Материал помещен в архив

Республиканское унитарное предприятие «Антариус»
(РУП «Антариус»)

ИНСТРУКЦИЯ
о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам

ГЛАВА 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Инструкция о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам (далее - Инструкция), разработанная в соответствии с Законом РБ от 28.10.2008 № 433-З «Об основах административных процедур» (далее - Закон), Инструкцией о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 07.05.2009 № 39, иными актами законодательства, - локальный нормативный правовой акт, обязательный для исполнения всеми структурными подразделениями РУП «Антариус» (далее - предприятие), в компетенцию которых входит осуществление административных процедур.

Под структурными подразделениями в настоящей Инструкции понимаются отделы, секторы, группы и иные подразделения предприятия в соответствии со штатным расписанием предприятия.

2. Настоящая Инструкция определяет порядок ведения на предприятии делопроизводства по административным процедурам в отношении граждан Республики Беларусь, иностранных граждан и лиц без гражданства, в т.ч. индивидуальных предпринимателей, или юридических лиц Республики Беларусь, других организаций, обращающихся за осуществлением административной процедуры, осуществление которой входит в компетенцию предприятия (далее - делопроизводство).

3. Ответственность за организацию делопроизводства и контроль за соблюдением требований, установленных настоящей Инструкцией, возлагается на директора предприятия или иных уполномоченных директором лиц.

4. Ответственность за делопроизводство (ведение делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, сохранность документов и т.п.) возлагается на начальников структурных подразделений предприятия, в компетенцию которых входит осуществление административных процедур.

5. Действие настоящей Инструкции не распространяется на ведение делопроизводства по отношениям, указанным в абзацах 2-12 п.1 ст.2 Закона, а также по обращениям граждан и юридических лиц, порядок рассмотрения которых регламентируется законодательством об обращениях граждан и юридических лиц и локальными нормативными правовыми актами предприятия.

6. Работникам запрещается разглашать или использовать в частных беседах конфиденциальную информацию, полученную из документов, в т.ч. на стадии их подготовки, а также на заседаниях и совещаниях.

ГЛАВА 2. ПОРЯДОК РЕГИСТРАЦИИ И ПРОХОЖДЕНИЯ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

7. Общий порядок регистрации и прохождения входящих документов на предприятии определен Инструкцией по делопроизводству в РУП «Антариус», утвержденной приказом директора предприятия.

8. Регистрация и прохождение входящих документов по административным процедурам осуществляются отдельно в следующем порядке:

8.1. все поступающие на предприятие заявления заинтересованных лиц на осуществление административных процедур с приложением всех необходимых документов и сведений (далее - заявления заинтересованных лиц), а также жалобы на административное решение (далее - административные жалобы) регистрируются в день их подачи непосредственно в структурных подразделениях предприятия, в компетенцию которых входит осуществление соответствующих административных процедур.

Вышеуказанные документы регистрируются посредством оформления регистрационно-контрольных карточек по формам, установленным на предприятии с учетом специфики конкретной административной процедуры (приложение 1), и регистрации этих карточек в структурных подразделениях предприятия, осуществляющих соответствующую административную процедуру, в соответствующих журналах регистрации.

Журналы регистрации ведутся в структурных подразделениях в электронном виде и/или на бумажном носителе по форме, установленной на предприятии (приложение 3), с учетом специфики конкретной административной процедуры;

8.2. поступившие на предприятие и зарегистрированные в соответствующих структурных подразделениях предприятия документы по осуществлению административных процедур передаются на рассмотрение руководителю предприятия (директору или заместителям директора согласно распределению обязанностей между ними, которое установлено соответствующим приказом (приказами) по предприятию);

8.3. руководители рассматривают документы в день их поступления. Результаты рассмотрения документов отражаются в форме резолюции, которая должна содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителе (исполнителях);

8.4. впоследствии документы в тот же день передаются в структурные подразделения предприятия, в компетенцию которых входит осуществление административной процедуры в соответствии с перечнем административных процедур, осуществляемых РУП «Антариус» (приложение 2);

8.5. заявление по осуществлению административной процедуры может быть сделано заинтересованным лицом (его полномочным представителем) в устной форме непосредственно в структурном подразделении предприятия, в компетенцию которого входит осуществление соответствующей административной процедуры.

Данное заявление учитывается в регистрационно-контрольной карточке, принятой для учета письменных заявлений с соответствующей пометкой «подано устно», в порядке, предусмотренном подп.8.1-8.4 п.8 настоящей Инструкции;

8.6. административная жалоба заинтересованного лица на принятое административное решение подается в письменной форме, регистрируется отдельно от заявления заинтересованного лица, но в том же порядке, что и заявления по осуществлению административной процедуры (подп.8.1-8.4 п.8 настоящей Инструкции).

ГЛАВА 3. РАССМОТРЕНИЕ ЗАЯВЛЕНИЙ. КОНТРОЛЬ ЗА РАССМОТРЕНИЕМ ЗАЯВЛЕНИЙ

9. Все заявления по осуществлению административных процедур подлежат рассмотрению непосредственно в структурных подразделениях предприятия, в компетенцию которых входит осуществление административной процедуры согласно подп.8.4 п.8 настоящей Инструкции, и в соответствии с требованиями действующего законодательства Республики Беларусь, локальных нормативных правовых актов предприятия.

10. Контроль за рассмотрением заявлений заинтересованных лиц на предприятии ведется посредством анализа содержания регистрационно-контрольных карточек и сведений, содержащихся в журналах регистрации (подп.8.1 п.8 настоящей Инструкции).

Контроль завершается, если административное решение об осуществлении административной процедуры или об отказе в осуществлении административной процедуры принято в письменной форме и внесена соответствующая запись в журнал регистрации.

11. Результат принятого административного решения об осуществлении административной процедуры или об отказе в осуществлении административной процедуры (отказ в принятии заявления заинтересованного лица) вносится в соответствующую графу регистрационно-контрольной карточки с указанием его даты и номера, а также в соответствующие графы журналов регистрации, и доводится в устной форме до сведения заинтересованного лица по всем доступным каналам связи (телефон, Интернет), при необходимости результат принятого решения может быть доведен до заинтересованного лица дополнительно и в письменной форме.

При этом в регистрационно-контрольной карточке работником структурного подразделения предприятия, осуществившего административную процедуру, делается в письменной форме соответствующая отметка об уведомлении заинтересованного лица о принятом административном решении.

На каждом заявлении заинтересованного лица после принятия предприятием административного решения делается отметка об исполнении и направлении его в дело, и вносятся соответствующие сведения в журнал регистрации.

В случае отказа в принятии заявления заинтересованного лица в регистрационно-контрольной карточке также делается отметка о принятии такого решения и направлении его в дело, заявление и все прилагаемые к нему документы и (или) сведения возвращаются заинтересованному лицу.

12. Результат административного решения, принятого в ходе приема заинтересованного лица в устной форме, подлежит устному объявлению заинтересованному лицу и результат принятого административного решения отмечается в порядке, аналогичном порядку, приведенному в п.11 настоящей Инструкции.

13. Срок хранения заявлений заинтересованных лиц, документов и (или) сведений, необходимых для осуществления административной процедуры, справок или иных документов, выдаваемых заинтересованным лицам при осуществлении административной процедуры, определяется в соответствии с актами законодательства Республики Беларусь, локальными нормативными правовыми актами предприятия.

14. Документы по осуществлению административных процедур, копии выданных административных решений (в необходимых случаях) формируются в структурных подразделениях предприятия, которые компетентны осуществлять административную процедуру согласно подп.8.4 п.8 настоящей Инструкции, в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел в порядке, принятом на предприятии.

15. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность).

16. Все законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив предприятия в установленном порядке, а дела временного хранения (до 10 лет включительно) хранятся в структурных подразделениях предприятия в порядке, установленном действующим законодательством Республики Беларусь.

17. Начальники и работники структурных подразделений предприятия, в компетенцию которых входит осуществление административной процедуры, несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и дел по административным процедурам.

17.03.2014

Вадим Левшунов, юрист