Материал помещен в архив

ИНСТРУКЦИЯ ПО КАДРОВОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ: С ЧЕГО НАЧАТЬ

Инструкция по кадровому делопроизводству устанавливает единые требования и правила документирования кадровой деятельности, нормы работы с документами по всему комплексу кадровых задач.

При регламентации правил ведения кадрового делопроизводства в организации специалистам по кадрам необходимо учитывать следующее:

1) правила документирования кадровой деятельности должны включать:

- состав документов по кадрам (максимальный перечень документов по каждой из кадровых задач);

- рекомендации по составлению и оформлению отдельных групп документов;

- требования к оформлению реквизитов и составлению текстов документов;

- рекомендации по формированию и ведению табеля форм документов кадровой службы;

2) нормы организации работы с документами по кадрам должны охватывать:

- учет кадров - ведение справочного аппарата, учетных документов;

- формирование и ведение личных дел;

- составление и ведение номенклатуры дел (в части отдела кадров);

- подготовку дел кадровой службы к сдаче в архив (как архив организации, так и государственный);

- хранение дел кадровой службы.

Вопросы, которые должны быть отражены в инструкции

В каждой организации формируется индивидуальный комплекс документов по кадрам, который отвечает задачам, решаемым конкретной кадровой службой, ее функциям, отражает характер взаимоотношений между организацией (нанимателем) и работниками.

Специалистам по кадрам будет легче решать текущие задачи, если по каждой из них будет сформирован набор унифицированных документов. Для всех кадровых документов (как отдельных документов, так и их групп) также следует закрепить правила их создания, оформления и организации работы с ними (необходимость регистрации, согласования, утверждения и т. д.), ведения различных учетных форм, формирования, ведения и хранения дел. Эти вопросы должны быть зафиксированы в инструкции по кадровому делопроизводству организации.

Структура и содержание инструкции

Структура текста инструкции включает общие положения, тематические разделы и приложения.

В разделе «Общие положения» инструкции следует описать сферу действия инструкции, ответственность за ее несоблюдение, определить подразделение или работников, ответственных за организацию работы с кадровыми документами, привести перечень нормативных правовых актов, методических, организационных и распорядительных документов, на основе которых кадровая служба будет осуществлять свою деятельность.

Тематические разделы инструкции, как правило, включают разделы, последовательно раскрывающие порядок приема, перемещения, увольнения работников, правила оформления командировок, оформления и учета отпусков. Они могут носить соответствующие названия: «Порядок документирования приема на работу», «Порядок оформления увольнения» и т. д.

В каждом разделе следует определить:

• виды и разновидности документов, используемых для документирования деятельности по учету и движению кадров (для каждого из документов должны быть установлены правила составления и порядок работы с ним);

• правила подготовки распорядительных документов по вопросам работы с кадрами, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;

• порядок изготовления и ознакомления с распорядительными документами;

• правила оформления и заверения копий документов, образующихся в деятельности кадровой службы;

• порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов, используемых в деятельности кадровой службы.

Главы инструкции

Основные разделы инструкции по кадровому делопроизводству могут содержать главы.

Так, в раздел «Подготовка и оформление документов» могут входить главы, описывающие:

• виды бланков и порядок их использования в деятельности кадровой службы;

• общие правила подготовки и оформления документов (состав реквизитов, правила их оформления, общие правила составления текстов);

• правила подготовки отдельных видов или групп документов по кадрам (включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания);

• порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов и др.

Возможен и другой принцип деления текста инструкции на тематические разделы: не по кадровым процедурам, а по видам документов. Например, один раздел можно посвятить порядку оформления приказов, другой - трудовым книжкам и т. д.

В разделе «Регистрация документов» фиксируется порядок регистрации документов в кадровой службе, определяется их состав. В разделе также описывают сроки, формы и методы регистрации, правила индексации документации.

Процедуры приема, перевода, увольнения работников, как правило, не только отражаются в приказах, но и фиксируются в соответствующих регистрационно-учетных формах (журналах, книгах), поэтому в инструкции по кадровому делопроизводству следует описать правила их заполнения, привести в качестве приложения к инструкции шаблоны используемых регистрационных форм.

Виды кадровых документов, исполнение которых подлежит обязательному контролю, порядок постановки документов на контроль, технология контроля, обязанности исполнителей, типовые сроки исполнения, порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов, порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине определяются в разделе «Контроль исполнения документов».

Раздел «Учет кадров, ведение справочного аппарата» содержит описание справочных массивов, порядок доступа к ним работников организации, порядок составления, ведения, систематизации и классификации справочной информации, ее хранения.

Работа с учетными документами

Для большинства кадровых служб основным учетным документом является личная карточка, которая состоит из двух разделов. Первый раздел содержит биографические и учетные данные работника и заполняется работником кадровой службы после издания приказа о приеме на работу. Второй - заполняется в процессе трудовой деятельности работника.

Целесообразно в инструкции предусмотреть возможные варианты заполнения карточки, принципы систематизации карточек уволенных работников.

Если в организации ведутся другие формы учетных документов, например учетная карточка научного работника, то в инструкции должен быть установлен порядок их заполнения и хранения.

Порядок работы с трудовыми книжками работников рационально выделить в самостоятельный раздел «Ведение трудовых книжек». В разделе целесообразно описать ответственность работников кадровой службы за правильное заполнение и хранение трудовых книжек, журнала учета трудовых книжек и вкладышей к ним.

В разделе «Формирование и ведение личных дел» устанавливаются категории работников, на которых ведутся личные дела, а также состав документов личного дела, их расположение, порядок составления внутренней описи документов дела, ее удостоверения, периодичность проверок личных дел и системы их хранения.

Раздел «Хранение документов»

Некоторые документы кадровая служба разрабатывает и создает совместно с другими отделами и службами, поэтому часто возникают вопросы о том, где должны храниться такие документы и какая служба ответственна за их сохранность. Правила хранения документов, порядок разработки и применения номенклатуры дел, систематизации и индексации дел, ответственность за сохранность документов, вопросы текущего (оперативного) хранения документов, формирования и оформления дел, передачи дел на архивное хранение включают в раздел «Хранение документов».

Этот раздел может иметь следующие главы:

• «Составление номенклатуры дел кадровой службы»;

• «Формирование дел» (правила формирования, ведения личных дел работников могут быть вынесены в самостоятельный раздел);

• «Оперативное хранение дел»;

• «Экспертиза ценности документов, образовавшихся в деятельности кадровой службы»;

• «Оформление дел по личному составу»;

• «Составление описей дел по личному составу»;

• «Передача дел по личному составу на архивное хранение».

Приложения к инструкции

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. Так, в инструкции могут быть выделены разделы по оформлению документов воинского учета, учета и использования рабочего времени, аттестации работников.

В приложениях к инструкции, как правило, приводятся наглядные примеры оформления кадровых документов, учетные и регистрационные формы и другой справочный материал. Примеры оформления документов, образцы учетных форм размещаются в порядке расположения тематических разделов.

К инструкции прилагаются (при наличии) табель форм документов кадровой службы, альбом форм документов, сборник типовых и трафаретных текстов и т. п.

В табеле форм документов должны быть представлены все создаваемые в кадровой службе документы, сгруппированные по отдельным кадровым функциям, задачам, ситуациям. В нем определяют необходимое и достаточное количество форм документов для юридического оформления конкретных ситуаций.

В альбом форм документов кадровой службы включаются все формы, перечисленные в табеле. В сборник типовых и трафаретных текстов включают типовые и трафаретные тексты документов, создаваемых в деятельности кадровой службы.

Типовые тексты, как правило, разрабатывают для многостраничных документов - положений, договоров и др. Трафаретные тексты составляют для небольших по объему документов, многократно создаваемых в течение календарного года или периодически подготавливаемых из года в год.

Введение инструкции в действие

Инструкцию разрабатывают и утверждают по общим правилам подготовки локальных нормативных правовых актов: в соответствующем приказе руководителя организации определяются ответственные за разработку, сроки подготовки документа и порядок ввода его в действие.

Подготовку инструкции осуществляет кадровая служба при участии архива, службы документационного обеспечения управления, юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом.

Необходимость пересмотра инструкции определяется изменениями в технологии подготовки документов, порядке их подписания, согласования, утверждения. Пересмотр инструкции будет иметь место и в случае изменений в действующем законодательстве о труде, нормативно-методических документах, стандартах.

Таким образом, инструкция по кадровому делопроизводству решает широкий круг практических задач. В ней утверждаются шаблоны всех документов по личному составу, очередность их оформления и порядок прохождения внутри организации, а главное - перечень документов, необходимых для выполнения того или иного действия работника кадровой службы.

Кроме того, при разработке данной инструкции учитывается специфика организации, которая определяется не только сферой деятельности, организационной структурой, численностью работников, но и особенностями кадрового делопроизводства. Если особенности оформления кадровых документов будут закреплены в локальном акте, новые работники, пришедшие на работу в кадровую службу, смогут быстро разобраться в нюансах работы с документами.

31.10.2016

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с декабря 2005 года по ноябрь 2009 года

По этой теме также см.:

Учетные и регистрационные формы кадровой службы.