Инструкция по делопроизводству организации с 1 июля 2024 года: что нужно учесть

Екатерина Дернович
юрист, кандидат исторических наук, ведущий научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

04.06.2024

Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (ч.1 п.4 Инструкции № 4).

В материале рассмотрено, что при этом учесть.

Данная тема изложена в разделах:

С 1 июля 2024 г. вступит в силу новая редакция Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4. Постановлением Минюста от 30.04.2024 № 25 внесены изменения в новую редакцию Инструкции № 4.

До 1 июля 2024 г. организациям необходимо привести свои ЛПА в соответствие с требованиями новой редакции Инструкции № 4.

Дополнительно по теме • Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях: что изменится с 1 июля 2024 года. Комментарий к постановлению Минюста от 10.01.2024 № 2.

Обратите внимание! Особенности подготовки документов, организации работы с документами и хранения документов, содержащих государственные секреты и иную охраняемую законодательством информацию, обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документов, связанных с их рассмотрением, заявлений заинтересованных лиц, обращающихся за осуществлением административной процедуры, и иных документов, связанных с осуществлением административных процедур, регулируются актами законодательства (ч.5 п.2 Инструкции № 4).

Это означает, что при составлении ЛПА, например, по ведению делопроизводства по обращениям граждан и юрлиц, или включении указанной главы в свою инструкцию по делопроизводству следует также учитывать нормы:

• Закона от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц»;

• Указа от 15.10.2007 № 498 «О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц»;

• постановления Совмина от 30.12.2012 № 1256 «О некоторых вопросах выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц»;

• Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц, утв. постановлением Совмина от 30.12.2011 № 1786;

• Положения о порядке функционирования государственной единой (интегрированной) республиканской информационной системы учета и обработки обращений граждан и юридических лиц, утв. постановлением Совмина от 30.12.2022 № 986, и т. д.

Делопроизводство в обособленных подразделениях, структурных подразделениях с правами юрлица

Структурные подразделения с правами юрлица, обособленные структурные подразделения:

• являющиеся самостоятельными источниками комплектования госархивов, ведут отдельное делопроизводство в порядке, установленном Инструкцией № 4 для ведения делопроизводства в организациях, в том числе в части разработки, составления, согласования, подписания, утверждения инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, описей дел, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, передачи документов и дел в архив.

• не указанные в ч.1 п.6 Инструкции № 4, ведут отдельное делопроизводство в порядке, установленном Инструкцией № 4 для ведения делопроизводства в организациях, по решению организаций, структурными подразделениями которых они являются, если иное не установлено законодательством.

Таким образом, филиал организации может разрабатывать свою номенклатуру дел, осуществлять регистрацию документов в рамках филиала, создавать экспертную комиссию филиала и т. д.

Решение организации может быть зафиксировано в инструкции по делопроизводству организации.

Пример В филиалах ЗАО «А» ведется отдельное делопроизводство, соответственно, в инструкции по делопроизводству организации указано: «В филиалах закрытого акционерного общества "А" ведется отдельное делопроизводство», в инструкции по делопроизводству филиала указано: «В филиале № 500 закрытого акционерного общества "А" ведется отдельное делопроизводство».

Переписка организации

Организации ведут переписку с организациями, гражданами Республики Беларусь, иностранными гражданами и лицами без гражданства, в том числе ИП, в целях выполнения поставленных перед ними задач и реализации возложенных на них функций (п.13 Инструкции № 4).

Исключено ограничение на ведение переписки со структурными подразделениями организации.

Бланки документов

Устанавливается три вида бланков документов: бланк для письма, общий бланк, бланк для конкретного вида документа (п.19 Инструкции № 4):

1) бланк для письма;

2) общий бланк.

Они изготавливаются во всех организациях;

3) бланки для конкретных видов документов - изготавливаются по решению организации на основе общего бланка.

В главе своей инструкции по делопроизводству «Бланки документов» организация должна указать виды ее бланков документов с указанием их в приложении.

Оформление документов

Реквизиты

1. Уточнены требования к оформлению элементов даты.

Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами (ч.6 п.42 Инструкции № 4).

Пример 23.05.2024

Аналогичным образом даты оформляются в грифе утверждения, грифе согласования, визировании, отметке о заверении копии и т. д.

2. Четко разграничены виды адресатов и установлены соответствующие правила их заполнения (п.47 Инструкции № 4):

При направлении документа посредством информационной системы ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота государственных органов в реквизите «Адресат» почтовый адрес или официальный адрес электронной почты не указываются.

Виды и порядок использования печатей

Печати могут быть трех видов:

1) печать организации;

2) печать структурного подразделения организации;

3) печать, указывающая на ее целевое назначение (в том числе для копий, для справок, для удостоверений).

Виды применяемых печатей в организации и порядок их использования закрепляются в локальных правовых актах (чч.2 и 3 п.57 Инструкции № 4).

То есть организация принимает в установленном порядке решение, будет ли она использовать печать, и если будет, то какие виды печатей.

Пример 1 У организации будет одна печать организации, соответственно, она будет проставляться на всех документах, где требуется, или в организации будет принято решение о ее проставлении.

Пример 2 У организации будет печать организации и печать «Для документов». В ЛПА может быть закреплено: «Печать организации проставляется на трудовых договорах, контрактах… Печать "Для документов" проставляется на договорах оказания услуг, договорах перевозки, справках…».

Документы временного (до 10 лет) хранения, за исключением документов с отметкой «ЭПК», под которой понимается экспертно-проверочная комиссия, допускается печатать на двух сторонах листа с настройкой зеркальных полей (п.84 Инструкции № 4).

Регистрация документов

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения, за исключением нерегистрируемых документов, включаемых в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый службой документационного обеспечения управления (ДОУ) (лицом, ответственным за ДОУ) и утверждаемый руководителем организации (подп.122.1 и 122.2 п.122 Инструкции № 4).

Также в вышеназванный перечень должны быть включены документы в электронном виде, которые поступают напрямую в структурные подразделения (работникам) организации без участия службы ДОУ (ч.2 п.209 Инструкции № 4).

То есть при поступлении в организацию документов может быть не зарегистрирован, только если он включен в перечень нерегистрируемых документов. Остальные документы должны быть зарегистрированы. При этом в организации может быть разграничено, какие документы подлежат регистрации в службе ДОУ, а какие в других структурных подразделениях.

Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки.

При регистрации каждому документу присваивается регистрационный индекс.

Из Инструкции № 4 исключены формы регистрационно-контрольной карточки, журнала регистрации входящих документов и журнала регистрации исходящих документов. Требования к регистрационно-контрольным формам и порядку их заполнения закреплены в тексте Инструкции № 4.

Таким образом, в своей инструкции по делопроизводству организации необходимо:

1) утвердить перечень нерегистрируемых документов;

2) разработать самостоятельно регистрационно-контрольные формы регистрации документов;

3) отразить вышеперечисленные моменты (с указанием форм в приложении к инструкции).

Номенклатура дел организации

В требованиях к составлению и оформлению номенклатуры дел организации уточнена систематизация первых ее разделов.

Так, наименования органов управления и контрольных органов организации в порядке значимости указываются в начале номенклатуры дел организации в качестве самостоятельных разделов (подразделов). При отсутствии в организации органов управления и контрольных органов в первый раздел номенклатуры дел организации включаются дела службы ДОУ (чч.6, 7 п.147 Инструкции № 4).

Пример 1. Общее собрание акционеров 2. Совет директоров 3. Канцелярия

С 1 июля 2024 г. допускается вместо выписок из номенклатуры дел организации использовать электронное отображение номенклатуры дел организации, доступ к которому имеют все работники организации.

Скорректировано название граф номенклатуры дел организации:

Исключен термин «сводная номенклатура дел», с 1 июля 2024 г. используется только термин «номенклатура дел организации».

Обратите внимание! Номенклатура дел на 2025 год должна составляться по новой форме - приложение 3 к Инструкции № 4.

Формирование дел

Объем дела не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм только для дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения (п.155 Инструкции № 4).

Соответственно, дела временного (до 10 лет) хранения могут превышать установленный объем.

Однако большие по толщине дела неудобны в использовании, поэтому дела временного (до 10 лет) хранения целесообразно ограничивать толщиной 100 мм.

Четко разграничено содержание формирования и оформления дел.

Соответственно, систематизация документов в деле исключена из полного оформления дела. При этом перед полным оформлением дела проверяется правильность систематизации документов дела (ч.2 п.164 Инструкции № 4).

Описи дел структурных подразделений

Из Инструкции № 4 исключена норма: при внесении в годовой раздел описи дел структурного подразделения подряд нескольких дел с однородными заголовками заголовок первого дела указывается полностью, а заголовки последующих дел допускается обозначать словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся полностью.

С 1 июля 2024 г. заголовки всех дел должны вноситься в опись дел структурного подразделения полностью.

Пример № п/п Индекс дела (тома) Название подраздела, заголовок дела (тома) Дата дела (тома) Количество листов в деле (томе) Срок хранения дела (тома) Примечание 1 2 3 4 5 6 7 80 01-1-01 Протоколы № 1-13 заседаний Правления ЗАО «Б» и документы к ним. Том № 1 16.01.2021 27.10.2021 113 30 лет 81 01-1-01 Протоколы № 14-16 заседаний Правления ЗАО «Б» и документы к ним. Том № 2 30.11.2021 30.12.2021 233 30 лет …

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Скорректировано название граф акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению:

Обратите внимание! При составлении акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, с 1 июля 2024 г. следует использовать новую форму акта - приложение 10 к Инструкции № 4.

Порядок утверждения указанного акта следующий: утверждается руководителем организации после утверждения им сводной описи дел (годового раздела сводной описи дел) постоянного хранения (при ее наличии) и сводной описи дел (годового раздела сводной описи дел) по личному составу (ч.2 п.192 Инструкции № 4).

Уточнено, что если групповой заголовок однородных дел включает дела за несколько лет, допускается указывать только регистрационный индекс последней номенклатуры дел, в которой были учтены выделяемые к уничтожению дела.

Пример № п/п Заголовок дела или групповой заголовок дел Дата дела или крайние даты дел Регистрационные индексы номенклатур дел (номера описей дел) за год(ы) Индекс дела по номенклатуре дел или номер дела по описи дел Количество дел (томов, частей) Срок хранения дела и номера пунктов по перечню, иному нормативному правовому акту Примечание 1 2 3 4 5 6 7 8 … 6 Обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением 06.01.2016 29.12.2018 № 1-25/1265 за 2018 год 01-12 4 5 лет п.85 …

Документы в электронном виде

Из Инструкции № 4 исключена норма, устанавливающая конкретные форматы файлов, в которых могут создаваться документы в электронном виде. Соответственно, это могут быть любые форматы: .docx, .pdf, .xls, .josn и др.

Осталась норма, устанавливающая, что используемые в организации форматы файлов документов в электронном виде должны обеспечивать возможность воспроизведения формы внешнего представления на всех этапах обработки и хранения (ч.1 п.199 Инструкции № 4).

С 1 июля 2024 г. Инструкцией № 4 установлены форматы документов в электронном виде, подлежащих архивному хранению.

Справочно Архивному хранению подлежат документы, имеющие срок хранения свыше 10 лет.

Так, внутренние документы организаций в электронном виде (файлы общей части электронных документов), в том числе электронные копии и электронные отображения документов на бумажном носителе, постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения или с отметкой «ЭПК», а также документы, направляемые в сторонние организации, должны быть представлены в формате Portable Document Format (PDF/A1 или PDF/A2) (ч.2 п.199 Инструкции № 4).

Перечислены требования к хранению документов в электронном виде постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения:

• формат Portable Document Format (PDF/A1 или PDF/A2);

• возможность формировать электронные дела в соответствии с требованиями гл.8 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 19;

• возможность передать сформированные электронные дела в архив организации;

• наличие информационной системы архива организации (п.227 Инструкции № 4).

Обратите внимание! Исключено приложение «Перечень документов, хранение которых может быть организовано в электронном виде».

Теперь организации могут самостоятельно определять документы, хранение которых может быть организовано в электронном виде с учетом их вида (внутренние или исходящие), срока хранения, наличия в организации информационной системы архива.

Таким образом, указанные изменения также следует отразить организации в своей инструкции по делопроизводству при использовании в работе таких документов.