Материал помещен в архив

УЧЕТНЫЕ И РЕГИСТРАЦИОННЫЕ ФОРМЫ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

Необходимость ведения регистрационных и учетных форм

Все учетные и регистрационные формы, которые ведутся в организации, можно разделить на обязательные и необязательные для ведения. К обязательным относятся формы, необходимость ведения которых установлена нормативными правовыми актами Республики Беларусь, - организации ведут их независимо от своего желания. Необязательные учетные формы ведутся по усмотрению самой организации, их состав, вид зависят от состава и количества документов, особенностей ведения делопроизводства в организации.

Например, в организации не ведутся личные дела работников, следовательно, нет необходимости вести книгу учета личных дел. Если работники часто ездят в командировки, то кадровой службе целесообразно вести формы учета работников, выбывающих и прибывающих в командировки, формы учета командировочных удостоверений.

Обратите внимание! Книга учета движения (выдачи) трудовых книжек и вкладышей к ним и приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним обязательны для ведения организациями.

Регистрационные и учетные формы заводят для:

• регистрации документов и присвоения им порядковых номеров;

• организации учета кадров и их движения (прием на работу, перевод, отпуск, увольнение);

• организации учета документов, которые выдаются работникам и не хранятся в организации (удостоверения, справки);

• быстрого поиска необходимых документов.

Закрепление в локальном нормативном правовом акте порядка регистрации документов

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения, при этом документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки (подп.139.2 п.139 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4; далее - Инструкция по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией по делопроизводству с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

На основании данного требования Инструкции по делопроизводству организация самостоятельно устанавливает перечень конкретных документов, подлежащих регистрации, и виды используемых регистрационных форм, определяет порядок их ведения.

В локальном нормативном правовом акте организации (в инструкциях по делопроизводству, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам) должны быть указаны структурные подразделения и должностные лица, в обязанности которых входит регистрация тех или иных видов документов. Эту же информацию отражают в номенклатуре дел организации. В ее разделах должны быть указаны соответствующие регистрационные формы (журналы, картотеки): в графе «Примечание» номенклатуры дел могут указываться фамилия, имя, отчество, должность работника, ответственного за ведение той или иной регистрационной формы.

Таким образом, все документы, требующие учета и исполнения, подлежат обязательной регистрации.

Нерегистрируемые документы включаются в перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень разрабатывается службой документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) и утверждается руководителем организации (подп.139.3 п.139 Инструкции по делопроизводству). При разработке перечня в организации можно использовать примерный перечень документов, не подлежащих регистрации, приведенный в приложении 5 к Инструкции по делопроизводству.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. из подп.139.3 п.139 Инструкции по делопроизводству второе предложение исключено, приложение № 5 к данной Инструкции исключено постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39.

Форма регистрации документов в организации (карточная или журнальная, на бумажном носителе или с использованием автоматизированных систем ДОУ и т. д.) закрепляется в локальном правовом акте (подп.139.10 п.139 Инструкции по делопроизводству).

Требования к регистрационным формам

Требования к регистрационным формам, используемым для регистрации входящих, исходящих, внутренних документов, а также правила их заполнения установлены Инструкцией по делопроизводству.

Примерная форма регистрационно-контрольной карточки либо журнала регистрации входящих, исходящих и внутренних документов можно уточнить и дополнить в зависимости от потребностей организации и особенностей ведения делопроизводства в ней. Если требования к конкретным регистрационным формам не установлены нормативными правовыми актами, организация самостоятельно определяет вид формы (состав граф) и способ ее ведения (журнал либо картотека).

Любая регистрационно-учетная форма представляет собой самостоятельное дело, а потому при ее заведении необходимо соблюдать требования к оформлению обложек дел.

При заведении дела на обложке указывают реквизиты в соответствии с п.182 Инструкции по делопроизводству.

Справочно Пример обложки дела журнала регистрации приказов директора общества см. здесь.

Для некоторых регистрационных форм установлены особые требования. Например, для учета заполненных трудовых книжек необходимо вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (часть третья п.79 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40).

В книге учета регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю и выданные работникам, поступающим на работу впервые, а также дубликаты трудовых книжек (вкладыши к ним).

Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью нанимателя (представительства иностранной организации).

Переходящие регистрационно-учетные формы

Регистрационно-учетные формы, как правило, переходящие, то есть после заведения соответствующей книги (журнала) она ведется до полного ее заполнения.

При ведении переходящей регистрационно-учетной формы начало каждого нового делопроизводственного года, в течение которого дело будет продолжаться, должно быть отражено на новой странице, то есть каждый новый год будет начинаться с новой страницы регистрационной формы.

В процессе ведения регистрационно-учетная форма хранится у лица, ответственного за ее ведение.

Сроки хранения регистрационных форм

При определении сроков хранения необходимо использовать перечни документов с указанием сроков хранения. В настоящее время в Республике Беларусь действует перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140; далее - Перечень типовых документов).

Для определения сроков хранения специфических документов, характерных для определенной отрасли (системы образования, здравоохранения, промышленности и др.), центральными органами управления (министерством здравоохранения, министерством образования и т. д.) разрабатываются ведомственные перечни.

При применении ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения следует учитывать, что в качестве правовых оснований для установления сроков хранения они могут использоваться только теми организациями, на которые непосредственно распространяется их действие.

Пример Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства здравоохранения Республики Беларусь, не может использоваться учреждениями здравоохранения, которые не подчиняются этому министерству, даже если образующиеся в них документы отсутствуют в типовом перечне, но есть в ведомственном перечне. В этом случае ведомственный перечень Министерства здравоохранения Республики Беларусь может использоваться экспертной комиссией организации в качестве методического документа, однако правовым основанием для установления сроков хранения будет решение экспертной комиссии организации, отраженное в соответствующем протоколе.

При определении сроков хранения документов, не отраженных в перечнях, решение о сроке хранения таких документов принимает экспертная комиссия организации (в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, - по согласованию с соответствующим государственным архивом).

Произвольное снижение сроков хранения документов не допускается. В то же время по решению экспертной комиссии, если того требует специфика деятельности организации, сроки хранения некоторых документов могут быть увеличены.

При оформлении различных регистрационно-учетных форм (книг, журналов) необходимо учитывать их вид, а также установленный нормативными правовыми актами срок хранения. В соответствии с требованиями нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу в зависимости от сроков хранения дел может проводиться их полное либо частичное оформление. Частичному оформлению подлежат все дела при их заведении в делопроизводстве, что предусматривает оформление реквизитов обложки дела.

Полному оформлению, предусматривающему в том числе нумерацию листов, подлежат только дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после завершения их делопроизводством при подготовке к передаче в архив организации. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) после завершения делопроизводством остаются частично оформленными, в том числе листы в них не нумеруются.

Например, для журнала регистрации приказов о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку) п.102.4 Перечня типовых документов установлен срок хранения 3 года. Таким образом, данные журналы относятся к категории дел временного (до 10 лет включительно) хранения и подлежат частичному оформлению. Нумеровать листы в таком журнале не нужно. Заверительную надпись о количестве листов дела в журналах (книгах) после окончания их ведения не делают, так как данные регистрационные формы передаче в архив, как правило, также не подлежат.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться подп.122.4 п.122 Перечня типовых документов в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Для журналов регистрации приказов о приеме (назначении на должность), переводе, перемещении, увольнении (освобождении от должности), награждении, поощрении, премировании, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, временном заместительстве, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, повышении тарифных окладов, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, предоставлении социальных отпусков, изменении фамилии, собственного имени, отчества работников в Перечне типовых документов установлен срок хранения 75 лет (п.102.3). Эти журналы подлежат передаче на архивное хранение и полному оформлению. После завершения их ведения листы в них должны быть пронумерованы. Затем составляют заверительную надпись о количестве листов дела в этих журналах.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться подп.122.3 п.122 Перечня типовых документов в ред. постановления № 115. Комментарий см. здесь.

Инструкция по делопроизводству, другие нормативные правовые акты в сфере делопроизводства и архивного дела, методические документы Государственной архивной службы не требуют дополнительного заверения учетных форм, которые ведутся в организации (например, журналы учета входящих, исходящих и внутренних документов), однако нормативными правовыми актами могут устанавливаться особые правила ведения отдельных учетных форм.

Общие рекомендации по ведению регистрационных форм

При принятии решения о ведении конкретной регистрационной формы следует учитывать количество создаваемых документов, которые будут регистрироваться в данной форме. Так, если в организации объем создаваемых документов определенного вида (например, приказов о командировании, о предоставлении отпусков) значителен, целесообразно выделять их в отдельную группу документов, которая регистрируется отдельно от других видов документов.

При заведении регистрационных форм целесообразно учитывать следующее.

1. Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

В кадровом делопроизводстве должны учитываться:

• все виды приказов по личному составу;

• уведомления работников;

• трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;

• личные дела работников;

• трудовые книжки работников;

• справки, выдаваемые кадровой службой (о стаже работы, занимаемых должностях, периоде работы и др.);

• протоколы заседаний аттестационных, конкурсных комиссий, по замещению вакантных должностей, избрания на должность;

• командировочные удостоверения.

Обязательной регистрации подлежат письма, которые кадровая служба отправляет сторонним организациям, физическим лицам. Если объем такой переписки значителен, целесообразно вести журналы регистрации входящих и исходящих документов (входящие и исходящие документы регистрируют отдельно). Если письма составляются редко, их можно регистрировать в рамках общего делопроизводства (канцелярии, приемной и т. д.).

В кадровую службу поступает большое количество заявлений работников, докладных записок, представлений, которые требуют исполнения, служат основанием для издания приказов, могут использоваться в справочных целях. Следовательно, необходимо вести учет таких документов.

2. Документы регистрируют в пределах отдельных групп в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора, содержания.

Отдельно регистрируют приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. При этом приказы по личному составу с различными сроками хранения выделяют в самостоятельные группы (даже при небольшом количестве приказов по личному составу они должны регистрироваться в разных журналах):

• о приеме (назначении на должность), переводе, перемещении, увольнении (освобождении от должности), награждении, поощрении, премировании, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, временном заместительстве, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, повышении тарифных окладов, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, предоставлении социальных отпусков, изменении фамилии, собственного имени, отчества работников - 75 лет (п.102.3 Перечня типовых документов);

• о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку) - 3 года (п.102.4 Перечня типовых документов).

Как правило, чем больше численность сотрудников организации, тем больше кадровых документов в ней создается. В данном случае разрешено отдельно регистрировать приказы о приеме на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и т. д.

26.10.2016

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с декабря 2005 года по ноябрь 2009 года