Материал помещен в архив

ИСЧИСЛЕНИЕ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ ДОГОВОРНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ: ПРАКТИЧЕСКИЕ СИТУАЦИИ

С 22 марта 2018 г. вступили в силу изменения и дополнения, внесенные постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.03.2018 № 56 в перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Наиболее значимые изменения и дополнения, внесенные в Перечень, затронули сроки временного хранения документов, подлежащих проверке налоговыми органами. Графа 5 «Пояснение» Перечня, согласно которой устанавливаются сроки хранения таких документов после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (1 год, 3, 5 лет), дополнена предложением следующего содержания: «Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет».

Справочно Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п.12 примечаний Перечня).

Договорная документация, доверенности на совершение сделок со сроком хранения 5 лет, подлежащие проверке налоговыми органами

Особые условия для исчисления сроков хранения установлены в Перечне для договорной документации, подлежащей проверке налоговыми органами (договоров и документов, связанных с их подготовкой и исполнением) (пп.56, 261, 263, 273, подп.321.2 п.321, пп.385, 388, 393, 394, 416, 431, 436, 437, 594²). Для документов, указанных в данных пунктах Перечня, установлен срок хранения 5 лет при дополнительном условии: «После окончания срока действия договора, выделяются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет после окончания срока действия договора».

1. Исчисление сроков хранения этих документов начинается с 1 января года, следующего за годом окончания срока действия договора, в случае если проверка налоговыми органами проведена на следующий после истечения срока действия договора год.

Пример Дело под заголовком «Договоры оказания аудиторских услуг» сформировано в делопроизводстве организации в 2016 году. Срок действия включенных в него договоров истек в 2018 году. Это дело должно храниться в течение 5 лет после истечения срока действия договора, но может быть выделено к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, а если такая проверка не проводилась - 10 лет (п.56 Перечня). Проверка налоговыми органами проведена в 2019 году, проверяемый период - 2014-2018 годы. Установленный 5-летний срок хранения этого дела без учета дополнительных условий выделения к уничтожению должен исчисляться с 1 января 2019 г. и истечет к 1 января 2024 г., а 3-летний после проверки налоговыми органами - с 1 января 2020 г. и истечет к 1 января 2023 г. Следовательно, данное дело, сформированное в 2016 году, а также аналогичные дела, сформированные в предыдущие годы, срок действия договоров которых истек в 2018 году, могут быть уничтожены в установленном порядке не ранее 1 января 2024 г., так как установленный 5-летний срок их хранения будет больше установленного 3-летнего срока хранения после проведения проверки.

2. Если налоговыми органами проверка проведена не на следующий год, а через 1, 2 или более лет после истечения срока действия договора, то срок его хранения следует исчислять с 1 января года, следующего за годом проведения проверки, так как установленный 5-летний срок его хранения будет равен или меньше установленного 3-летнего срока хранения после проведения проверки.

Пример Дело под заголовком «Договоры оказания аудиторских услуг» сформировано в делопроизводстве организации в 2016 году. Срок действия включенных в него договоров истек в 2018 году. Проверка налоговыми органами проведена в 2021 году, проверяемый период - 2016-2020 годы и истекший период 2021 года. Установленный 5-летний срок хранения этого дела без учета дополнительных условий выделения к уничтожению должен исчисляться с 1 января 2019 г. и истечет к 1 января 2024 г., а 3-летний после проверки налоговыми органами - с 1 января 2022 г. и истечет к 1 января 2025 г. Следовательно, данное дело, сформированное в 2016 году, а также аналогичные дела, сформированные в предыдущие годы, срок действия которых истек в 2018 году, могут быть уничтожены в установленном порядке не ранее 1 января 2025 г., так как установленный 5-летний срок их хранения будет меньше установленного 3-летнего срока хранения после проведения проверки. Исключение: дело под заголовком «Договоры оказания аудиторских услуг», сформированное в 2015 году, может быть уничтожено не ранее 1 января 2026 г., так как проверке налоговыми органами документы за указанный год не подвергались, а установленный для таких случаев 10-летний срок хранения дела истечет только к указанной дате.

3. Если проверка налоговыми органами соблюдения налогового законодательства после 2018 года в течение 10 лет не проводилась либо проведена до истечения срока действия договоров, то установленный 10-летний срок хранения этого дела должен исчисляться с 1 января 2019 г. Следовательно, данное дело временного хранения может быть уничтожено в установленном порядке не ранее 1 января 2029 г.

Аналогично должен исчисляться срок хранения доверенностей на совершение сделок, срок хранения которых составляет 5 лет и исчисляется с учетом дополнительного условия выделения к уничтожению: «После окончания срока действия доверенности, выделяются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет после прекращения действия доверенности» (п.64 Перечня).

Договорная документация со сроком хранения 3 года, подлежащая проверке налоговыми органами

Отдельная методика исчисления сроков хранения должна применяться в отношении договоров, контрактов по финансово-хозяйственной деятельности и документов к ним (п.66 Перечня), а также иных договоров, соглашений и документов, связанных с их подготовкой и выполнением, указанных в подп.116.1 и 116.2 п.116, пп.206, 269, подп.321.1 п.321, пп.338, 373, 374, 375, 441 (за исключением договоров аренды объектов-памятников истории и архитектуры), п.442 (за исключением залогов объектов-памятников истории и архитектуры), пп.511, 737, 820, 885, 992 (в государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов), п.994 (в государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов), пп.1020, 1048, 1083, 1109 и 1163. Для документов, указанных в данных пунктах Перечня, установлен срок хранения 3 года при дополнительном условии: «После окончания срока действия договора (договора, контракта), контракта, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет после окончания срока действия договора, контракта».

Исчисление сроков хранения этих документов начинается с 1 января года, следующего за годом проведения налоговыми органами проверки, в случае если такая проверка проведена после истечения срока действия договоров, контрактов.

Пример Дело под заголовком «Договоры на поставку комплектующих изделий и материалов организациям Минской области» сформировано в делопроизводстве организации в 2016 году. Срок действия включенных в него договоров истек в 2018 году. Проверка налоговыми органами проведена в 2019 году, проверяемый период - 2014-2018 годы и истекший период 2019 года. Установленный 3-летний срок хранения этого дела без учета дополнительных условий выделения к уничтожению должен исчисляться с 1 января 2017 г. и истечет к 1 января 2020 г., а 3-летний после проверки налоговыми органами - с 1 января 2020 г. и истечет к 1 января 2023 г. Следовательно, данное дело, сформированное в 2016 году, а также аналогичные дела, сформированные в предыдущие годы, срок действия договоров которых истек в 2018 году, могут быть уничтожены в установленном порядке не ранее 1 января 2023 г., так как установленный 3-летний срок их хранения (после истечения срока действия договоров) будет меньше установленного 3-летнего срока хранения после проведения проверки. Если проверка налоговыми органами соблюдения налогового законодательства после 2018 года в течение 10 лет не проводилась либо проведена до истечения срока действия договоров, то установленный 10-летний срок хранения этого дела должен исчисляться с 1 января 2019 г. Соответственно, данное дело временного хранения может быть уничтожено в установленном порядке не ранее 1 января 2029 г.

Обратите внимание! Документы могут быть уничтожены только за тот период времени, за который в организации подготовлены и в установленном порядке согласованы и утверждены описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

05.09.2018

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

По этой теме также см.:

Исчисление сроков хранения документов: практические ситуации.