Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНИЗАЦИИ
Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству (п.4 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция)).
| Основные признаки | Содержание |
| Ответственные лица за документационное обеспечение управления | Организация документационного обеспечения управления в организации возлагается на службу документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ). При небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций возлагается на специально назначенного приказом руководителя организации работника (группу работников). Права, обязанности и ответственность работников, участвующих в делопроизводственном обслуживании организации, определяются их должностными инструкциями (пп.4, 6 Инструкции) |
| Виды инструкций | Виды инструкций по делопроизводству: - типовая - устанавливает единый порядок организации делопроизводства во всех однородных организациях; - примерная - устанавливает порядок организации делопроизводства в однородных организациях, предусматривающий возможность его конкретизации в инструкциях по делопроизводству организаций в установленных ею рамках (п.4 Инструкции). Обратите внимание! Инструкции, имеющие типовой или примерный характер, являются обязательными для применения |
| Кто разрабатывает | 1. Служба документационного обеспечения управления при участии архива организации, юридической службы. В небольших организациях разработка инструкции может быть поручена специалисту, ответственному за ведение делопроизводства в организации. Следует учесть, что данный работник должен знать все нормативные правовые акты и методические документы, регламентирующие вопросы создания документов и организации работы с ними. 2. Сторонняя организация, если в самой организации нет возможности самостоятельно разработать инструкцию (высокая загруженность работников, низкая квалификация работников и др.) |
| Структура и содержание инструкции | Структуру инструкции организации, ее содержание (количество и наименования разделов, их последовательность, наличие и объем приложений) определяют ее разработчики. Обратите внимание! Инструкция по делопроизводству должна отражать все основные стадии работы с документами в организации.Она не должна противоречить нормам законодательства по организации и ведению делопроизводства |
| Разделы инструкции | Инструкция обычно состоит из трех частей: 1) вводная (общие положения); 2) основная (тематические разделы); 3) приложения. В разделе «Общие положения»: - указываются область распространения инструкции, цели и причины ее издания; - приводятся документы, на основании которых разработана инструкция, а также документы, которые применяются при организации работы с документами наряду с ней; - указываются наименования структурных подразделений и должностных лиц, ответственных за общее руководство делопроизводством в организации, а также устанавливается ответственность должностных лиц за несоблюдение требований инструкции и др. К основным (тематическим) разделам (главам) инструкции по делопроизводству относятся: - «Подготовка и оформление документов»; - «Организация документооборота»; - «Регистрация документов и построение информационно-справочного аппарата»; - «Контроль исполнения документов»; - «Хранение документов». Основные разделы могут содержать главы. Пример Раздел «Организация документооборота» может включать такие главы:- «Порядок обработки входящих документов»; - «Порядок обработки исходящих документов»; - «Порядок обработки внутренних документов»; - «Учет объема документооборота». В инструкцию по делопроизводству могут входить и другие разделы (главы), целесообразность включения которых определяется организацией самостоятельно. Справочно Пример фрагмента Инструкции по делопроизводству организации (глава «Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения») см. здесь.В отдельные разделы могут выделяться вопросы составления номенклатуры дел организации, формирования и оформления дел, проведения экспертизы ценности документов, подготовки дел к передаче в архив и др. Обратите внимание! Порядок работы с документами в электронном виде в организации может быть изложен в соответствующих разделах общей инструкции по делопроизводству организации, включен в ее состав отдельным разделом либо закреплен в отдельном документе |
| Приложения к инструкции | Состав приложений определяется исходя из конкретного содержания разделов (глав) инструкции по делопроизводству. В качестве приложений могут приводиться: - образцы бланков документов; - унифицированные формы основных видов документов (приказ, акт, протокол, письмо и др.); - перечень нерегистрируемых документов; - перечень документов, подлежащих утверждению. Образцы документов размещаются в порядке расположения тематических разделов. В тексте инструкции по делопроизводству делаются ссылки на приложения для упрощения работы с этим документом |
| Оформление и утверждение инструкции | Инструкция по делопроизводству оформляется на общем бланке организации или на стандартных листах бумаги формата А4. Справочно При наборе текста на бланках формата А4 с использованием компьютера применяется шрифт Times New Roman - не менее 13 пт, с одинарным интервалом. Выравнивание текста производится по ширине листа (п.78 Инструкции).От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. при наборе текста с использованием технических средств применяется размер шрифта не менее 13 пт. Выравнивание текста производится по ширине листа (ч.1 п.78 Инструкции с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113). Комментарии см. здесь.Инструкции по делопроизводству организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с соответствующим государственным архивным учреждением или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов. Инструкции по делопроизводству, регулирующие правила работы с электронными документами и документами в электронном виде, утверждаются руководителями организаций после согласования с соответствующим государственным архивным учреждением или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов и государственным учреждением «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации» (п.5 Инструкции). От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. инструкции по делопроизводству организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с соответствующим государственным архивом или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов (ч.1 п.5 Инструкции с изменениями, внесенными постановлением № 113). Комментарии см. здесь.Утверждение инструкции по делопроизводству возможно одним из двух способов: 1) изданием распорядительного документа (приказа, распоряжения и др.); 2) должностным лицом (часть третья п.52 Инструкции).. От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ч.3 п.52 Инструкции с учетом изменений, внесенных постановлением № 113. Комментарии см. здесь.Датой инструкции по делопроизводству является дата ее утверждения (п.46 Инструкции) |
| Выполнение требований инструкции | Работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов (п.7 Инструкции) |
| Аналитические материалы по теме: | Приказ об утверждении и введении в действие Инструкции по делопроизводству организации (пример). Инструкция по делопроизводству в организации: разработка и применение. В связи с внесением изменений и дополнений в Инструкцию по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденную постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, допускается ли в действующую в организации индивидуальную инструкцию по делопроизводству внести соответствующие изменения либо необходимо разработать новую инструкцию? |
14.06.2019
Татьяна Пупкевич, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»