимиле ответственный за его хранение и использование составляет объяснительную записку с изложением причин произошедшего.

25. Для расследования причин утраты факсимиле приказом директора Общества создается комиссия. Результаты работы комиссии оформляются актом.

<…>

ГЛАВА 7
ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ ФАКСИМИЛЕ

28. Пришедшие в негодность факсимиле подлежат сдаче в отдел документационного и информационного обеспечения для последующего их уничтожения.

29. Уничтожение факсимиле производится путем измельчения с последующим сожжением.

30. Акт об уничтожении факсимиле составляется комиссией, подписывается членами комиссии и утверждается директором Общества.

31. В акте на уничтожение факсимиле указывается следующая информация:

31.1. наименование факсимиле и его регистрационный номер по журналу учета факсимиле;

31.2. основание уничтожения факсимиле;

31.3. способ, время и место уничтожения факсимиле;

31.4. оттиск уничтожаемого факсимиле с использованием штемпельной краски.

<…>

Справочно Для более детального изучения см. «Порядок использования факсимиле при оформлении документов».

06.01.2015

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с декабря 2005 года по ноябрь 2009 года